Puede que te hayas resfriado, que venga el fontanero a arreglarte el fregadero que gotea o que trabajes desde casa a jornada completa. No hay motivo para que tu productividad se resienta y ese proyecto en el que trabaja tu equipo quede aparcado. Por suerte para ti, puedes utilizar muchas herramientas de colaboración empresarial para ayudar a tus compañeros de equipo a trabajar juntos estén donde estén. Comprobemos algunas de las herramientas para la colaboración en equipo.
¿Cómo elegir herramientas de colaboración para tu empresa?
A la hora de elegir una plataforma de colaboración para ti y tu equipo, hay varios factores que debes tener en cuenta. Ante todo, debes tener en cuenta tu presupuesto. Con tantas herramientas de colaboración online disponibles en el mercado, verás que no todas se ajustan a tu presupuesto.
En segundo lugar, debes pensar en los requisitos de tu empresa. Comprender tus necesidades te ayudará a reducir las opciones y a elegir las mejores herramientas de colaboración online para tu organización.
La escala de tu proyecto también es importante. Si estás trabajando en un proyecto a gran escala, es posible que necesites una herramienta de colaboración que pueda manejarlo. Si, de forma analógica, estás llevando a cabo un proyecto más pequeño con solo unos pocos miembros del equipo, puede bastar con una herramienta sencilla y más rentable.
Por último, es importante tener en cuenta la integración con otras herramientas. Si ya utilizas otras herramientas de productividad o de gestión de proyectos, es mejor que te evites la molestia de cambiar de una plataforma a otra. Así que, antes de elegir una herramienta de colaboración, asegúrate de que se puede integrar perfectamente con otros sistemas y aplicaciones que utilices.
Si tienes en cuenta los factores mencionados al buscar una herramienta de colaboración online, tendrás muchas más posibilidades de encontrar el mejor software de colaboración para tu equipo.
Herramientas online para gestionar las tareas y la carga de trabajo
Cuando se trata de gestionar proyectos, la mayoría de la gente recurre a Asana o Trello, plataformas muy populares entre equipos de todo tipo de industrias.
Trello permite la integración de más herramientas, tiene un mayor límite de subida de archivos y ofrece un completo sistema de búsqueda. Por otro lado, una herramienta de colaboración online como Asana admite más miembros de equipo en el plan freemium, tiene mejores opciones de comunicación y más funciones integradas. Su estructura y sus planes de primas son bastante similares, por lo que a menudo se reduce a la preferencia personal, la experiencia previa y las necesidades específicas.
Los proyectos grandes son una cosa, pero no descuidar las tareas más mundanas también puede suponer un desafío, sobre todo si eres del tipo de persona que se olvida de echar un vistazo a una propuesta recibida por email o de enviar las diapositivas de la conferencia.
Las herramientas de colaboración en proyectos como Todoist o To Do de Microsoft son estupendas para las personas que siempre tienen un millón de pequeñas tareas. Por ejemplo, con las herramientas de colaboración de Microsoft, puedes establecer plazos y recordatorios, añadir notas, reorganizarlas según su urgencia, etc. Y si tus compañeros de equipo sincronizan sus cuentas, todos pueden ver la carga de trabajo de los demás y asignar tareas en consecuencia.
Para mantener el contacto
Es imposible gozar de una colaboración exitosa sin comunicación. No todo el mundo cuenta con el don de escribir informes detallados y concisos. Suele necesitarse información adicional, e incluso si todo está claro, un segundo vistazo nunca hace daño. Sin embargo, reserva los mensajes de Facebook y WhatsApp para amigos y familia. Cuando se trata de contactar con compañeros de trabajo, existen muchas herramientas de negocio especializadas a tu disposición.
Si eres de la vieja escuela, puede que pienses inmediatamente en Skype. Es gratis, puedes crear chats de grupo, enviar mensajes privados, añadir a tus clientes, hacer videollamadas, y existe desde hace años. Puede funcionar para equipos pequeños que quieran un servicio gratuito sin demasiadas limitaciones y no necesiten muchas funciones.
Por otro lado, las grandes empresas deberían invertir en una buena plataforma de comunicación.
