Herramientas de colaboración online que tu equipo necesita para alcanzar su mejor versión

¿Cómo elegir herramientas de colaboración para tu empresa?

A la hora de elegir una plataforma de colaboración para ti y tu equipo, hay varios factores que debes tener en cuenta. Ante todo, debes tener en cuenta tu presupuesto. Con tantas herramientas de colaboración online disponibles en el mercado, verás que no todas se ajustan a tu presupuesto.

En segundo lugar, debes pensar en los requisitos de tu empresa. Comprender tus necesidades te ayudará a reducir las opciones y a elegir las mejores herramientas de colaboración online para tu organización.

La escala de tu proyecto también es importante. Si estás trabajando en un proyecto a gran escala, es posible que necesites una herramienta de colaboración que pueda manejarlo. Si, de forma analógica, estás llevando a cabo un proyecto más pequeño con solo unos pocos miembros del equipo, una herramienta sencilla y más rentable puede ser suficiente.

Por último, es importante tener en cuenta la integración con otras herramientas. Si ya utilizas otras herramientas de productividad o de gestión de proyectos, es mejor que te evites la molestia de cambiar de una plataforma a otra. Así que, antes de elegir una herramienta de colaboración, asegúrate de que se puede integrar perfectamente con otros sistemas y aplicaciones que utilices.

Si tienes en cuenta los factores mencionados al buscar una herramienta de colaboración online, tendrás muchas más posibilidades de encontrar el mejor software de colaboración para tu equipo.

Herramientas online para gestionar las tareas y la carga de trabajo

Cuando se trata de gestionar proyectos, la mayoría de la gente recurre a Asana o Trello, plataformas muy populares que equipos de diferentes sectores utilizan a diario.

Trello permite integrar más herramientas, tiene un mayor límite de carga de archivos y ofrece un sistema de búsqueda completo. Por otra parte, una herramienta de colaboración online como Asana admite más miembros de equipo en el plan freemium, tiene mejores opciones de comunicación e integra más funciones. Su estructura y sus planes prémium son bastante similares, por lo que a menudo se reduce a la preferencia personal, la experiencia previa y las necesidades específicas.

Los proyectos grandes son una cosa, pero no descuidar las tareas más mundanas también puede suponer un desafío, sobre todo si eres la típica persona que se olvida de echar un vistazo a una propuesta recibida por email o de enviar las diapositivas de la conferencia.

Las herramientas de colaboración de proyectos como Todoist o Microsoft To Do son fantásticas para la gente que siempre tiene un millón de tareas pequeñas. Por ejemplo, con las herramientas de colaboración de Microsoft, puedes establecer plazos y recordatorios, añadir notas, reorganizarlas según su urgencia, etc. Y si tus compañeros de equipo sincronizan sus cuentas, todos pueden ver la carga de trabajo de los demás y asignar tareas en consecuencia.

Para mantener el contacto

Es imposible gozar de una colaboración exitosa sin comunicación. No todo el mundo cuenta con el don de escribir informes detallados y concisos. Suele necesitarse información adicional, e incluso si todo está claro, un segundo vistazo nunca hace daño. Sin embargo, reserva los mensajes de Facebook y WhatsApp para amigos y familia. Cuando se trata de contactar con compañeros de trabajo, existen muchas herramientas de negocio especializadas a tu disposición.

Si eres de la vieja escuela, probablemente te venga a la cabeza Skype. Es gratis, puedes crear grupos de chat, enviar mensajes privados, añadir clientes, realizar videollamadas y lleva años en activo. Es útil para equipos pequeños que buscan un servicio gratuito con pocas limitaciones y que no requieren muchas funciones.

Por otro lado, las grandes empresas deberían invertir en una buena plataforma de comunicación.

Slack es la herramienta de colaboración más popular. Dispone de canales públicos y privados, así como de chats privados de dos personas y chats formados por pequeños grupos de hasta nueve integrantes. También puedes enviar archivos grandes (hasta 1 GB) y realizar videollamadas con 15 personas a la vez. La interfaz es fácil de usar, y el servicio permite la integración de cientos de otras aplicaciones.

