Contraseñas seguras para el cumplimiento HIPAA
Garantiza el tratamiento seguro de datos sanitarios confidenciales
Resumen general del cumplimiento HIPAA
Los datos médicos de los pacientes son un tema delicado y privado, por lo que hay que tratarlos con sumo cuidado. Aunque, por suerte, existen medidas legales con las que garantizar su seguridad. Infórmate a continuación sobre el cumplimiento de la HIPAA y de cómo ayuda a tu empresa a proteger los datos médicos.
¿Qué es el cumplimiento HIPAA?
La HIPAA es la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud, una legislación pionera de 1996 que protege la confidencialidad y seguridad de los datos de los pacientes. El cumplimiento de la HIPAA garantiza que las empresas y las organizaciones sanitarias protejan los datos privados de los pacientes o la información médica protegida (PHI) frente a infracciones de privacidad, mala gestión interna o filtraciones de datos.
La PHI incluye todos los datos personales que identifiquen a un paciente u otro cliente de dicha institución y engloba desde números de teléfono hasta historiales médicos. Así que es crucial que los proveedores de atención sanitaria, las aseguradoras y las empresas que traten con información de pacientes comprendan los requisitos de cumplimiento de la HIPAA, pues, si llegaran a infringirlos, esto derivaría en cuantiosas sanciones, problemas legales y una pérdida general de confianza.
Entidades cubiertas y acuerdos de asociación empresarial: ¿Quién debe cumplir la HIPAA?
El cumplimiento HIPAA se aplica a dos tipos de organizaciones: entidades cubiertas y sus socios comerciales. Las entidades cubiertas son organizaciones que trabajan activamente con PHI, por ejemplo, proveedores de atención médica y de seguros de salud. Los socios comerciales son empresas que prestan servicios a entidades cubiertas. Pueden ser desarrolladores de aplicaciones, proveedores de infraestructura de TI, contratistas externos, empresas de seguridad, servicios de cáterin, etc. Podría tratarse de cualquier negocio que trate con una entidad cubierta y PHI.
Por ejemplo, debe cumplir con la HIPAA una empresa de TI que desarrolle un gestor de archivos que los hospitales utilizan para acceder a la PHI. De lo contrario, cualquier hospital que utilice una aplicación de este tipo correría el riesgo de infringir las normas de la HIPAA. Cualquier aplicación que trate con PHI debe cumplir con la HIPAA y garantizar un cifrado y otras medidas de seguridad necesarias.
La organización que cumpla con las normas de la HIPAA puede recibir la certificación de la HIPAA. En la mayoría de los casos, las organizaciones que desean recibir la certificación se someten a auditorías externas. Sin embargo, cabe decir que, según el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS), los proveedores de asistencia sanitaria no tienen la obligación de contar con la certificación de la HIPAA.
Lista de verificación de cumplimiento HIPAA
Los requisitos de cumplimiento HIPAA se clasifican en dos categorías: abordables y necesarios. En el caso de la segunda categoría, todas las organizaciones deben aplicar estrictamente la disposición. La otra categoría permite cierta flexibilidad a la hora de aplicarse, o puede no exigirse en ciertas entidades. Los reglamentos HIPAA necesarios son:
Implementación y medios de control de acceso. Cada usuario debe tener un acceso protegido e individual.
Incorporación de registros de actividades y controles de auditoría. La organización debe hacer un seguimiento de cómo se utilizan los datos y mantener registros de actividades.
Políticas de uso/disposición de los puestos de trabajo. Una organización debe supervisar a conciencia los puestos de trabajo y restringir su acceso.
Políticas y procedimientos para dispositivos móviles. Una organización debe tener un plan sobre cómo eliminar la PHI de los dispositivos móviles que los empleados ya no utilicen.
Evaluaciones de riesgos. La organización debe identificar los riesgos y las áreas vulnerables en el manejo de PHI.
Establecimiento de una política de gestión de riesgos. Una organización debe tener políticas y medidas sobre cómo mitigar esos riesgos.
Desarrollo de un plan de contingencia. Una entidad cubierta debe proteger la PHI y actuar en caso de emergencia.
Restringir el acceso de terceros. Los terceros no autorizados no deben acceder a los datos.
Infracciones de la HIPAA y filtraciones de datos
En resumen, una infracción de la HIPAA es cualquier incumplimiento del programa de cumplimiento de una organización que ponga en peligro la integridad de la PHI o la ePHI. Sin embargo, no todas las filtraciones de datos son infracciones de la HIPAA. Si ocurre un incumplimiento por factores de fuerza mayor que la organización no haya podido controlar, no cuenta necesariamente como una infracción, aunque sin duda lo sería en caso de no informar de la infracción de la HIPAA.
Una filtración de datos se convierte en una infracción de la HIPAA cuando la filtración se debe a un programa de cumplimiento de la HIPAA ineficaz, incompleto o anticuado. Algunos ejemplos de infracción de la HIPAA son el acceso no autorizado a la información del paciente, la eliminación indebida de PHI y la falta de medidas de seguridad adecuadas.
