Una guida alla scelta del miglior password manager per la tua impresa

Con la grande crescita degli strumenti SaaS, la gestione delle credenziali di un'azienda è diventata una responsabilità enorme. In effetti, dai risultati dell'ultimo Data Breach Investigations Report a cura di Verizon è emerso che il fattore umano, e in particolare l'uso di credenziali rubate, rimane uno degli elementi scatenanti delle violazioni di dati. È un duro ammonimento sul fatto che, senza gli strumenti giusti, la sicurezza delle password è spesso il punto più debole di un'impresa.

Tuttavia, risolvere questo problema non significa solo adottare solide misure di difesa: occorre anche consentire al personale di lavorare in modo sicuro e senza inutili complicazioni. Un affidabile gestore di password per aziende assolve esattamente a questo scopo, combinando la crittografia all'avanguardia con funzionalità indispensabili come i controlli di accesso e la condivisione delle credenziali. Il mercato di oggi è però saturo di opzioni: come distinguere, quindi, uno strumento di base da un apposito password manager per imprese? In questa guida analizzeremo le caratteristiche specifiche più importanti da valutare, per aiutarti a compiere la scelta giusta per la tua azienda.

Quali caratteristiche deve avere un gestore di password per aziende

Scegliere un gestore di password per uso personale è una cosa, mentre trovarne uno che soddisfi le esigenze di un'intera azienda comporta difficoltà ben diverse. Ciò è dovuto principalmente al fatto che, quando valutiamo un password manager per uso personale, tendiamo a concentrarci solo sugli aspetti che ci interessano di più a livello individuale; quando invece dobbiamo decidere quale sia il miglior gestore di credenziali per la nostra azienda, il punto di vista è completamente diverso.

Nel momento in cui si deve scegliere una soluzione specifica per la propria impresa, è necessario considerare le esigenze e le preferenze del personale, nonché le peculiarità dell'azienda stessa. Come è naturale che sia, alcune opzioni potrebbero essere più indicate di altre.

Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a scegliere con cognizione di causa un gestore di password aziendale.

Credibilità del fornitore

Verifica l'affidabilità e la credibilità del fornitore che offre una soluzione per la gestione delle password aziendali. Consulta la sua informativa sulla privacy e cerca di capire se adotta le opportune misure di sicurezza per proteggere adeguatamente i tuoi dati. Verifica eventuali casi di fughe e violazioni di dati che potrebbe avere subito in passato e se la sicurezza della soluzione è stata sottoposta a un audit indipendente di terze parti. Inoltre, chiedi al fornitore dove conserva i dati e se utilizza server propri o di altre aziende: se ad esempio ricorre a un data center in affitto a cui hanno accesso anche altri soggetti, le tue informazioni potrebbero essere più vulnerabili del previsto.

Funzionalità di sicurezza

La gestione delle password riguarda fondamentalmente la loro sicurezza: per questo motivo, occorre innanzitutto scegliere uno strumento che avrà il compito di proteggere alcuni dei tuoi dati aziendali più sensibili. Prima di optare per il password manager che costa meno, fermati quindi a riflettere sulla qualità e sulla completezza della proposta. La buona notizia è che la maggior parte dei gestori fornisce un servizio di crittografia avanzata; un requisito fondamentale e irrinunciabile è la crittografia end-to-end, dal momento che si tratta dell'unico modo per garantire la sicurezza assoluta dei dati. Un altro livello di protezione di cui dovrebbe sempre disporre un gestore di password per imprese è Autenticazione a più fattori (MFA). Ricorda, però, che le opzioni MFA proposte devono soddisfare le esigenze degli utenti finali ed essere compatibili con le tecnologie impiegate nella tua azienda.

Chi lo dice che la sicurezza aziendale sia per forza difficile?

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Compatibilità multipiattaforma

In un contesto aziendale, la compatibilità multipiattaforma di un password manager può rappresentare il fattore cruciale per la scelta. Prendi in considerazione tutte le tecnologie utilizzate nella tua impresa e verifica se la soluzione offerta dal gestore di password è compatibile con la maggior parte dei dispositivi, meglio ancora se con tutti. A prescindere dall'uso di Windows, macOS, Linux o qualsiasi dispositivo mobile, oggi un gestore di password dovrebbe essere pienamente compatibile con tutti i sistemi operativi e le piattaforme più diffusi. I gestori di password affidabili di solito offrono soluzioni per la gestione delle password aziendali con funzionalità di sincronizzazione automatica, che consente un accesso più rapido, semplice e sicuro ai dati sensibili.

