Des outils de collaboration en ligne indispensables à votre équipe pour réussir

Comment choisir des outils de collaboration pour votre entreprise ?

Lorsqu’il s’agit de choisir une plateforme de collaboration pour vous et votre équipe, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs. Avant tout, vous devez tenir compte de votre budget. Il existe de nombreux outils de collaboration en ligne sur le marché, mais tous ne sont pas adaptés à vos moyens financiers.

Deuxièmement, vous devez réfléchir aux besoins de votre entreprise. Comprendre vos besoins vous aidera à réduire les options et à choisir les meilleurs outils de collaboration en ligne pour votre organisation.

L’ampleur de votre projet est également importante. Si vous travaillez sur un projet de grande envergure, vous aurez peut-être besoin d’un outil de collaboration capable de le gérer. Par analogie, si vous réalisez un projet de moindre envergure avec seulement quelques membres de l’équipe, un outil simple et plus économique peut suffire.

Enfin, il est important de prévoir l’intégration avec d’autres outils. Si vous utilisez déjà d’autres outils de productivité ou de gestion de projet, il est préférable d’éviter de devoir passer d’une plateforme à l’autre. Par conséquent, avant de choisir un outil de collaboration, assurez-vous qu’il peut être intégré de manière transparente aux autres systèmes et applications que vous utilisez.

Si vous tenez compte des facteurs ci-dessus lorsque vous recherchez un outil de collaboration en ligne, vous aurez beaucoup plus de chances de trouver le meilleur logiciel de collaboration pour votre équipe.

Outils en ligne pour la gestion des tâches et de la charge de travail

Quand il s'agit de gestion de projet, la plupart des gens pensent à Asana ou Trello. Ces plateformes sont très populaires et des équipes de divers secteurs les utilisent quotidiennement.

Trello permet l'intégration de davantage d'outils, possède une limite de téléchargement de fichiers plus élevée et offre un système de recherche complet. D'un autre côté, un outil collaboratif en ligne comme Asana accepte un plus grand nombre de membres d'équipe avec un forfait freemium, possède de meilleures options de communication et davantage de fonctionnalités intégrées. Leur structure et leurs forfaits Premium sont assez similaires, de sorte que le choix dépend souvent des préférences personnelles, de l’expérience antérieure et des besoins spécifiques.

Les grands projets sont une chose, mais suivre les petits travaux et missions peut se révéler tout aussi difficile. Surtout si vous êtes le genre de personne qui a tendance à oublier la promesse qu'elle a faite de jeter un coup d'œil rapide à un e-mail ou d'envoyer ses diapositives pour la prochaine réunion.

Les outils de collaboration pour les projets comme Todoist ou Microsoft To Do sont parfaits pour les personnes qui ont toujours un million de petites tâches à réaliser. Par exemple, grâce aux outils de collaboration de Microsoft, vous pouvez fixer des échéances et des rappels, ajouter des notes, réorganiser les tâches en fonction de leur urgence, etc. Et si vos collègues synchronisent leurs comptes, chacun peut voir la charge de travail de l’autre et lui assigner des tâches en conséquence.

Pour garder le contact

Une collaboration réussie ne peut se faire sans communication. Tout le monde n'a pas un talent inné pour rédiger des dossiers détaillés. Ainsi, des informations supplémentaires sont souvent nécessaires, et même si tout semble clair, une double vérification ne fera pas de mal. Mais gardez Facebook Messenger et WhatsApp pour les amis et la famille. Lorsqu'il s'agit de communiquer avec vos collègues, il existe de nombreux outils professionnels spécialisés que vous pouvez utiliser.

Si vous êtes de la vieille école, vous pourriez penser à Skype. Ce service est gratuit, vous pouvez créer des chats collectifs, envoyer des messages privés, ajouter vos clients, passer des appels vidéo et il fonctionne depuis des années. Il peut convenir aux petites équipes qui recherchent un service gratuit sans trop de restrictions et qui n'ont pas besoin de beaucoup de fonctionnalités.

En revanche, les structures plus importantes doivent investir dans une plateforme de communication de qualité.

Slack est l'outil de collaboration le plus populaire. Il prend en charge les canaux privés et publics ainsi que les discussions individuelles et en petits groupes jusqu'à neuf personnes. Vous pouvez également envoyer des fichiers volumineux (jusqu'à 1 Go) et effectuer des appels vidéo avec 15 personnes à la fois. L’interface est facile à utiliser et le service permet d’intégrer des centaines d’autres applications.

