Hub de uso compartido: una única forma de controlar todos los elementos compartidos

¿Qué es el Hub de uso compartido?

El Hub de uso compartido es una función a la que solo se puede acceder a través del Panel de Administración de NordPass. Como Propietario de una organización, puedes utilizarlo para ver y gestionar fácilmente todos los elementos individuales o carpetas compartidos dentro de tu organización, así como los compartidos externamente por tus usuarios.

Esto significa dos cosas: en primer lugar, obtienes una visibilidad completa de los datos compartidos de tu empresa, lo que te permite ver exactamente quién tiene acceso a qué, el tipo de acceso que tiene y quién compartió originalmente cada elemento, todo desde un panel centralizado. En segundo lugar, desde el mismo panel de control, puedes gestionar el acceso a las credenciales y carpetas compartidas en tiempo real, concediendo, revocando o modificando los permisos para cualquier elemento o carpeta compartida. De esta forma, te aseguras de que tus empleados compartan información confidencial, como contraseñas, claves de acceso o datos de tarjetas de crédito, de forma segura, sin depender de canales inseguros, y te mantienes al día, garantizando así que todos tengan acceso solo a lo que necesitan.

Muchas soluciones de gestión de contraseñas existentes no proporcionan una visibilidad y un control completos de las credenciales compartidas desde un único panel centralizado. Por este motivo, las organizaciones suelen recurrir al intercambio entre usuarios sin supervisión o restringir por completo el intercambio de credenciales, lo que lleva a algunos empleados a ignorar las políticas establecidas y utilizar canales inseguros, como el correo electrónico o las aplicaciones de chat. Naturalmente, ambas situaciones suponen un grave riesgo para la ciberseguridad de la empresa. NordPass resuelve este problema con el Hub de uso compartido, que proporciona a los administradores las herramientas necesarias para supervisar y gestionar fácilmente el acceso a los elementos compartidos.

Cómo funciona el Hub de uso compartido

Acceso y disponibilidad

El Hub de uso compartido es exclusivo para los usuarios con la función de Propietario dentro de la organización. Los Propietarios pueden acceder a esta función a través del Panel de Administración.

El Hub de uso compartido solo está disponible con nuestro plan Enterprise. El Hub de uso compartido está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de las empresas que requieren una supervisión y gestión integrales del acceso a su información confidencial.

Habilitar y deshabilitar el Hub de uso compartido

Los Propietarios de la organización tienen la posibilidad de activar o desactivar el Hub de uso compartido según las necesidades de la empresa. Esto se puede hacer a través de la página Configuración en el Panel de Administración. 

Panel de control centralizado

Una vez habilitado, el Hub de uso compartido se convierte en un panel de control centralizado donde los Propietarios de la organización pueden realizar un seguimiento y gestionar todos los elementos compartidos dentro y fuera de la empresa. Esto incluye elementos que se han compartido internamente, como contraseñas, claves de acceso, tarjetas de crédito, información personal o notas seguras. Gracias al Hub de uso compartido, podrás ver los metadatos de cada elemento, como el título, el tipo, el propietario y la fecha de la última edición. Estos metadatos proporcionan un contexto valioso sin revelar el contenido de los elementos compartidos.

También cabe destacar que el Hub de uso compartido no permite a los Propietarios acceder directamente a los elementos ni realizar cambios en ellos. En cambio, su objetivo principal es ofrecer una mayor visibilidad de los elementos compartidos en toda la organización y facilitar la gestión de quién tiene acceso a qué. Esto significa que, como Propietario de una organización, puedes ver quién tiene acceso a determinados elementos, quién los compartió originalmente y qué nivel de acceso tienen, y luego ajustar esos permisos según sea necesario.

Gestión de accesos

Gracias al Hub de uso compartido, los Propietarios de la organización pueden conceder, cambiar o eliminar fácilmente el acceso a elementos o carpetas compartidos para cualquier persona de la organización. En otras palabras, puedes dar acceso a alguien cuando sea necesario, limitar lo que puede hacer con él o eliminarlo por completo si ya no es necesario.

Para que te quede más claro, estas son algunas de las funciones principales que incluye el Hub de uso compartido:

• Añadir/eliminar usuarios y grupos a/de carpetas compartidas.