Facilità d'uso

Un password manager non sarà comunque in grado di esprimere tutte le sue potenzialità, se tu e il tuo team non riuscirete a usarlo in modo semplice ed efficiente. Se possibile richiedi una versione di prova, in modo da capire se quella specifica soluzione fa al caso vostro. Un buon gestore di password per le imprese dovrebbe avere un'interfaccia utente intuitiva, che ne consenta un utilizzo efficiente e senza distrazioni. Una soluzione professionale dovrebbe includere anche un pannello di controllo, ovvero un unico luogo dal quale gli amministratori o i proprietari possano gestire il personale aziendale in modo semplice ed efficace.

Assistenza clienti

L'importanza di un buon servizio di assistenza clienti è spesso sottovalutata. Se però qualcosa andasse storto, tutti i tuoi account potrebbero essere a rischio: è proprio in momenti come questi che hai bisogno di poter contare su un'assistenza clienti in grado di risolvere i problemi in modo rapido, chiaro ed efficace.

I migliori fornitori spesso dispongono di centri di assistenza specializzati e di un servizio operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, mentre alcuni forniscono persino un referente dedicato.

Funzionalità e strumenti aggiuntivi

Molti fornitori affidabili di gestori di password offrono tutta una serie di dotazioni aggiuntive progettate appositamente per le aziende; in ogni caso, anche se questi strumenti e funzionalità possono semplificarti la vita, non fare affidamento esclusivamente su di essi. In primo luogo, devono effettivamente soddisfare le tue esigenze. Strumenti come il Rilevatore violazioni dati o la funzionalità Salute password possono essere di enorme aiuto. Una dashboard di sicurezza consente agli amministratori delle soluzioni di rilevare eventuali situazioni critiche che riguardano le password aziendali.

Controllo amministrativo e visibilità

Proteggere efficacemente le password non consiste solo nel fornire specifici strumenti al personale: significa anche dare agli amministratori IT il controllo di cui hanno bisogno per proteggere la tua impresa. Un buon password manager per le aziende ti consente di monitorare l'utilizzo delle credenziali, applicare specifiche politiche di sicurezza e gestire in modo rigoroso gli accessi senza creare complicazioni per gli utenti finali. Quando valuti una soluzione, cerca funzionalità che offrano una panoramica chiara dello stato di sicurezza e che, al tempo stesso, semplifichino le complesse attività quotidiane di amministrazione:

• Registri delle attività: memorizzano in modo trasparente le azioni svolte all'interno della cassaforte, corredate di data e ora. Ad esempio, chi ha condiviso cosa, oppure quale utente ha effettuato l'accesso a credenziali specifiche o ha eliminato un elemento. Questo livello di trasparenza è fondamentale per identificare tempestivamente i potenziali rischi e per condurre audit interni.

• Controlli di accesso basati su ruoli (RBAC): le procedure di sicurezza consigliate si basano sul principio dei privilegi minimi, ovvero concedere agli utenti solo gli accessi strettamente indispensabili per le loro mansioni all'interno dell'azienda.

• Standard di conformità: qualunque sia il settore in cui opera la tua azienda (sanità, finanza, tecnologia...), gli strumenti impiegati devono aiutarti a rispettare gli obblighi normativi. Una soluzione valida e attendibile deve essere in grado di supportare la conformità con i principali quadri di riferimento, come GDPR, HIPAA e SOC 2. Ciò garantisce che la piattaforma soddisfi stringenti protocolli di privacy e sicurezza, aiutandoti così a rispettare i requisiti di legge ed evitare costose sanzioni.

• Onboarding semplificato e offboarding sicuro: in un'azienda dinamica, i dipendenti vanno e vengono. Il tuo strumento di sicurezza dovrebbe perciò integrarsi con i provider di identità per automatizzare il provisioning degli account e rendere immediato l'onboarding; inoltre, cosa ancora più importante, deve gestire l'offboarding in modo sicuro. Cerca funzionalità che ti consentano di revocare immediatamente l'accesso e di trasferire le credenziali aziendali di un ex dipendente a un responsabile o a un altro collega, per fare in modo che i dati sensibili non lascino mai l'impresa quando cessa un rapporto lavorativo.

In conclusione

Il mercato offre un'ampia gamma di gestori di password e scegliere quello adatto per la propria azienda può essere difficile. È quindi fondamentale prenderti tutto il tempo necessario per riflettere e valutare, evitando l'errore di optare per la soluzione più economica. Come recita un famoso detto, "se un prodotto è gratuito, allora il prodotto sei tu".

Scopri se esiste un modo semplice per scalare la soluzione in base all'eventuale crescita futura della tua azienda. Cerca di capire se hai il pieno controllo della soluzione e se puoi aggiungere, rimuovere o revocare le licenze dei membri in autonomia. La scelta di un gestore di password aziendale può inoltre rivelarsi un'ottima occasione per osservare la tua attività da un altro punto di vista. Ricorda: un password manager non solo semplifica la vita dei dipendenti, ma protegge anche le informazioni della tua impresa da occhi indiscreti.

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