Notre quotidien est parfois si mouvementé qu’il en devient presque ingérable. Il arrive que l’on perde le fil de sa liste de tâches. À peine avons-nous rayé de notre esprit une chose, la suivante apparaît. Il est alors très difficile de suivre le rythme. Heureusement, des applications de productivité peuvent vous aider à ne plus vous sentir comme un Sisyphe des temps modernes.
Que vous ayez besoin d’aide pour gérer votre temps, vous souvenir de vos tâches quotidiennes ou simplement vous concentrer, vous trouverez des outils qui vous faciliteront la vie. Aujourd’hui, nous vous présentons les 15 meilleures applications de productivité pour faciliter votre vie professionnelle et personnelle, qu’il s’agisse de gestion du temps, d’organisation ou de stockage sécurisé des mots de passe. Abordons en premier lieu la productivité au travail.
Pourquoi la productivité est importante
Commençons par une question quelque peu philosophique : pourquoi la productivité est-elle si importante pour nous ? La productivité correspond à la quantité de choses que nous pouvons accomplir dans un certain laps de temps. Lorsqu’il s’agit de la productivité au travail, nous la mesurons généralement sur une base journalière ou hebdomadaire, en comparant nos progrès à nos résultats antérieurs ou à ceux de nos collègues.
Cela dit, la productivité personnelle n’est pas quelque chose que l’on peut mesurer objectivement, car elle varie d’une personne à l’autre. Faire moins dans une journée que quelqu’un d’autre ne signifie pas nécessairement être improductif, mais simplement que le rythme de chacun est différent.
Il convient également de noter que le multitâche n’est pas nécessairement synonyme de productivité. En fait, certains psychologues affirment que le multitâche peut faire plus de mal que de bien à votre cerveau. Selon les recherches menées par Kevin Madore et Anthony Wagner, tenter de jongler avec plusieurs tâches à la fois entraîne un ralentissement de l’activité cérébrale et une baisse des performances pendant le travail ou les études. Ainsi, le multitâche peut vous rendre moins productif.
Alors, que faire pour rester productif sans s’épuiser ni perdre le fil ? Cela semble assez simple : planifier, ne pas essayer de faire trop de choses à la fois, éviter les distractions. Une fois que vous avez trouvé les outils qui correspondent à vos besoins, l’objectif devient réalisable.
Catégories d’applications de productivité
Bien que de nombreuses applications de productivité incluent plusieurs fonctions d’organisation et de planification du temps, il n’existe pas de solution unique adaptée à tous les utilisateurs, tout simplement parce que chacun a des besoins différents. Certaines personnes ont besoin d’aide pour planifier leurs tâches une par une, d’autres cherchent un moyen d’écarter toute source de distraction. Pour vous faciliter la tâche, nous allons regrouper les applications de productivité par catégories.
Les principales catégories que nous examinons aujourd’hui sont les suivantes :
Listes de tâches
Applications de prise de notes
Applications de gestion du temps
Minuteurs Pomodoro et applications de concentration
Bloqueurs de distraction
Enregistreurs d’écran
Gestionnaires de mots de passe
Certaines applications disposent de plusieurs fonctions : par exemple, une application de gestion du temps peut également être équipée d’une fonction de prise de notes. Les applications sont donc répertoriées en fonction de leur fonction principale, mais d’autres astuces utiles sont mentionnées dans les descriptions.
Les meilleures applications de productivité pour iOS et MacOS
Il n’est pas forcément nécessaire de télécharger ou d’acheter des applications pour améliorer votre productivité. Si vous fouillez dans vos appareils iOS et Android, vous trouverez des outils que vous pouvez utiliser pour améliorer vos performances au travail. Quelles sont les applications de productivité disponibles sur votre MacBook ou votre iPhone ?
Les appareils Apple sont dotés d’un logiciel intégré facile à synchroniser entre les appareils, ce qui permet à certaines de vos applications de productivité pour iPhone d’être également accessibles sur un Mac ou un iPad. Commençons par quelque chose de très simple : Calendrier. Vous pouvez l’utiliser pour suivre vos réunions et mettre en place votre routine quotidienne. Rappels vous permet de créer et de planifier des listes de tâches. Notes et Freeform sont ce dont vous avez besoin pour écrire vos idées et faire des esquisses des idées de brainstorming. De même, Dictaphone vous aide à mémoriser vos concepts si vous n’avez pas le temps de tout écrire.
