Cómo proteger con contraseña un archivo Excel

Excel ha sido una parte esencial de nuestras vidas personales y empresariales desde que apareció. Tanto si lo utilizas para hacer un seguimiento de tu proyecto personal, gestionar una tarea o almacenar información empresarial confidencial, Excel ha sido la herramienta a la que has recurrido para tenerlo todo organizado. Pero con todos esos datos importantes surge la necesidad de protegerlos. Usa una contraseña como protección. Al establecer una contraseña para tus archivos de Excel, puedes añadir una capa adicional de seguridad que te ayude a garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a esos datos confidenciales y modificarlos.

Hoy, te vamos a enseñar cómo proteger con contraseña tus archivos de Excel paso a paso, tanto si usas la última versión, una más antigua o una alternativa. También explicaremos cómo eliminar una contraseña cuando ya no es necesaria, qué hacer si olvidas la contraseña y prácticas generales para gestionar tus contraseñas de forma eficaz y segura.

Cómo añadir una contraseña a un archivo Excel

Excel incluye una serie de funciones de seguridad diseñadas para ayudarte a proteger tus libros, hojas de cálculo o incluso celdas concretas. Aquí tienes una guía rápida sobre cómo añadir esa capa de seguridad tan necesaria a tus archivos Excel, tanto para plataformas Mac como Windows.

Proteger con contraseña todo un archivo de Excel (Windows y Mac)

Proteger todo un archivo de Excel con una contraseña es un proceso bastante rápido y sencillo. Esto es lo que tienes que hacer:

1. Abre el archivo Excel que quieres proteger.

2. Accede al menú Archivo en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla.

3. En la barra lateral que aparece, haz clic en Información.

4. Verás una opción llamada Proteger libro. Haz clic en ella y aparecerá un menú desplegable.

5. En el menú desplegable, selecciona Cifrar con contraseña.

6. Introduce una contraseña segura y haz clic en Aceptar. Se te pedirá que vuelvas a introducir la contraseña para confirmarla.

7. Una vez confirmada, guarda el archivo para aplicar la protección con contraseña.

Ahora, cada vez que alguien intente abrir el archivo, Excel le pedirá que introduzca la contraseña.

Proteger con contraseña un libro (Windows y Mac)

En algunos casos, es posible que no quieras bloquear un archivo completo, pero sí algunas de sus partes. Excel te ofrece la opción de proteger un libro entero o solo sus hojas de cálculo individuales. Es ideal si compartes un archivo con otras personas, pero quieres mantener la seguridad de algunos datos. Te mostramos cómo puedes hacerlo:

1. Para empezar, abre el libro que quieres proteger.

2. En el menú superior, haz clic en la pestaña Revisar .

3. En la pestaña Revisar, haz clic en Proteger libro.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para bloquear la estructura y las ventanas del libro. Puedes elegir si quieres proteger estos ajustes con una contraseña.

5. Si quieres añadir una contraseña, introdúcela y haz clic en Aceptar.

Proteger una hoja de cálculo con contraseña (Windows y Mac)

La protección de hojas de cálculo individuales dentro de un libro te permite bloquear hojas específicas o incluso celdas concretas. Te mostramos cómo puedes hacerlo:

1. Abre el libro y ve a la hoja específica que quieres proteger.

2. Haz clic en la pestaña Revisar del menú superior.

3. En la pestaña Revisar, haz clic en Proteger hoja.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo con varias opciones, como permitir a los usuarios seleccionar celdas bloqueadas o desbloqueadas, formatear celdas, insertar filas, etc.