Slack es la herramienta de colaboración más popular que existe. Admite canales privados y públicos, así como chats 1:1 y chats de grupos pequeños de hasta nueve personas. También puedes enviar archivos grandes (hasta 1 GB) y hacer videollamadas con 15 personas a la vez. La interfaz es fácil de usar, y el servicio permite la integración de cientos de otras aplicaciones.
Una cosa principal que hace que Slack sea tan útil es su potente búsqueda. Facilita encontrar ese enlace antiguo o un mensaje que necesitas pero no recuerdas dónde estaba. Puedes buscar por fecha, canal o persona, insertar palabras clave y encontrar fácilmente lo que buscas.
Por otro lado, si tu empresa ya paga por Office 365 de Microsoft, su plataforma Teams es el camino a seguir: no tiene coste adicional. Aunque no es fácil de configurar, está totalmente integrado con las aplicaciones de Office 365. Esto es una gran noticia si tu equipo no necesita la gran cantidad de integraciones que ofrece Slack.
Otras plataformas que merece la pena tener en cuenta son Flock (pros: historial de mensajes ilimitado; contras: interfaz confusa), Discord (pros: llamadas de voz gratuitas ilimitadas; contras: problemas de privacidad), Flowdock (pros: historial de mensajes ilimitado; contras: sin llamadas de audio/vídeo integradas).
Para compartir archivos e ideas
Cuando se trata de compartir archivos con tu equipo, pueden darse dos situaciones. ¿Quieres editar, revisar y trabajar de forma cooperativa en un archivo, o solo necesitas espacio de almacenamiento? ¿Quizá solo necesitas de un servicio de transferencia de archivos?
Los tres principales proveedores de archivos compartidos y almacenamiento en la nube son Google Drive, Dropbox y OneDrive. Elegir entre ellos es complicado, así que aquí tienes un breve resumen de los tres:
Google Drive ofrece una experiencia de usuario sencilla y un almacenamiento ilimitado para las cuentas de empresa. Funciona en Mac, Windows, Android e iOS y se integra perfectamente con los archivos de MS Office. Las funciones de compartir y editar archivos de Google Drive lo hacen destacar sobre la competencia, así como su atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana (disponible por chat, correo electrónico y teléfono)
Por desgracia, para beneficiarse de todas sus funciones, las empresas tendrán que comprar también otros productos de Google. Pero la cuestión principal es la seguridad. Google puede acceder a tus datos, escanearlos y analizarlos. Utiliza la información para publicidad y para ajustar tus resultados de búsqueda en Google. Drive también está vinculado a una dirección de Gmail, por lo que una cuenta comprometida podría significar problemas para todo el equipo o la empresa.
One Drive es más barato que Google Drive, por tan solo 5 $ por usuario, frente a los 10 $ de Google. Al igual que con Google Drive, no obtendrás todas las ventajas que ofrece si no compras otros productos de Microsoft. Pero si tu empresa ya utiliza Office 365, Microsoft Teams y Microsoft Exchange, elegir OneDrive es una obviedad. Permitirá una colaboración más rápida y fluida entre tus compañeros de equipo y toda la organización, ya que se integra perfectamente con otros productos de Microsoft. OneDrive también es una excelente solución independiente de almacenamiento en la nube si solo buscas eso y no te interesan las herramientas de uso compartido y gestión de permisos.
Sin embargo, no almacenamiento ilimitado, y cada usuario dispone de 1TB de almacenamiento, y el tamaño máximo del archivo es 15Gb. Y si la edición sin conexión es obligatoria, puede que necesites elegir otra herramienta, pues el acceso sin conezión solo se encuentra disponible en la app.
Dropbox ofrece almacenamiento ilimitado y permite subir archivos de hasta 50 GB. Puedes acceder a ella en línea a través de tu navegador o utilizar la carpeta de tu dispositivo para simplemente arrastrar y soltar tus archivos. Como pionero del almacenamiento en la nube, ofrece muchas funciones, como borrado remoto de archivos, cifrado de extremo a extremo y gestión manual de permisos. Cuando se trata de seguridad, Dropbox también está a la cabeza. Es de código abierto, por lo que cualquiera puede trabajar en el código y parchear cualquier vulnerabilidad que encuentre.