Una cosa principal que hace que Slack sea tan útil es su potente búsqueda. Facilita encontrar ese enlace antiguo o un mensaje que necesitas pero no recuerdas dónde estaba. Puedes buscar por fecha, canal o persona, insertar palabras clave y encontrar fácilmente lo que buscas.

Por otro lado, si tu empresa ya paga por Microsoft Office 365, su plataforma Teams es ideal, ya que no supone un coste extra. Aunque no es fácil de configurar, está totalmente integrada con las aplicaciones de Office 365. Esto es una gran noticia si tu equipo no necesita la gran cantidad de integraciones que ofrece Slack.

Otras plataformas que merece la pena tener en cuenta son Flock (pros: historial de mensajes ilimitado; contras: sin llamadas de audio/vídeo integradas), Discord (pros: llamadas de voz gratuitas e ilimitadas; contras: problemas de privacidad), Flowdock (pros: historial de mensajes ilimitado; contras: sin llamadas de audio/vídeo integradas).

Para compartir archivos e ideas

Cuando se trata de compartir archivos con tu equipo, pueden darse dos situaciones. ¿Quieres editar, revisar y trabajar conjuntamente en un archivo, o solo necesitas espacio de almacenamiento? ¿Quizás solo necesitas un servicio de transferencia de archivos?

Los tres principales proveedores de archivos compartidos y almacenamiento en la nube son Google Drive, Dropbox y OneDrive. Elegir uno de ellos puede resultar complicado, pero aquí te ofrecemos un resumen de este gran trío:

1. Google Drive ofrece una experiencia de usuario sencilla y almacenamiento ilimitado a las cuentas empresariales. Funciona en Mac, Windows, Android e iOS, y se integra sin problemas con archivos MS Office. Las funciones de edición e intercambio de archivos de Google Drive lo diferencian de la competencia, así como su servicio de atención al cliente 24/7 (disponible a través de chat, correo electrónico y teléfono).

   Por desgracia, para sacar provecho de todas sus funciones necesitarás comprar otros productos de Google. Pero la cuestión principal es la seguridad. Google puede acceder a tus datos, escanearlos y analizarlos. Solo utiliza la información para publicidad y ajustar los resultados de búsqueda de Google. Drive también está vinculado a una dirección de Gmail, por lo que una cuenta comprometida podría significar problemas para todo el equipo o la empresa.

2. One Drive es más barato que Google Drive: solo cuesta 5,00 dólares por usuario, frente a los 10,00 dólares de Google. Como ocurre con Google Drive, no aprovecharás todas sus ventajas si no compras otros productos de Microsoft. Pero si tu empresa ya usa Office 365, Microsoft Teams y Microsoft Exchange, elige OneDrive. La colaboración entre los miembros del equipo será más rápida y fluida, pues integra a la perfección el resto de productos de Microsoft. Además, puedes emplear OneDrive como solución independiente de almacenamiento en la nube si es lo único que buscas en una herramienta de colaboración.

   Sin embargo, el almacenamiento no es ilimitado: cada usuario dispone de 1 TB de almacenamiento y el tamaño máximo del archivo es 15 GB. Y si la edición sin conexión es obligatoria, puede que necesites elegir otra herramienta, pues el acceso sin conexión solo se encuentra disponible en la app.

3. Dropbox ofrece almacenamiento ilimitado y permite subir archivos de hasta 50 GB. Puedes acceder a ella en línea a través de tu navegador o utilizar la carpeta de tu dispositivo para simplemente arrastrar y soltar tus archivos. Como pionero de los servicios de almacenamiento en la nube, dispone de muchas funciones, como limpieza de archivos remota, cifrado de extremo a extremo y gestión manual de permisos. Dropbox también destaca en materia de seguridad. Es de código abierto, así que cualquiera puede trabajar en su código y solucionar cualquiera de sus vulnerabilidades... si las encuentra.