L’une des principales caractéristiques de Slack est sa puissante fonction de recherche. Il facilite la recherche d’un lien ancien ou d’un message dont vous avez besoin, mais dont vous ne vous souvenez plus. Vous pouvez effectuer une recherche par date, par canal ou par personne, insérer des mots-clés et trouver facilement ce que vous cherchez.

Par contre, si votre entreprise paie déjà pour Microsoft Office 365, Teams est la plateforme à utiliser, sans coût supplémentaire. Même si sa configuration n'est pas évidente, le système s'intègre parfaitement aux applications Office 365. C'est idéal si votre équipe n'a pas besoin de la multitude d'intégrations offertes par Slack.

Autres exemples de plateformes Flock (avantage : historique de messages illimité ; inconvénient : interface peu conviviale) Discord (avantage : appels vocaux illimités gratuits ; inconvénient : problèmes de confidentialité) Flowdock (avantage : historique des messages illimité ; inconvénient : pas d’appels audio/vidéo intégrés).

Pour partager des fichiers et des idées

Lorsqu'il s'agit de partager des fichiers avec votre équipe, il y a deux solutions. Voulez-vous être en mesure d'éditer, de réviser et de travailler ensemble sur un fichier ? Ou avez-vous simplement besoin d'un espace de stockage ? Peut-être qu'un service de transfert de fichiers est tout ce dont vous avez besoin ?

Les trois principaux fournisseurs de services de partage de fichiers et de stockage sur le cloud sont Google Drive, Dropbox et OneDrive. Il peut être difficile de les départager. Voici donc un bref résumé des trois :

1. Google Drive propose une expérience utilisateur simple et un stockage illimité aux comptes Entreprise. Il fonctionne sur Mac, Windows, Android et iOS et s'intègre parfaitement aux fichiers de Microsoft Office. Les fonctionnalités de partage et d'édition de fichiers de Google Drive lui permettent de se démarquer de sa concurrence, tout comme son service client 24 h/24, 7 j//7 (disponible par chat, e-mail et téléphone)

   Malheureusement, pour bénéficier de toutes ses fonctionnalités, les sociétés devront aussi s'abonner aux autres produits de Google. Mais le principal problème est la sécurité. Google peut en effet accéder à vos données, les scanner et les analyser. Il utilise ces informations à des fins publicitaires et pour adapter vos résultats de recherche Google. Le Drive est également lié à une adresse Gmail, de sorte qu’un compte compromis peut entraîner des problèmes pour l’ensemble de l’équipe ou de l’entreprise.

2. One Drive est moins cher que Google Drive, à partir de 5$ par utilisateur, contre 10$ pour Google. Tout comme avec Google Drive, vous ne bénéficierez pas de tous les avantages disponibles si vous ne souscrivez pas à d'autres produits Microsoft. Mais si votre entreprise utilise déjà Office 365, Microsoft Teams et Microsoft Exchange, choisir OneDrive est une évidence. Il permettra une contribution plus rapide et plus fluide entre vos collaborateurs et dans l'ensemble de l'entreprise, car il s'intègre harmonieusement aux autres produits Microsoft. OneDrive est également une excellente solution autonome de stockage dans le cloud si vous n'avez pas besoin d'outils de partage et de gestion des autorisations.

   Cependant, il n'y a pas d'option de stockage illimité. Chaque utilisateur dispose de 1 To de stockage et la taille maximale des fichiers est de 15 Go. De plus, si l'édition hors ligne est indispensable, vous devriez choisir un autre fournisseur, car l'accès hors ligne n'est disponible que sur l'application.

3. Dropbox offre un espace de stockage illimité et permet de télécharger des fichiers d'une taille allant jusqu'à 50 Go. Vous pouvez y accéder en ligne via votre navigateur ou utiliser le dossier sur votre appareil pour simplement glisser et déposer vos fichiers. En tant que pionnier du stockage dans le cloud, il offre de nombreuses fonctionnalités, comme l'effacement à distance des fichiers, le chiffrement de bout en bout et la gestion manuelle des autorisations. En ce qui concerne la sécurité, Dropbox est également en tête. Comme il s'agit d'un logiciel libre, chacun peut travailler sur le code et corriger les vulnérabilités éventuelles.

   Toutefois, Dropbox est le plus cher des trois, à partir de 12,50 $ par utilisateur et par mois. Et, contrairement à Google et Microsoft, il ne recherche pas les éventuels virus présents dans vos fichiers. Par conséquent, si l'un de vos partenaires télécharge un fichier infecté, tous les appareils liés au compte pourraient se retrouver touchés par des logiciels malveillants. En revanche, cela signifie aussi qu'il ne scannera pas vos données pour les vendre à des tiers.

