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Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel

Monica Webster

Excel ha sido un compañero inseparable de muchas empresas desde su creación. La capacidad de recopilar datos y analizarlos con una fórmula simple es inestimable. Los documentos de Excel u Hojas de cálculo de Google son fundamentales para la mayoría de las empresas, ya sea para la gestión de nóminas o como CMS.

Por lo tanto, es una buena idea proteger una hoja de Excel de la mejor forma posible. Esta guía te ayudará a establecer contraseñas para proteger un libro de Excel de miradas indiscretas o evitar que alguien los modifique.

Cómo poner contraseña a un Excel

Antes de empezar a asignar contraseñas a todos tus archivos importantes, te recomendamos que consultes esta guía primero. Te ayudará a crear contraseñas lo suficientemente seguras como para proteger tus trabajos confidenciales o datos financieros.

  1. Este método solo funciona con Windows 10 y versiones posteriores de Excel. Abre el archivo de Excel que quieras proteger.

  2. Ve a Archivo. A continuación, haz clic en Información.

  3. Ve a Proteger libro. A continuación, haz clic en Cifrar con contraseña.

  4. Introduce y confirma la contraseña que quieras.

¿Qué sucede si utilizo versiones anteriores de Excel?

  1. Para versiones anteriores, el proceso de proteger una hoja Excel es un poco más largo. Abre el archivo de Excel que quieras proteger. Elige la opción Save As en la pestaña Archivo. Si utilizas la última versión de Excel, deberás pulsar el enlace Más opciones cuando intentes guardar el archivo.

  2. Debería aparecer un nuevo cuadro de diálogo con un menú desplegable Herramientas junto al botón Guardar en la parte inferior. Haz clic en Herramientas y selecciona Opciones generales...

  3. Ahora se abrirá otro cuadro más pequeño en el que se te presentarán dos opciones de protección. En función del tipo de archivo, puedes necesitar poner contraseña a un Excel para Abrir o para Modificarlo.

  4. Una vez que hayas introducido la contraseña, haz clic en Aceptar. A continuación, deberás volver a introducir la contraseña para confirmarla.

Cómo poner contraseñas a otros programas de hojas de cálculo

Microsoft OneDrive y Office 365

Afortunadamente, como OneDrive y Office 365 son propiedad de Microsoft, la aplicación de hojas de cálculo es solo Excel. El proceso de proteger una hoja de Excel con contraseña es casi el mismo, salvo que solo tendrás acceso a este proceso pagando por OneDrive u Office 365 Premium.

OneDrive y Google Drive son similares en el sentido de que ninguno de los servicios gratuitos realmente te ofrecerá una protección con contraseña completa, a menos que ya hayas comprado OneDrive Premium o Microsoft Office.

Hojas de cálculo de Google

Hojas de cálculo de Google funciona un poco diferente. Desafortunadamente, las únicas opciones que tendrás para protegerte son evitar que alguien modifique tus hojas de cálculo. Debido a la forma en que Google Drive funciona, tendrás que proporcionar el archivo por tu cuenta y modificar los permisos para que otros lo vean. Las personas podrán copiar y pegar información del archivo, pero no podrán hacer ningún cambio.

  1. Abre el archivo que quieres proteger. En los menús desplegables cerca de la parte superior de la pantalla, haz clic en Datos. A continuación, haz clic en Hojas y rangos protegidos.

  2. Ahora puedes elegir qué parte de la hoja de cálculo quieres proteger. Si escoges Hoja, todo el archivo estará protegido. Sin embargo, si escoges Rango, tendrás que seleccionar las celdas que no quieres que puedan modificarse. Para esta guía, utilizaremos Hoja.

  3. Haz clic en + Añadir una hoja o rango. A continuación, haz clic en Asignar permisos.

  4. Se te pedirá a quién quieres conceder acceso para editar la hoja. Añade a quien quieras a esta lista. Ahora haz clic en Hecho.

Lo que queremos que entiendas de esta guía es que los servicios prémium ofrecen procesos prémium. Proteger tus archivos con una contraseña es bastante fácil y rápido. Lo difícil es recordar esas contraseñas.

Con Gestor de contraseñas, no tienes ese problema. NordPass creará automáticamente contraseñas aleatorias formadas por letras, números y símbolos mezclados. Estas contraseñas se guardarán en un depósito cifrado y se autocompletarán en los campos relevantes. Ya no tendrás que volver a memorizar ninguna contraseña.

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