En plus des applications de productivité intégrées, les appareils Apple disposent d’un bloqueur de distractions intégré. Si vous souhaitez vous concentrer sur votre travail et mettre en sourdine les notifications et autres sources de détournement de l’attention, rendez-vous dans les paramètres de votre système et activez le mode Concentration. Vous pouvez personnaliser les paramètres du mode Concentration pour mettre certaines applications sur liste blanche ou déterminer un calendrier pour le faire fonctionner automatiquement.
Les meilleures applications de productivité pour Android
Nous savons donc de quoi sont équipés les iPhone, mais quelles sont les applications de productivité que vous pouvez utiliser si vous avez un appareil Android ? Les choses sont un peu plus délicates. La gamme des téléphones Android est assez large et les différents fournisseurs disposent de leurs propres applications natives.
Les applications de productivité Android par défaut que vous trouverez sur tous les appareils, quel que soit le modèle, sont, bien entendu, les fonctionnalités de Google Suite telles que Agenda et Docs. Autre outil utile : Google Jamboard est un tableau blanc numérique qui vous permet, à vous et à votre équipe, de faire du brainstorming et de partager des idées en temps réel.
Nous utiliserons Samsung comme dénominateur commun pour les applications intégrées. Cependant, votre modèle dispose probablement d’une option équivalente, il vous suffit donc de consulter votre liste d’applications. L’application Notes vous permet d’ajouter des listes ou des mémos. Vous pouvez même utiliser un stylet pour prendre des notes à la main, l’application Notes les transcrira dans un fichier modifiable.
Comme les appareils iOS, les téléphones Android vous permettent de configurer un mode de blocage des distractions. Sélectionnez le mode Travail dans vos paramètres ou créez votre propre modèle de concentration. Le mode peut être réglé pour s’activer automatiquement pendant vos heures de travail.
Les meilleures applications de productivité
Avant de présenter les recommandations d’applications tierces, parlons brièvement de la sécurité. Des milliers d’applications sont disponibles dans votre boutique d’applications préférée, mais toutes ne sont pas conçues avec les meilleures intentions. Malheureusement, certaines applications sont utilisées pour extraire des données ou, pire encore, agissent comme des malwares. Veillez à toujours les télécharger auprès du fournisseur officiel et vérifiez les autorisations demandées par l’application. Vous trouverez plus d’informations sur la protection de votre appareil contre les applications non autorisées ici.
Applications de listes de tâches
Commençons par les tâches quotidiennes. Si vous avez pris l’habitude d’essayer de garder toutes vos tâches en mémoire, une application de liste de tâches vous soulagera très certainement. Elles facilitent l’organisation des priorités et vous permettent d’être sûr d’avoir coché toutes les cases à la fin de la journée.
1. Todoist
Todoist est une application simple et intuitive destinée à organiser vos tâches professionnelles et personnelles. Elle vous permet de trier vos tâches en fonction de leur priorité, ce qui facilite la gestion des questions urgentes sans vous laisser submerger par les tâches moins importantes.
Vous pouvez utiliser Todoist pour gérer les tâches ponctuelles et récurrentes. Votre liste sera automatiquement organisée en fonction de la date d’échéance et du niveau de priorité. Todoist propose le partage des tâches, ce qui vous permet de gérer votre liste de tâches avec l’ensemble de votre équipe.
Todoist est disponible avec un abonnement gratuit ou payant sur les appareils iOS, Android et Windows et offre une synchronisation multiplateforme.
2. Trello
Si vous préférez une gestion des tâches sous forme de tableau Kanban plutôt qu’avec des puces, Trello est peut-être la solution qu’il vous faut. Trello est un tableau de gestion des tâches axé sur l’équipe qui vous permet de voir tout ce qui figure sur votre liste de tâches en un seul endroit, affichant aussi bien les tâches accomplies que celles restant à faire.
Outre le tableau Kanban classique, Trello vous permet de visualiser toutes vos échéances grâce au mode Calendrier, ce qui vous donne un aperçu clair de votre productivité mensuelle.