Por otro lado, Dropboz es el más caro de los tres, con un mínimo de 12.50$ al mes por usuario. Y al contrario que Google y Microsoft, no escanea tus archivos en busca de virus, así que si uno de los miembros de tu equipo sube un archivo infectado, todos los dispositivos enlazados a la cuenta podrían terminar contagiados por un malware. Sin embargo, también significa que no escanea tus datos ni los venderá a terceros.
Pero, ¿y si terabytes ilimitados (¡y caros!) de almacenamiento no es lo que buscas? Si solo necesitas una forma rápida y eficaz de compartir archivos grandes con tus compañeros de equipo, y la edición en línea no es una necesidad, puedes optar por un servicio más barato como WeTransfer. Solo hace una cosa, así que no es tan versátil como otras, pero hace el trabajo, y rápido. Con 1 TB de espacio, excelentes velocidades de carga y descarga, fechas de caducidad y archivos protegidos por contraseña, puede ser todo lo que necesitas para terminar tu proyecto.
Para permanecer protegidos
Trabajar desde casa significa que debes conectarte a la oficina de vez en cuando, pero también que debes enviar y recibir información sensible y comunicarte con tus compañeros de trabajo a través de la red de tu hogar o red wifi pública.
Si no quieres que nadie te escuche, utiliza NordLayer para el cifrado de extremo a extremo. También te permitirá acceder de forma segura a los sistemas y servidores de la oficina. NordLayer funciona en todos los dispositivos, para que puedas colaborar con tus compañeros de equipo y utilizar los recursos de tu empresa estés donde estés.
Independientemente de la plataforma de comunicación o transferencia de archivos que elijas, también es importante proteger los archivos confidenciales que envías y recibes, así como los que almacenas en línea. Utiliza NordLocker para cifrar los datos en tránsito y en la nube. Tus compañeros podrán compartir información sensible sin tener miedo de que alguien la robe. Aunque alguien consiguiera hacerse con tu archivo, sería totalmente imposible desencriptarlo.
¿Cómo seleccionar el mejor servicio para tu equipo?
Conoce tus necesidades. Quizá tu startup no necesita 30TB de almacenamiento y cada función que Trello ofrece. En su lugar, busca un servicio que te permite mejorar tu cuenta en el futuro a medida que crzcan tus necesidades. De esta forma, no tendrás que buscar un nuevo servicio para todo tu equipo cuando crezca tu negocio.
Ten presente la compatibilidad. Si usas MS Office, es más fácil guardar y compartir archivos en OneDrive. Pero si tu equipo prefiere Google Docs, decántate por Google Drive. Siempre examina cómo las nuevas herramientas se integran con las que ya utilizas. Facilitará mucho la colaboración diaria.
Presta atención a la seguridad. ¿El proveedor ha tenido problemas de seguridad? ¿Cuenta con copias de seguridad? Lo último es que quieres que el trabajo de todo un año desaparezca de buenas a primeras sin posibilidad de recuperarlo. ¿Dispone de autenticación de dos factores? Con tanta gente empleando herramientas y cuentas online, más vale prevenir que currar.
Mantén tus herramientas a salvo
Aunque la seguridad es importante a la hora de elegir un proveedor, también debes proteger tus cuentas. Anima a tus compañeros a utilizar contraseñas largas y complejas que sean imposibles de adivinar. Y utiliza un gestor de contraseñas de equipo para almacenarlas de forma segura. Por no hablar de que compartir contraseñas de forma segura es vital para un equipo que trabaja a distancia. No puedes acercarte a la mesa de alguien y susurrársela. Y, por supuesto, no puedes enviársela en texto plano.
NordPass te permite compartir contraseñas de forma segura enviándolas a los bóvedas de otros usuarios. Puedes conceder y revocar el acceso a tus contraseñas siempre que quieras, y todas ellas se almacenarán de forma segura en la nube. Nadie podrá ponerles las manos encima, gracias a nuestra encriptación indescifrable XChaCha20.
Trabajar de forma remota nunca ha sido más sencillo. Solo recuerda permanecer protegido.