Una institución sanitaria que sufra una filtración significativa que afecte a más de 500 personas debe notificarlo en un plazo de 60 días. Las infracciones leves (que afecten a menos de 500 personas) pueden notificarse una vez al año. Además, las entidades también deben informar a los pacientes afectados individualmente.
Las multas por incumplimiento de la HIPAA oscilan entre 100 y 50 000 $ por incidente, dependiendo del nivel de negligencia. Si se detecta que la organización no ha realizado un "esfuerzo de buena fe" para cumplir con la HIPAA, las multas pueden llegar a dispararse. Con más de 40 millones de dólares pagados en multas desde 2016, el cumplimiento de la HIPAA es una parte esencial de cualquier organización que trate con PHI.
Las infracciones de la HIPAA se producen por no cumplir como se debe con los requisitos anteriores. Por ejemplo, alguien podría perder un dispositivo, acceder sin autorización o instalar malware de forma accidental.
Normas de privacidad y seguridad de la HIPAA
La norma de privacidad de la HIPAA protege la intimidad de los pacientes y su derecho a obtener datos de PHI. También supervisa las medidas de seguridad con las que garantizar la privacidad y establece las condiciones en las que una organización puede divulgar datos sin el consentimiento del paciente.
Los pacientes también pueden obtener datos de PHI y solicitar una modificación en caso de ser necesario. Una organización debe responder a la solicitud de datos de un paciente en un plazo de 30 días. Si quisiera utilizar los datos del paciente para marketing, recaudación de fondos o investigación, esta persona debe dar su consentimiento por escrito.
NordPass cumple con la HIPAA
NordPass es un gestor de contraseñas que cumple con la normativa de la HIPAA, lo que garantiza que las organizaciones mantengan el máximo nivel de seguridad de los datos a la vez que simplifica la gestión de contraseñas en toda la empresa.
Cómo proteger los datos sanitarios privados
Aquí te mostramos algunos consejos de ciberseguridad online sobre cómo gestionar los datos privados de los pacientes:
Utiliza una VPN para cifrar el tráfico de tu organización, lo cual es fundamental si los datos están en tránsito y los intrusos intentan interceptarlos.
Cifra los archivos de PHI para que no se pueda acceder a ellos en caso de que haya una filtración.
Activa el cierre de sesión automático en caso de que un usuario deje un dispositivo sin vigilancia.
Imparte formación periódica sobre seguridad a los empleados.
Haz siempre una copia de seguridad de tus datos.
Utiliza aplicaciones de mensajería segura con cifrado de extremo a extremo y secreto perfecto hacia adelante.
Actualiza siempre el software de seguridad de tu empresa.
Asegúrate de que los empleados tomen medidas de precaución para evitar el malware. Por lo que deben eliminar las aplicaciones que no reconozcan, no descargar nunca archivos de sitios web poco fiables ni abrir enlaces, archivos adjuntos o mensajes sospechosos.
En caso de duda, comprueba por otros medios de comunicación que tanto tú como tus empleados compartís los datos con la persona adecuada.
Utiliza servicios de correo electrónico seguros y cifrados.
Utiliza un software seguro que cumpla con las normas de la HIPAA.
Asegúrate de utilizar siempre contraseñas seguras para acceder a las cuentas y bases de datos de tu organización.
¿Tu organización debe utilizar un gestor de contraseñas que cumpla con la HIPAA?
Un aspecto fundamental del cumplimiento de la HIPAA es aplicar una política de seguridad de datos sólida y eficaz. Un gestor de contraseñas que cumpla con la HIPAA, como NordPass, ofrece una mayor seguridad, un control centralizado y una mejora de la productividad del personal, lo que lo convierte en una solución muy beneficiosa para las organizaciones que necesitan cumplir con la HIPAA.
Al ofrecer funciones de cifrado y autenticación multifactor, un gestor de contraseñas minimiza el riesgo de acceso no autorizado a información médica protegida (PHI). El control centralizado mediante el panel de administración de NordPass Business también permite a las organizaciones supervisar el acceso, implantar políticas de contraseñas seguras y revocar el acceso cuando sea necesario, al tiempo que simplifica el proceso de cumplimiento. Además, un gestor de contraseñas para empresas que cumpla con la HIPAA mejora la productividad de los empleados al eliminar la necesidad de recordar varias credenciales, lo que reduce el riesgo de contraseñas poco seguras o reutilizadas.
Utilizar un gestor de contraseñas que cumpla con la HIPAA es una decisión sensata para las empresas que trabajan en el sector sanitario. Al proteger de forma eficaz la información confidencial de los pacientes, un gestor de contraseñas no solo ayuda a las organizaciones a cumplir con la normativa del sector, sino que también protege su reputación y evita las costosas sanciones por infringir la HIPAA. Invertir en un gestor de contraseñas que cumpla con la HIPAA es un paso esencial para garantizar la seguridad y la privacidad de los datos de los pacientes.