Les extensions Trello peuvent être téléchargées gratuitement pour les navigateurs Chrome, Firefox et Safari, et l’application est disponible pour Windows, iOS et Android. Vous pouvez également passer à la version Premium.
Applications de prise de notes
Beaucoup d’entre nous ont commis l’erreur d’attendre d’avoir mis par écrit leur nouvelle idée de génie pour se rendre compte, une fois le stylo et le papier en main, que l’idée s’était envolée. Les applications de prise de notes sont un moyen rapide de sauvegarder vos idées dès qu’elles vous viennent à l’esprit.
3. Evernote
Evernote est une application d’organisation polyvalente et un logiciel Web. La qualifier de simple application de prise de notes serait réducteur compte tenu de toutes ses caractéristiques, mais cette fonction ne peut pas non plus être négligée. Elle vous permet de taper, de mettre en forme et de partager vos notes, ainsi que de créer des listes de contrôle et de tâches quotidiennes. Vous pouvez facilement créer et utiliser différents modèles pour vos notes de réunion, vos réflexions quotidiennes ou vos recherches. Scratch Pad offre la possibilité de prendre un mémo rapide pouvant être ensuite converti en note permanente.
En outre, vous pouvez travailler avec des PDF, des enregistrements audio et des images, et même numériser des fichiers directement dans l’application. Evernote permet en outre de programmer des rappels pour vos tâches, l’application se synchronisant avec Google Agenda.
Evernote est disponible sous forme de site Web et d’application pour ordinateur, ainsi que sur les appareils iOS et Android. Vous pouvez l’utiliser gratuitement en tant que particulier ou essayer la version d’essai gratuite d’un mois pour les équipes.
4. Notion
Notion est un carnet de notes numérique destiné à créer, gérer et organiser vos projets. Il utilise la mécanique du glisser-déposer pour vous permettre de créer librement votre journal personnel. Toutefois, vous pouvez également consulter les modèles créés par les utilisateurs. C’est un outil flexible s’adaptant aussi bien à la vie professionnelle que personnelle. Il est aussi bien plus qu’une simple plateforme pour prendre des notes rapides.
Notion vous permet d’établir un calendrier, de suivre vos habitudes et de créer des wikis numériques. Vous pouvez importer des fichiers et utiliser l’environnement numérique pour travailler sur vos projets de codage. Récemment, Notion a introduit l’assistance de l’IA pour travailler plus rapidement grâce à des suggestions d’écriture, des modifications et des traductions.
Notion est disponible gratuitement sur Windows, Mac, iOS et Android et offre une synchronisation multiplateforme. Si vous choisissez l’abonnement mensuel, vous accéderez à la fonctoin de partage de votre espace de travail avec un maximum de 250 invités.
Applications de gestion du temps
La gestion du temps est l’une des tâches les plus difficiles à maîtriser. Quel que soit le degré de planification, un seul retard peut faire dérailler le reste du programme. Néanmoins, vous pouvez améliorer vos compétences en matière de gestion du temps grâce aux deux applications de productivité suivantes.
5. RescueTime
RescueTime est une application qui vous aide à optimiser votre gestion du temps. Il s’agit d’un outil intuitif qui tient compte de vos habitudes quotidiennes pour vous aider à établir votre emploi du temps. RescueTime analyse votre emploi du temps en fonction de vos événements quotidiens, qu’il s’agisse de réunions, de séances de travail ou de pauses, et vous propose des suggestions sur la manière de planifier vos tâches pour répondre au mieux à vos besoins.
L’application analyse les données relatives à votre temps d’écran et vous permet d’activer le blocage des distractions pour vous empêcher de consulter les applications qui vous déconcentrent pendant votre travail. Vous pouvez recevoir des données en direct sur votre productivité et fixer des objectifs hebdomadaires.
RescueTime est disponible en téléchargement gratuit pour une période d’essai de deux semaines sous la forme d’une extension de navigateur et d’un logiciel pour ordinateur, ainsi que d’une application iOS et Android.
6. Toggl
Toggl est une application dont l’objectif est de vous aider à gérer votre emploi du temps quotidien et à stimuler votre productivité. Il crée des rapports sur les performances des données en temps réel pour l’ensemble de l’équipe. Cependant, Toggl ne se contente pas de comptabiliser le temps : il vous permet également de contrôler votre santé et votre niveau d’épuisement.