5. Si quieres imponer una contraseña, introdúcela y haz clic en Aceptar. Confirma la contraseña cuando se te solicite.

Aumenta tu seguridad en Internet

Almacena y gestiona tus objetos de valor digitales de forma segura

Empieza la prueba gratis

Cómo eliminar una contraseña de un archivo Excel

Puede que llegue un momento en que ya no necesites proteger con contraseña tu archivo de Excel. Puede que la información ya no se considere sensible. Sea cual sea el motivo, a continuación te explicamos cómo puedes eliminar una contraseña de tu archivo de Excel:

1. Empieza abriendo el archivo que está protegido con contraseña.

2. Accede a la pestaña Archivo y, a continuación, haz clic en Información.

3. Haz clic en Proteger libro y selecciona Cifrar con contraseña en el menú desplegable.

4. En el cuadro de diálogo, elimina la contraseña actual y deja el campo en blanco.

5. Pulsa en Aceptar para eliminar la contraseña y guardar el archivo.

Ahora, la próxima vez que tú u otra persona abráis el archivo, ya no os pedirá la contraseña.

Qué hacer si olvidas la contraseña de un archivo Excel

Olvidar una contraseña puede ser una experiencia frustrante, por decirlo de una forma suave. Lamentablemente, Excel no tiene una manera fácil de recuperar una contraseña olvidada, pero hay algunas medidas que puedes tomar:

Comprobar las copias de seguridad

Si tienes por costumbre hacer copias de seguridad de tus datos, comprueba esas copias. Puede que te encuentres con una versión de un archivo que no esté protegida por contraseña, o con una contraseña que puedas recordar.

Utilizar una herramienta de recuperación de contraseñas

Existe una gran variedad de herramientas de terceros que pueden ayudarte a recuperar la contraseña de un archivo de Excel. Las herramientas varían en eficacia y seguridad, así que asegúrate de elegir una de confianza para realizar el trabajo.

Consultar al soporte de TI

Si te encuentras en un entorno laboral, es posible que tu departamento de TI disponga de herramientas o métodos para recuperar contraseñas perdidas u olvidadas. Siempre vale la pena pedir ayuda al equipo de TI.

Prácticas recomendadas para la gestión de contraseñas

Establecer una contraseña para tus archivos de Excel es solo el principio; lo que es aún más importante es cómo gestionas tus contraseñas. Te damos algunos consejos para una gestión eficaz de las contraseñas:

Crea contraseñas complejas y seguras

Crea una contraseña segura, larga y única. Debe tener una buena mezcla de letras mayúsculas y minúsculas, una combinación de números y símbolos. También es importante tener en cuenta que no conviene utilizar información fácil de adivinar, como el nombre o la fecha de nacimiento.

Y si necesitas algunas ideas para inspirarte en contraseñas fuertes y únicas, aquí tienes cinco ideas para asegurarte de que tus contraseñas son de primera.

Almacena y gestiona contraseñas de forma segura

Recordar todas tus contraseñas puede ser un reto, especialmente si sigues las prácticas recomendadas y utilizas contraseñas seguras y únicas para cada cuenta. Y aquí es donde un gestor de contraseñas resulta útil.

Un gestor de contraseñas como NordPass te proporciona un almacén cifrado e ilimitado para guardar contraseñas, claves de acceso, datos de tarjetas de crédito e información personal. Además, NordPass incluye un generador de contraseñas integrado que crea contraseñas fuertes, únicas y complejas para ti. Y con funciones como el uso compartido de contraseñas seguras, puedes compartir fácilmente el acceso sin comprometer la seguridad.

¿Quieres saber más? Descubre cómo NordPass puede hacer que tu vida digital sea segura y fácil.

Activa la autenticación multifactor (MFA)

Siempre que sea posible, activa la autenticación multifactor (MFA) para aumentar la seguridad. Con MFA activado, incluso si alguien consigue tu contraseña, MFA puede evitar que accedan a tus cuentas o archivos al requerir una capa extra de identificación además de un nombre de usuario y una contraseña.

Siguiendo estos pasos y las prácticas recomendadas, puedes garantizar que tus archivos de Excel permanezcan seguros y que tus contraseñas se gestionen de forma eficaz. No dejes que tus datos sean vulnerables: ¡toma el control de tu seguridad hoy mismo!