Vous avez peut-être pris froid, le plombier vient réparer votre évier qui fuit ou vous travaillez à domicile à temps plein. Il n’y a aucune raison pour que votre productivité en pâtisse et que le projet sur lequel votre équipe travaille soit mis en attente. Heureusement pour vous, vous pouvez utiliser de nombreux outils de collaboration professionnelle pour aider vos collègues à travailler ensemble, où qu’ils se trouvent. Découvrons quelques-uns des outils de collaboration en équipe.
Comment choisir des outils de collaboration pour votre entreprise ?
Lorsqu’il s’agit de choisir une plateforme de collaboration pour vous et votre équipe, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs. Avant tout, vous devez tenir compte de votre budget. Il existe de nombreux outils de collaboration en ligne sur le marché, mais tous ne sont pas adaptés à vos moyens financiers.
Deuxièmement, vous devez réfléchir aux besoins de votre entreprise. Comprendre vos besoins vous aidera à réduire les options et à choisir les meilleurs outils de collaboration en ligne pour votre organisation.
L’ampleur de votre projet est également importante. Si vous travaillez sur un projet de grande envergure, vous aurez peut-être besoin d’un outil de collaboration capable de le gérer. Par analogie, si vous réalisez un projet de moindre envergure avec seulement quelques membres de l’équipe, un outil simple et plus économique peut suffire.
Enfin, il est important de prévoir l’intégration avec d’autres outils. Si vous utilisez déjà d’autres outils de productivité ou de gestion de projet, il est préférable d’éviter de devoir passer d’une plateforme à l’autre. Par conséquent, avant de choisir un outil de collaboration, assurez-vous qu’il peut être intégré de manière transparente aux autres systèmes et applications que vous utilisez.
Si vous tenez compte des facteurs ci-dessus lorsque vous recherchez un outil de collaboration en ligne, vous aurez beaucoup plus de chances de trouver le meilleur logiciel de collaboration pour votre équipe.
Outils en ligne pour la gestion des tâches et de la charge de travail
Quand il s'agit de gestion de projet, la plupart des gens pensent à Asana ou Trello. Ces plateformes sont très populaires et des équipes de divers secteurs les utilisent quotidiennement.
Trello permet l’intégration de nombreux outils, dispose d’une limite de téléchargement de fichiers plus importante et offre un système de recherche complet. D’autre part, un outil de collaboration en ligne comme Asana prend en charge plus de collaborateurs le cadre de son abonnement gratuit, offre de meilleures options de communication et dispose de plus de fonctionnalités intégrées. Leur structure et leurs régimes de primes sont assez similaires, de sorte que le choix dépend souvent des préférences personnelles, de l’expérience antérieure et des besoins spécifiques.
Les grands projets sont une chose, mais suivre les petits travaux et missions peut se révéler tout aussi difficile. Surtout si vous êtes le genre de personne qui a tendance à oublier la promesse qu'elle a faite de jeter un coup d'œil rapide à un e-mail ou d'envoyer ses diapositives pour la prochaine réunion.
Les outils collaboratifs de gestion de projet tels que Todoist ou To Do de Microsoft sont parfaits pour les personnes qui ont toujours mille petites tâches à accomplir. Par exemple, grâce aux outils de collaboration de Microsoft, vous pouvez fixer des échéances et des rappels, ajouter des notes, réorganiser les tâches en fonction de leur urgence, etc. Et si vos collègues synchronisent leurs comptes, chacun peut voir la charge de travail de l’autre et lui assigner des tâches en conséquence.
Pour garder le contact
Une collaboration réussie ne peut se faire sans communication. Tout le monde n'a pas un talent inné pour rédiger des dossiers détaillés. Ainsi, des informations supplémentaires sont souvent nécessaires, et même si tout semble clair, une double vérification ne fera pas de mal. Mais laissez Facebook Messenger et WhatsApp pour les amis et la famille. Lorsqu'il s'agit de communiquer avec vos collègues, il existe de nombreux outils professionnels spécialisés que vous pouvez utiliser.
Si vous êtes de la vieille école, vous avez peut-être pensé immédiatement à Skype. Il est gratuit, vous pouvez créer des chats de groupe, envoyer des messages privés, ajouter vos clients, passer des appels vidéo, et il existe depuis des années. Il peut convenir aux petites équipes qui souhaitent un service gratuit sans trop de limitations et qui n’ont pas besoin d’un grand nombre de fonctionnalités.
En revanche, les structures plus importantes doivent investir dans une plateforme de communication de qualité.