Grâce aux données disponibles sur Toggl, les entreprises peuvent calculer avec précision la masse salariale et analyser la rentabilité des projets. Les données des rapports de temps peuvent également être partagées avec les clients à l’aide de graphiques générés automatiquement et faciles à suivre.
Toggl est téléchargeable en tant qu’application iOS et Android ou sur les appareils Windows et Mac pour un essai gratuit de 30 jours.
Minuteurs Pomodoro et applications de concentration
Si vous ne connaissez pas la technique Pomodoro, sachez qu’il s’agit d’une méthode de gestion du temps qui consiste à le diviser en segments de travail et de pause. La technique Pomodoro type est 25-5, c’est-à -dire que vous travaillez pendant 25 minutes et faites une pause de 5 minutes, mais les durées peuvent varier en fonction de vos préférences.
7. Forest
Forest est une application/un jeu unique qui combine un minuteur et un bloqueur de distraction. À première vue, il s’agit d’un minuteur Pomodoro comme les autres : vous réglez un minuteur pour vous concentrer sur une tâche. Voici l’astuce : pour chaque tâche accomplie, vous faites pousser un arbre. Plus vous accomplissez de tâches, plus votre forêt s’agrandit. Cependant, si vous quittez l’application au milieu d’un cycle, vos arbres vont se dessécher et mourir.
En outre, Forest fonctionne également comme un bloqueur de distraction. Sélectionnez les notifications d’applications que vous souhaitez bloquer et celles à mettre sur liste noire lorsque vous activez la minuterie. Ainsi, si vous attendez un appel ou un message important, vos arbres continueront à pousser une fois que vous aurez répondu.
L’extension Forest pour le navigateur Chrome est gratuite, tout comme l’application pour vos appareils iOS et Android.
8. Pomotodo
À première vue, Pomotodo est un outil classique de minutage Pomodoro. Configurez un minuteur pour une session de travail et concentrez-vous sur votre tâche jusqu’à ce que le minuteur soit écoulé. Toutefois, l’application ne se limite pas à cet outil. Comme son nom l’indique, Pomotodo combine la technique Pomodoro avec vos listes de tâches.
Vous pouvez programmer un minuteur distinct pour chacune des tâches de votre liste. Il utilise une syntaxe simple pour classer les tâches par ordre de priorité : par exemple, vous pouvez écrire Priorité N° 1 à côté de vos tâches les plus urgentes. À la fin de chaque journée, un rapport de productivité compare vos performances quotidiennes et vous recommande des heures de concentration optimales.
Vous pouvez utiliser Pomotodo gratuitement comme une extension Chrome, une application Web pour Mac et Windows, et une application mobile pour iOS et Android, ou passer à l’abonnement Pro pour débloquer des fonctionnalités avancées.
9. Focus To-Do
Focus To-Do est une application de gestion du temps et de style Pomodoro pour vous aider à améliorer votre productivité quotidienne au travail et à la maison. Vous pouvez définir des échéances pour les cycles de travail, recevoir des rapports de performance quotidiens et créer des rappels pour rester au courant de tout.
Vous avez des tâches récurrentes ? Au lieu de les enregistrer manuellement à chaque fois, programmez un rappel automatique. Outil tout-en-un, Focus To-Do vous permet d’ajouter des notes personnelles et des mémos. Pour faciliter votre organisation, pensez à diviser chacune de vos tâches en sous-tâches plus petites. De cette façon, vous serez moins susceptible de vous laisser déborder et vous aurez plus de chances d’atteindre vos objectifs.
Focus To-Do est disponible gratuitement sur toutes les principales boutiques d’applications pour les appareils mobiles et ordinateurs, ainsi que sous la forme d’une extension Google Chrome.
10. Focus@Will
Saviez-vous que la musique (et le bruit) peut favoriser ou au contraire réduire votre productivité ? Les développeurs de Focus@Will en ont bien conscience, c’est pourquoi ce produit est l’un des plus originaux de cette liste. Cette application divise votre travail en segments de 20 minutes avec des sessions pouvant durer jusqu’à 200 minutes. Pendant chaque session, vous écouterez de la musique qui stimule votre activité cérébrale, alors n’oubliez pas de brancher vos écouteurs.
