A guide to choosing the best business password manager

With the explosion of SaaS tools, managing a company's credentials has become a massive liability. In fact, the latest Data Breach Investigations Report a cura di Verizon highlights that the human element—specifically the use of stolen credentials—remains a primary driver of data breaches. It is a stark reminder that without the right tools, password security is often your organization’s most vulnerable point.

However, solving this problem isn't just about locking things down. It's also about enabling your team to work securely without friction. A robust gestore di password per aziende does exactly that by combining state-of-the-art encryption with essential features like access controls and credential sharing. But with a market flooded with options, how do you distinguish a basic tool from a dedicated enterprise password manager? In this guide, we’ll break down exactly what features matter most to help you make the right choice for your business.

Quali caratteristiche deve avere un gestore di password per aziende

Scegliere un gestore di password per uso personale è una cosa, mentre trovarne uno che soddisfi le esigenze di un'intera azienda comporta difficoltà ben diverse. This is mostly because, when you're deciding on a personal password manager, you're looking at the things that are important to you personally. However, when you have to make a decision about the best business password manager, you have to look at it all from a different perspective.

Nel momento in cui si deve scegliere una soluzione specifica per la propria impresa, è necessario considerare le esigenze e le preferenze del personale, nonché le peculiarità dell'azienda stessa. Come è naturale che sia, alcune opzioni potrebbero essere più indicate di altre.

Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a scegliere con cognizione di causa un gestore di password aziendale.

Vendor's credibility

Check the credibility of the vendor providing the company password manager solution. Consulta la sua informativa sulla privacy e cerca di capire se adotta le opportune misure di sicurezza per proteggere adeguatamente i tuoi dati. Check their track record of data leaks and breaches and whether the solution's security has been sottoposta a un audit indipendente di terze parti. Inoltre, chiedi al fornitore dove conserva i dati e se utilizza server propri o di altre aziende: If they run a rented data center and others have access to it, it could make your information more vulnerable than you'd want it to be.

Funzionalità di sicurezza

La gestione delle password riguarda fondamentalmente la loro sicurezza: per questo motivo, occorre innanzitutto scegliere uno strumento che avrà il compito di proteggere alcuni dei tuoi dati aziendali più sensibili. So, before you opt for a business password manager that offers the best deal, take a minute and look into what you're getting. La buona notizia è che la maggior parte dei gestori fornisce un servizio di crittografia avanzata; You should accept no less than end-to-end encryption as it's the only way to ensure your data's absolute security. Un altro livello di protezione di cui dovrebbe sempre disporre un gestore di password per imprese è Autenticazione a più fattori (MFA). But remember that the offered MFA options need to suit your users and your organization's technology.

Chi lo dice che la sicurezza aziendale sia per forza difficile?

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Compatibilità multipiattaforma

In a business setting, the password manager's cross-platform compatibility could make or break the deal. Prendi in considerazione tutte le tecnologie utilizzate nella tua impresa e verifica se la soluzione offerta dal gestore di password è compatibile con la maggior parte dei dispositivi, meglio ancora se con tutti. A prescindere dall'uso di Windows, macOS, Linux o qualsiasi dispositivo mobile, oggi un gestore di password dovrebbe essere pienamente compatibile con tutti i sistemi operativi e le piattaforme più diffusi. I gestori di password affidabili di solito offrono soluzioni per la gestione delle password aziendali con funzionalità di sincronizzazione automatica, che consente un accesso più rapido, semplice e sicuro ai dati sensibili.

Facilità d'uso

There's only so much a password manager can do if you and your team can't use it effectively. If possible, get a trial version of the password manager you're considering so you and your team could check whether it's a fit. Un buon gestore di password per le imprese dovrebbe avere un'interfaccia utente intuitiva, che ne consenta un utilizzo efficiente e senza distrazioni. Una soluzione professionale dovrebbe includere anche un pannello di controllo, ovvero un unico luogo dal quale gli amministratori o i proprietari possano gestire il personale aziendale in modo semplice ed efficace.

Assistenza clienti

L'importanza di un buon servizio di assistenza clienti è spesso sottovalutata. But, if something goes wrong, all your accounts could be at risk, and that's when you need to be sure you can rely on customer support to provide quick, clear, and successful troubleshooting.

I migliori fornitori spesso dispongono di centri di assistenza specializzati e di un servizio operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, mentre alcuni forniscono persino un referente dedicato.

Funzionalità e strumenti aggiuntivi

Molti fornitori affidabili di gestori di password offrono tutta una serie di dotazioni aggiuntive progettate appositamente per le aziende; in ogni caso, anche se questi strumenti e funzionalità possono semplificarti la vita, non fare affidamento esclusivamente su di essi. In primo luogo, devono effettivamente soddisfare le tue esigenze. Strumenti come il Rilevatore violazioni dati o la funzionalità Salute password possono essere di enorme aiuto. Una dashboard di sicurezza consente agli amministratori delle soluzioni di rilevare eventuali situazioni critiche che riguardano le password aziendali.

Administrative control and visibility

Effective password security means more than providing tools for your employees. It also means giving IT administrators the oversight they need to protect your organization. A good business password manager allows you to monitor usage, enforce security policies, and maintain strict access management without creating friction for end-users. When evaluating a solution, look for features that provide a clear view of your security posture while simplifying the complex daily tasks of administration:

• Activity logs: such logs provide a transparent record of actions taken within the vault with timestamps. For example, who shared what, who accessed specific credentials or deleted an item. This level of visibility is crucial for identifying potential risks early on and for conducting internal audits.

• Role-based access control (RBAC): Security best practices rely on the principle of least privilege—giving users only the access they absolutely need based on their job-related roles within an organization.

• Compliance standards: Whether you operate in healthcare, finance, or tech, your tools must help with your regulatory obligations. A credible solution should support compliance with major frameworks like GDPR, HIPAA, and SOC 2. This ensures that the platform adheres to strict privacy and security protocols, helping you meet legal requirements and avoid costly penalties.

• Streamlined onboarding and secure offboarding: In a fast-paced business, employees come and go. Your security tool should integrate with identity providers to automate account provisioning, making onboarding instant. More importantly, it must handle offboarding securely. Look for features that allow you to instantly revoke access and transfer business-related credentials to a manager or another employee, ensuring that sensitive data never leaves the company when an employee does.

In conclusione

Il mercato offre un'ampia gamma di gestori di password e scegliere quello adatto per la propria azienda può essere difficile. È quindi fondamentale prenderti tutto il tempo necessario per riflettere e valutare, evitando l'errore di optare per la soluzione più economica. There's a saying – if you get a product for free, you're the product.

Scopri se esiste un modo semplice per scalare la soluzione in base all'eventuale crescita futura della tua azienda. Learn whether you're in full control of the solution and whether it's you who can add, remove, or terminate members' licenses. La scelta di un gestore di password aziendale può inoltre rivelarsi un'ottima occasione per osservare la tua attività da un altro punto di vista. Remember — a password manager doesn't just make things easier for your employees but also keeps your business information secure from prying eyes.

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