Slack est l’outil de collaboration le plus populaire. Il prend en charge les canaux privés et publics ainsi que les chats en tête à tête et les chats en petits groupes jusqu’à neuf personnes. Vous pouvez également envoyer des fichiers volumineux (jusqu’à 1 Go) et passer des appels vidéo avec 15 personnes à la fois. L’interface est facile à utiliser et le service permet d’intégrer des centaines d’autres applications.
L’une des principales caractéristiques de Slack est sa puissante fonction de recherche. Il facilite la recherche d’un lien ancien ou d’un message dont vous avez besoin, mais dont vous ne vous souvenez plus. Vous pouvez effectuer une recherche par date, par chaîne ou par personne, insérer des mots-clés et trouver facilement ce que vous cherchez.
En revanche, si votre entreprise paie déjà pour Office 365 de Microsoft, la plateforme Teams est la meilleure solution : elle n’occasionne pas de frais supplémentaires. Même si elle n’est pas facile à mettre en place, elle est entièrement intégrée aux applications Office 365. C’est une excellente nouvelle si votre équipe n’a pas besoin de la multitude d’intégrations proposées par Slack.
D’autres plateformes méritent d’être prises en considération : Flock (avantage : historique des messages illimité ; inconvénient : interface utilisateur confuse), Discord (avantage : appels vocaux gratuits illimités ; inconvénient : problèmes de confidentialité), Flowdock (avantage : historique des messages illimité ; inconvénient : pas d’appels audio/vidéo intégrés).
Pour partager des fichiers et des idées
Lorsqu'il s'agit de partager des fichiers avec votre équipe, cela peut prendre deux formes. Voulez-vous être en mesure d'éditer, de réviser et de travailler ensemble sur un fichier ? Ou avez-vous simplement besoin d'un espace de stockage ? Peut-être qu'un service de transfert de fichiers est tout ce dont vous avez besoin ?
Les trois principaux fournisseurs de services de partage de fichiers et de stockage sur le cloud sont Google Drive, Dropbox et OneDrive. Il est difficile de faire un choix, c’est pourquoi voici un bref résumé des trois :
Google Drive offre une interface utilisateur simple et un stockage illimité pour les comptes professionnels. Il fonctionne sur Mac, Windows, Android et iOS et s’intègre parfaitement aux fichiers MS Office. Les fonctions de partage et d’édition de fichiers de Google Drive le distinguent de ses concurrents, de même que son assistance clientèle 24 h/24 et 7 j/7 (disponible par chat, e-mail et téléphone)
Malheureusement, pour bénéficier de toutes ses fonctionnalités, les entreprises devront également acheter les autres produits de Google. Mais la question principale est celle de la sécurité. Google peut accéder à vos données, les parcourir et les analyser. Il utilise ces informations à des fins publicitaires et pour ajuster les résultats de vos recherches sur Google. Le Drive est également lié à une adresse Gmail, de sorte qu’un compte compromis peut entraîner des problèmes pour l’ensemble de l’équipe ou de l’entreprise.
One Drive est moins cher que Google Drive, à partir de 5 $ par utilisateur, contre 10 $ pour Google. Comme pour Google Drive, vous ne bénéficierez pas de tous les avantages qu’il offre si vous n’achetez pas d’autres produits Microsoft. Mais si votre entreprise utilise déjà Office 365, Microsoft Teams et Microsoft Exchange, le choix de OneDrive est une évidence. Il permettra une collaboration plus rapide et plus fluide entre vos collègues et l’ensemble de l’organisation, car il s’intègre de manière transparente aux autres produits Microsoft. OneDrive est également une excellente solution autonome de stockage dans le cloud si vous ne recherchez que cela et que vous ne vous souciez pas des outils de partage et de gestion des autorisations.
Cependant, il n'y a pas d'option de stockage illimité. Chaque utilisateur dispose de 1 To de stockage et la taille maximale des fichiers est de 15 Go. De plus, si l'édition hors ligne est indispensable, vous devriez choisir un autre fournisseur, car l'accès hors ligne n'est disponible que sur l'application.
Dropbox offre un stockage illimité et permet de télécharger des fichiers d’une taille maximale de 50 Go. Vous pouvez y accéder en ligne via votre navigateur ou utiliser le dossier sur votre appareil pour simplement glisser et déposer vos fichiers. En tant que pionnier du stockage sur le cloud, il offre de nombreuses fonctionnalités, telles que l’effacement de fichiers à distance, le chiffrement de bout en bout et la gestion manuelle des autorisations. En matière de sécurité, Dropbox est également en tête. Il s’agit d’un logiciel libre, de sorte que n’importe qui peut travailler sur le code et corriger les vulnérabilités qu’il pourrait trouver.