   Por otro lado, Dropbox es el más caro de los tres, ya que cuesta un mínimo de 12,50 dólares al mes por usuario. Y al contrario que Google y Microsoft, no escanea tus archivos en busca de virus, así que si uno de los miembros de tu equipo sube un archivo infectado, todos los dispositivos enlazados a la cuenta podrían terminar con un malware. Sin embargo, también significa que no escanea tus datos ni los venderá a terceros.

Pero ¿y si no quieres espacio ilimitado (y caro)? Si solo necesitas una forma rápida y eficaz de compartir archivos de gran tamaño con tus compañeros de equipo, y no una edición online, puedes optar por un servicio más barato como WeTransfer. Solo hace una cosa y no es tan versátil como otros servicios, pero cumple con su cometido a toda velocidad. Con 1 TB de espacio, velocidades de subida y descarga excelentes, fecha de caducidad y archivos protegidos por contraseña, puede ser la solución a todos tus problemas laborales.

Para permanecer protegidos

Trabajar desde casa significa conectarse a la oficina de vez en cuando. Pero también significa enviar y recibir información confidencial y comunicarse con los compañeros de trabajo a través de la red de tu hogar o wifi públicas.

Si no quieres que nadie te intercepte, utiliza NordLayer para un cifrado de extremo a extremo. Te permitirá acceder a sistemas y servidores de forma segura. NordLayer funciona en todos los dispositivos, para que puedas colaborar con tus compañeros de equipo y utilizar los recursos de tu empresa estés donde estés.

No importa la plataforma de comunicación o transferencia de archivos que elijas, pues proteger los archivos intercambiados y almacenados en línea es igual de importante. Utiliza NordLocker para cifrar los datos en tránsito y en la nube. Tus compañeros de trabajo podrán compartir información sensible sin miedo a que alguien la robe. Incluso si esto ocurriese, nadie podría desencriptar el archivo.

¿Cómo seleccionar el mejor servicio para tu equipo?

• Conoce tus necesidades. Quizá tu startup no necesita 30 TB de almacenamiento y cada función que Trello ofrece. En su lugar, busca un servicio que te permita mejorar tu cuenta en el futuro a medida que crezcan tus necesidades. De esta forma, no tendrás que buscar un nuevo servicio para todo tu equipo cuando crezca tu negocio.

• Ten presente la compatibilidad. Si usas MS Office, es más fácil guardar y compartir archivos en OneDrive. Pero si tu equipo prefiere Google Docs, decántate por Google Drive. Siempre examina cómo las nuevas herramientas se integran con las que ya utilizas. Facilitará mucho la colaboración diaria.

• Presta atención a la seguridad. ¿El proveedor ha tenido problemas de seguridad? ¿Cuenta con copias de seguridad? Lo último que quieres es que el trabajo de todo un año desaparezca de buenas a primeras sin posibilidad de recuperarlo. ¿Dispone de autenticación de dos factores? Con tanta gente empleando herramientas y cuentas online, más vale prevenir que curar.

Mantén tus herramientas a salvo

Aunque la seguridad es importante a la hora de elegir un proveedor, también debes proteger tus cuentas. Anima a tus compañeros a utilizar contraseñas largas y complejas que sean imposibles de adivinar. Y utiliza un gestor de contraseñas de equipo para guardar todo de forma segura. Por no hablar de que compartir contraseñas de forma segura es vital para un equipo que trabaja a distancia. No puedes acercarte a la mesa de alguien y susurrársela. Y, por supuesto, no puedes enviársela en un archivo de texto.

NordPass te permite compartir contraseñas de forma segura añadiéndolas a los almacenes de otros usuarios. Puedes otorgar y revocar el acceso a las contraseñas cuando quieras, y todas serán almacenas con seguridad en la nube. Nadie podrá echarles el guante gracias al impenetrable cifrado XChaCha20.

Trabajar de forma remota nunca ha sido tan sencillo. Solo recuerda que debes protegerte.