Focus@Will a été créé sur la base de recherches scientifiques et s’est avéré utile pour les personnes souffrant de TDAH. Le catalogue de sons comprend de la musique instrumentale et des fonds sonores atmosphériques. À chaque séance de 20 minutes, la musique change légèrement pour stimuler le cerveau sans le distraire.
Focus@Will est disponible sur les boutiques d’applications pour iOS, MacOS, Android et Windows. L’inscription donne accès à un essai gratuit de 28 jours et différents abonnements sont disponibles pour les particuliers ou votre entreprise.
Bloqueurs de distraction
Êtes-vous envahi par un flux constant de notifications ? Votre pouce passe trop souvent sur Facebook ou Instagram à votre goût ? Nous vivons à l’ère des distractions, dont la plupart se présentent sous la forme d’applications de réseaux sociaux. Pour remédier à ce problème, des applications de blocage des distractions ont vu le jour.
Certaines des applications de minuterie et de concentration dont nous avons parlé, comme Forest, sont également dotées de bloqueurs de distraction intégrés. Gardez donc ce point en tête lorsque vous testez différentes plateformes.
11. BlockSite
BlockSite est un outil de concentration et un bloqueur de distraction pour stimuler le travail et la productivité personnelle. Le principe est simple : ajoutez les URL des sites Web qui vous distraient, et BlockSite les mettra sur liste rouge aussi longtemps que vous en aurez besoin pour rester concentré. Vous pouvez également bloquer des mots clés spécifiques et même mettre en place des pages de redirection. Ainsi, même si vous essayez de contourner les restrictions, vous serez en mesure de garder votre concentration.
Vous êtes tenté de le désactiver ? BlockSite est prêt à vous en empêcher : les paramètres sont protégés par un mot de passe, ce qui implique que chaque modification nécessitera de saisir à nouveau votre mot de passe. Vous pouvez même créer votre propre page personnalisée pour vous rappeler qu’il est temps de rester concentré, et non de surfer sur Facebook.
BlockSite est disponible sous forme d’extension de navigateur Chrome, Firefox et Edge, comme application d’ordinateur pour Windows ou comme application pour Android et iOS, et ce gratuitement.
12. Freedom
Parfois, vous essayez d’échapper à votre travail en cherchant des distractions sur votre téléphone. C’est là que Freedom entre en jeu : ce bloqueur de distractions prend en charge le contrôle de plusieurs appareils pour bloquer en même temps toutes les distractions sur votre ordinateur, votre téléphone et votre tablette. Vous pouvez même bloquer votre connexion Internet et activer le mode verrouillé pour vous concentrer sur vos activités hors ligne.
Avec Freedom, programmez vos périodes préférées d’occultation de l’écran et de concentration ou démarrez une nouvelle session quand vous le souhaitez. Une fois que vous avez sélectionné les sites Web et les applications que vous souhaitez bloquer, choisissez la durée et commencez votre période de productivité. L’application vous permet également de créer un fond d’écran et d’annoter chaque session pour suivre vos progrès.
Freedom est disponible sur Mac, iOS, Windows et Android, ainsi que sous forme d’extension Google Chrome. L’essai gratuit vous donne accès à sept séances gratuites, ou souscrivez à l’abonnement Freedom Premium.
Outils d’enregistrement d’écran
De nombreux téléphones sont déjà équipés d’une fonction d’enregistrement d’écran. Cependant, il peut arriver d’avoir besoin d’améliorations supplémentaires, comme des effets audio ou un meilleur découpage pour créer des montages. C’est dans des cas comme ceux-ci que les applications d’enregistrement d’écran se révèlent utiles. Utilisez ces outils pour capturer des séquences importantes et les revoir ultérieurement ou les utiliser dans vos autres projets.
Soyez toujours prudent lorsque vous téléchargez des applications d’enregistrement d’écran et vérifiez les autorisations requises. En autorisant l’accès à l’écran de votre téléphone, vous vous exposez au risque qu’un logiciel malveillant enregistre vos mots de passe, vos coordonnées bancaires et d’autres informations sensibles.
13. Loom
Si vous travaillez avec des supports visuels ou des tutoriels vidéo, ou si vous trouvez simplement que les tutoriels vidéo sont plus faciles à suivre, Loom peut vous être d’une grande utilité. Il permet de créer du contenu vidéo asynchrone, par exemple des webinaires ou des messages vidéo préenregistrés. Grâce à Loom, capturez votre message sans avoir à taper de longs e-mails.