Toutefois, Dropbox est le plus cher des trois, à partir de 12,50 $ par utilisateur et par mois. Et, contrairement à Google et Microsoft, il ne recherche pas les éventuels virus présents dans vos fichiers. Par conséquent, si l'un de vos partenaires télécharge un fichier infecté, tous les appareils liés au compte pourraient se retrouver touchés par des logiciels malveillants. En revanche, cela signifie aussi qu'il ne scannera pas vos données pour les vendre à des tiers.
Mais que faire si les téraoctets de stockage illimités (et coûteux !) ne sont pas ce que vous recherchez ? Si vous avez seulement besoin d’un moyen rapide et efficace de partager des fichiers volumineux avec vos coéquipiers, et que l’édition en ligne n’est pas une nécessité, vous pouvez opter pour un service moins cher comme WeTransfer. Il ne fait qu’une seule chose, il n’est donc pas aussi polyvalent que d’autres, mais il remplit sa mission, et vite. Avec 1 To d’espace, d’excellentes vitesses de chargement et de téléchargement, des dates d’expiration et des fichiers protégés par mot de passe, c’est peut-être tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet.
Pour rester en sécurité
Le travail à domicile signifie que vous devez ponctuellement vous connecter avec le bureau. Mais cela signifie également que vous envoyez et recevez des informations sensibles et que vous communiquez avec vos collègues par le biais de votre réseau domestique ou du Wi-Fi public.
Si vous ne voulez pas que quelqu’un vous écoute, utilisez NordLayer pour le chiffrement de bout en bout. Il vous permettra également d’accéder en toute sécurité aux systèmes et aux serveurs de votre bureau. NordLayer fonctionne sur tous les appareils, ce qui vous permet de collaborer avec vos collègues et d’utiliser les ressources de votre entreprise où que vous soyez.
Quelle que soit la plateforme de communication ou de transfert de fichiers que vous choisissez, il est également important de protéger les fichiers sensibles que vous envoyez et recevez, ainsi que ceux que vous stockez en ligne. Utilisez NordLocker pour chiffrer les données en transit et sur le cloud. Vos coéquipiers pourront partager des informations sensibles sans craindre que quelqu’un ne les vole. Même si une personne parvenait à mettre la main sur votre fichier, il lui serait totalement impossible de le déchiffrer.
Comment choisir le bon service pour vous et votre équipe ?
Déterminez ce dont vous avez besoin. Peut-être que votre startup ne nécessite pas 30 To d'espace de stockage et toutes les fonctionnalités de Trello pour le moment ? Alors cherchez plutôt un service qui vous permettra de faire évoluer votre compte en fonction de vos besoins. Ainsi, vous n'aurez pas à chercher une autre solution et à déplacer toute votre équipe d'une plateforme à l'autre au fur et à mesure de sa croissance.
Pensez à la compatibilité. Si vous utilisez Microsoft Office, il est plus facile d'enregistrer et de partager des fichiers sur OneDrive. Mais si votre équipe préfère Google Docs, il est logique d'utiliser Google Drive. Cherchez toujours à savoir comment les nouveaux outils s'intégreront à ceux que vous utilisez déjà . Cela rendra la collaboration et l'exécution des tâches quotidiennes plus faciles et plus rapides.
Soyez attentif à la sécurité. Le fournisseur est-il un habitué des problèmes de confidentialité ? Dispose-t-il de sauvegardes ? Vous ne voulez certainement pas que des années de travail disparaissent sans aucun moyen de les récupérer. L'authentification à deux facteurs est-elle disponible ? Avec autant de personnes qui utilisent différents outils en ligne et des comptes qui contiennent des informations sensibles sur l'entreprise, vous devez en assurer la sécurité.
Gardez vos outils en sécurité
Si la sécurité est importante lors du choix d’un fournisseur, vous devez également sécuriser ces comptes de votre côté. Encouragez vos collègues à utiliser des mots de passe longs et complexes, impossibles à deviner. Utilisez un gestionnaire de mots de passe d’équipe pour les conserver en toute sécurité. De plus, le partage sécurisé des mots de passe est essentiel pour une équipe travaillant à distance. Dans un tel cas, impossible de chuchoter un mot de passe à l’oreille d’un collègue. Il n’est pas question non plus de le lui envoyer en texte en clair.
NordPass vous permet de partager vos mots de passe en toute sécurité en les envoyant dans les coffres-forts d’autres utilisateurs. Vous pouvez accorder et révoquer l’accès à vos mots de passe quand vous le souhaitez, et tous seront stockés en toute sécurité sur le cloud. Personne ne pourra mettre la main dessus, grâce à notre chiffrement inviolable XChaCha20.
Travailler à distance n'a jamais été aussi facile, mais n'oubliez pas de vous protéger.