• Añadir/eliminar usuarios a/de elementos compartidos específicos.

• Ajustar los niveles de acceso, como ver, editar, autocompletar o compartir, tanto para elementos como para carpetas.

• Transferir la propiedad de elementos o carpetas compartidos.

• Compartir carpetas con grupos aunque el Propietario de la organización no forme parte de esa carpeta.

Con todo este control centralizado, los Propietarios de la organización pueden mantener un control total sobre la gestión del acceso, reducir el riesgo de errores humanos y aplicar políticas de seguridad estrictas en toda la organización.

Opciones de filtrado y clasificación

Hacer un seguimiento de una gran cantidad de elementos compartidos puede resultar complicado. Para simplificar ese proceso, el Hub de uso compartido incluye funciones de filtrado y clasificación diseñadas para ayudar a los propietarios a realizar un seguimiento eficiente de los datos.

• Filtrar por tipo de elemento: los Propietarios pueden filtrar los elementos por su tipo, por ejemplo, contraseñas, notas seguras o carpetas compartidas. 

• Filtrar por usuario o grupo: los Propietarios pueden seleccionar un usuario o grupo específico para ver todos los elementos compartidos con ellos.

• Ordenar por estado de los miembros: puedes ordenar los miembros según su estado: Activo, Inactivo o Externo.

• Ordenar por título: los Propietarios pueden ordenar los elementos por título y organizarlos alfabéticamente, lo que facilita la localización de elementos específicos por su nombre.

• Ordenar por fecha de última edición: los Propietarios pueden ordenar los elementos por fecha de última edición, lo que puede ser de gran ayuda para identificar cambios o actualizaciones recientes.

Detalles de acceso e información sobre la propiedad

El Hub de uso compartido proporciona información detallada sobre quién tiene acceso a cada elemento compartido y sus niveles de permiso específicos. Los Propietarios pueden ver:

• Usuarios activos: usuarios que actualmente tienen acceso al elemento, junto con sus niveles de permiso.

• Usuarios inactivos: usuarios que han sido desactivados, pero que aún pueden tener acceso residual a algunos elementos.

• Acciones pendientes: hay invitaciones que se han enviado a los usuarios, pero que aún no han sido aceptadas. Las acciones pendientes indican que el elemento se está compartiendo, pero aún no se ha establecido el acceso.

• Compartidos externos: los elementos creados por usuarios de la organización y compartidos externamente se marcan con un icono especial y se etiquetan como «Externos». Esta visibilidad ayuda a los propietarios a supervisar los datos que se comparten fuera de la organización, lo que podría suponer riesgos adicionales para la seguridad.

Para mejorar aún más la facilidad de uso, el Hub de uso compartido también incluye una función de búsqueda que permite a los propietarios buscar elementos por su título. Esto resulta muy útil cuando el propietario desea identificar rápidamente determinados elementos sin tener que buscar en largas listas o aplicar múltiples filtros. La herramienta de búsqueda facilitará el proceso de búsqueda de elementos y ahorrará tiempo.

¿Cómo puede ayudar el Hub compartido a tu organización?

El Hub de uso compartido puede ayudar a las empresas a mejorar su seguridad y eficiencia operativa al ofrecer un control centralizado de todos los elementos y carpetas compartidos. Con esta función, las organizaciones pueden prevenir de forma más eficaz los intentos de acceso no autorizados, auditar exhaustivamente todas las credenciales compartidas y los niveles de acceso desde un único panel de control, y responder rápidamente a posibles configuraciones erróneas o amenazas cibernéticas. En otras palabras, el Hub de uso compartido ayuda a garantizar que los empleados compartan sus credenciales de forma segura, sin depender de canales inseguros como el correo electrónico o las aplicaciones de chat, al tiempo que proporciona a los administradores la supervisión y el control necesarios para que el intercambio de credenciales sea seguro y adecuado.

Con la introducción del Hub del uso compartido, NordPass satisface las necesidades actuales y futuras de las organizaciones que necesitan más control y capacidades de cumplimiento normativo. Esto hace que NordPass destaque en el mercado, donde la seguridad y la transparencia son lo primero.