Les vidéos Loom sont faciles à partager. Ajoutez également des transcriptions et des sous-titres codés pour aider le destinataire ou l’auditoire à suivre ou pour en faire des sous-titres dans une autre langue. Vous pouvez enregistrer simultanément votre écran et vous-même à l’aide de la caméra de votre appareil afin d’obtenir un contenu intéressant qui peut être modifié dans l’application.
L’enregistreur d’écran Loom est disponible pour les appareils Windows, Mac, iOS et Android ou en tant qu’extension Google Chrome. L’abonnement gratuit Starter convient aux particuliers, tandis les abonnements Business et Enterprise sont destinés aux équipes.
14. Movavi
Movavi est un outil tout-en-un pour la création de vidéos. Vous pouvez enregistrer le son et l’écran de votre appareil, les modifier dans l’application et les convertir dans le format de votre choix. En utilisant Movavi Video Suite, vous disposerez de l’ensemble des outils dont un vidéaste professionnel a besoin.
Récemment, Movavi a introduit des fonctions alimentées par l’IA qui rendent le processus encore plus facile et vos vidéos plus professionnelles. Grâce à l’IA, vous pouvez supprimer les bruits de fond inutiles, suivre les mouvements rapides, agrandir l’image et même modifier l’aspect de votre environnement.
Le logiciel Movavi est disponible sur les ordinateurs Microsoft ainsi que sur les appareils Apple et Android. Essayez la version gratuite ou souscrivez un abonnement pour utiliser la suite vidéo, l’éditeur de photos et d’autres fonctionnalités.
Gestionnaires de mots de passe
Pour terminer par un point important, parlons des gestionnaires de mots de passe. À première vue, il peut sembler surprenant qu’ils soient liés à la productivité. Cependant, les chiffres parlent d’eux-mêmes : en moyenne, une personne passe jusqu’à 12 heures par an à réinitialiser ses mots de passe. C’est une demi-journée consacrée à essayer de se souvenir de la place d’une majuscule et d’un signe de ponctuation. Nous avons une excellente suggestion pour vous aider à améliorer votre productivité.
15. NordPass
Le dernier élément de notre liste est, bien sûr, NordPass. Si vous ne connaissez pas encore NordPass, il s’agit d’un gestionnaire de mots de passe destiné aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers. Il utilise une architecture à connaissance nulle pour stocker vos mots de passe en toute sécurité et vous permet de générer de nouvelles combinaisons fortes et uniques pour assurer la sécurité de vos comptes.
Outre le stockage des mots de passe, NordPass protège aussi vos numéros de carte bancaire, vos notes sécurisées et vos clés d’accès. Grâce à la sauvegarde automatique et au remplissage automatique, vous ne perdrez pas de temps à saisir vos données de connexion caractère par caractère.
NordPass est disponible sous forme d’extension pour tous les navigateurs courants. L’application Web est téléchargeable sur votre appareil Windows ou Mac, elle existe aussi en version mobile pour iOS et Android. Pour en savoir plus sur les tarifs de NordPass, cliquez ici.
Conclusion
La productivité est parfois un animal sauvage difficile à dompter, mais de nombreux outils sont à votre disposition pour vous éviter d’être débordé par toutes vos tâches. Que vous ayez besoin d’aide pour gérer votre temps, pour limiter vos distractions ou pour suivre vos tâches, ou que vous ayez besoin d’outils plus techniques pour améliorer votre espace de travail, essayez une ou plusieurs des applications dont nous avons parlé aujourd’hui : vous trouverez peut-être celle qui vous convient le mieux.
Si vous ouvrez un compte sur plusieurs des applications de productivité dont nous avons parlé, vous aurez besoin d’un gestionnaire de mots de passe pour contrôler tous vos identifiants de connexion. NordPass vous permet de stocker en toute sécurité tous vos mots de passe personnels et professionnels et de partager l’accès aux applications de productivité avec des personnes de confiance. Alors, inscrivez-vous à NordPass, trouvez votre nouvelle application de productivité préférée et améliorez votre flux de travail dès aujourd’hui.