Mais que faire si les téraoctets de stockage illimités (et chers !) ne sont pas ce que vous recherchez ? Si vous avez seulement besoin d'un outil rapide et efficace pour partager des fichiers volumineux avec vos coéquipiers, et que l'édition en ligne ne fait pas partie de vos besoins, vous pouvez opter pour un service moins cher comme WeTransfer. Il ne fait qu’une seule chose, il n’est donc pas aussi polyvalent que d’autres, mais il remplit sa mission, et vite. Avec 1 To d’espace, d’excellentes vitesses de chargement et de téléchargement, des dates d’expiration et des fichiers protégés par mot de passe, c’est peut-être tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet.

Pour rester en sécurité

Le travail à domicile signifie que vous devez ponctuellement vous connecter avec le bureau. Mais cela signifie également que vous envoyez et recevez des informations sensibles et que vous communiquez avec vos collègues par le biais de votre réseau domestique ou du Wi-Fi public.

Si vous ne voulez pas que quelqu'un intercepte les données, utilisez NordLayer pour un chiffrement de bout en bout. Il vous permettra également d'accéder en toute sécurité aux systèmes et aux serveurs au bureau. NordLayer fonctionne sur tous les appareils. Ainsi, vous pouvez collaborer avec vos coéquipiers et utiliser les ressources de votre entreprise où que vous soyez.

Quelle que soit la plateforme de communication ou de transfert de fichiers que vous choisissez, il est également important de protéger les fichiers sensibles que vous envoyez et recevez, ainsi que ceux que vous stockez en ligne. Utilisez NordLocker pour chiffrer les données en transit et dans le cloud. Vos collègues pourront partager des informations sensibles sans la crainte qu'elles ne soient subtilisées. Même si quelqu'un parvenait à mettre la main sur votre fichier, il serait totalement impossible de le déchiffrer.

Comment choisir le bon service pour vous et votre équipe ?

• Déterminez ce dont vous avez besoin. Peut-être que votre startup ne nécessite pas 30 To d'espace de stockage et toutes les fonctionnalités de Trello pour le moment ? Alors cherchez plutôt un service qui vous permettra de faire évoluer votre compte en fonction de vos besoins. Ainsi, vous n'aurez pas à chercher une autre solution et à déplacer toute votre équipe d'une plateforme à l'autre au fur et à mesure de sa croissance.

• Pensez à la compatibilité. Si vous utilisez Microsoft Office, il est plus facile d'enregistrer et de partager des fichiers sur OneDrive. Mais si votre équipe préfère Google Docs, il est logique d'utiliser Google Drive. Cherchez toujours à savoir comment les nouveaux outils s'intégreront à ceux que vous utilisez déjà. Cela rendra la collaboration et l'exécution des tâches quotidiennes plus faciles et plus rapides.

• Soyez attentif à la sécurité. Le fournisseur est-il un habitué des problèmes de confidentialité ? Dispose-t-il de sauvegardes ? Vous ne voulez certainement pas que des années de travail disparaissent sans aucun moyen de les récupérer. L'authentification à deux facteurs est-elle disponible ? Avec autant de personnes qui utilisent différents outils en ligne et des comptes qui contiennent des informations sensibles sur l'entreprise, vous devez en assurer la sécurité.

Gardez vos outils en sécurité

Si la sécurité est importante lors du choix d’un fournisseur, vous devez également sécuriser ces comptes de votre côté. Encouragez vos collègues à utiliser des mots de passe longs et complexes, impossibles à deviner. Utilisez aussi un gestionnaire de mots de passe d’équipe pour tous les stocker en toute sécurité. De plus, le partage sécurisé des mots de passe est essentiel pour une équipe travaillant à distance. Dans un tel cas, impossible de chuchoter un mot de passe à l’oreille d’un collègue. Il n’est pas question non plus de le lui envoyer textuellement.

NordPass vous permet de partager des mots de passe en toute sécurité en les envoyant vers les coffres-forts d'autres utilisateurs. Vous pouvez accorder et retirer l'accès à vos mots de passe quand vous le souhaitez et ils seront stockés en toute sécurité dans le cloud. Grâce à notre chiffrement inviolable XChaCha20, personne ne pourra mettre la main dessus.

Travailler à distance n'a jamais été aussi facile, mais n'oubliez pas de vous protéger.