Supponiamo che ti sia venuto il raffreddore, che l'idraulico stia venendo a riparare un rubinetto che perde, oppure ancora che lavori da casa a tempo pieno. Per nessun motivo la tua produttività dovrebbe risentirne, e nemmeno il progetto su cui il tuo team sta lavorando dovrebbe essere temporaneamente messo da parte. La buona notizia è che puoi utilizzare molti strumenti di collaborazione aziendale per aiutare i colleghi del tuo team a lavorare insieme, a prescindere da dove si trovino. Scopriamo insieme alcuni strumenti dedicati alla collaborazione dei gruppi di lavoro.
Come scegliere gli strumenti di collaborazione per la tua impresa?
Quando devi scegliere una piattaforma di collaborazione per te e il tuo gruppo di lavoro, occorre tenere in considerazione diversi fattori. Per prima cosa, valuta il budget a disposizione. Il mercato offre una moltitudine di strumenti di collaborazione online e non tutti potrebbero rientrare nei tuoi vincoli finanziari.
Il secondo passo consiste nell'esaminare le esigenze della tua azienda. Comprendere tali necessità ti aiuterà a restringere il ventaglio di opzioni e a scegliere i migliori strumenti di collaborazione online per la tua impresa.
Anche le dimensioni del progetto rappresentano un fattore importante. Se lavori a un progetto su larga scala, potresti avere bisogno di uno strumento di collaborazione che sia in grado di gestirlo adeguatamente. Viceversa, se sei impegnato in un progetto più piccolo che coinvolge solo poche persone, potrebbe bastare uno strumento semplice e più economico.
Infine, è importante considerare l'integrazione con altri strumenti. Se stai già utilizzando altri strumenti per la produttività o la gestione di progetti, senza dubbio vorrai evitare la seccatura di dover passare in continuazione da una piattaforma all'altra. Di conseguenza, prima di scegliere uno strumento di collaborazione, assicurati che si integri senza problemi con gli altri sistemi e applicazioni che utilizzi.
Tenendo in considerazione tutti questi fattori nella ricerca di uno strumento collaborativo online, avrai molte più possibilità di trovare il miglior software di collaborazione per il tuo team.
Gli strumenti online per la gestione di attività e carichi di lavoro
Quando si tratta di gestione dei progetti, la maggior parte delle persone pensa ad Asana o Trello. Queste piattaforme sono molto popolari e i team di vari settori le usano quotidianamente.
Trello consente l'integrazione di numerosi strumenti, presenta limiti maggiori per il caricamento di file e offre un sistema di ricerca completo. Dal canto suo, uno strumento di collaborazione online come Asana supporta un maggior numero di membri del team col piano freemium, dispone di opzioni migliori per la comunicazione e possiede più funzionalità integrate. Le due opzioni sono piuttosto simili fra loro a livello di struttura e piani premium, perciò la scelta spesso si basa su preferenze personali, esperienze pregresse e specifiche esigenze.
I grandi progetti sono una cosa, ma tenere il passo con lavori e incarichi minori può essere altrettanto impegnativo. Soprattutto se sei il tipo di persona che tende a dimenticare impegni come dare una rapida occhiata a un'email di proposta o inviare quelle slide per la conferenza.
Strumenti per la collaborazione progettuale come Todoist o To Do di Microsoft sono un'ottima scelta per le persone che hanno sempre una miriade di piccole attività da svolgere. Ad esempio, utilizzando gli strumenti di collaborazione di Microsoft, è possibile impostare scadenze e promemoria, oltre a inserire note, riordinarle in base all'urgenza e molto altro. Inoltre, se i colleghi del gruppo di lavoro sincronizzano i propri account, tutti possono vedere il carico di lavoro delle altre persone e assegnare le attività di conseguenza.
Per tenersi in contatto
Non puoi avere una collaborazione di successo senza una buona comunicazione. Non tutti hanno un talento impeccabile per scrivere brief dettagliati. Spesso sono necessarie ulteriori informazioni e, anche se tutto sembra chiaro, un doppio controllo non fa mai male. Tuttavia, lascia Facebook Messenger e WhatsApp per amici e familiari. Quando invece vuoi comunicare con i tuoi compagni di team, esistono molti strumenti aziendali dedicati che puoi usare.
Se ti piace fare le cose alla vecchia maniera, non può che venirti in mente Skype. È gratuito e permette di creare chat di gruppo, inviare messaggi privati, aggiungere clienti ed effettuare videochiamate, ed è in circolazione da anni. Può essere una buona scelta per i piccoli team che cercano un servizio gratuito senza eccessive limitazioni e non hanno bisogno di un gran numero di funzionalità .
Le aziende più grandi, tuttavia, dovrebbero investire in una buona piattaforma di comunicazione.
Slack è lo strumento collaborativo più popolare al giorno d'oggi. Offre sia canali privati che pubblici, nonché chat tra singoli utenti e chat di piccoli gruppi fino a un massimo di nove persone. Permette inoltre di inviare file di grandi dimensioni (fino a 1 GB) e di effettuare videochiamate con 15 persone contemporaneamente. L'interfaccia è semplice da usare e il servizio consente l'integrazione di centinaia di altre app.
Uno degli aspetti principali che rende Slack tanto utile è la sua potente funzionalità di ricerca. Ti permette ad esempio di ritrovare con facilità quel vecchio link di cui hai bisogno, oppure un messaggio importante che non ricordi più dove o quando sia stato scritto. Puoi effettuare ricerche in base a specifiche date, canali o persone, inserire parole chiave e trovare senza problemi ciò che cerchi.
Se però la tua azienda ha già sottoscritto un abbonamento a Office 365 di Microsoft, la piattaforma Teams è la scelta più logica: non comporta infatti alcun costo aggiuntivo. Pur non essendo semplice da configurare, lo strumento è pienamente integrato con le app di Office 365. Questa è un'ottima notizia se il tuo team non ha bisogno della moltitudine di integrazioni che offre Slack.
Altre piattaforme che vale la pena di prendere in considerazione sono Flock (pro: cronologia dei messaggi illimitata; contro: interfaccia utente confusa), Discord (pro: chiamate vocali gratuite e illimitate; contro: problemi di privacy), Flowdock (pro: cronologia dei messaggi illimitata; contro: nessuna opzione integrata per chiamate audio/video).
Per la condivisione di file e idee
Quando devi condividere file con il tuo team, ci sono due possibilità . Vuoi essere in grado di modificare, rivedere e lavorare insieme su un file o hai solo bisogno di spazio di archiviazione? Magari un servizio di trasferimento file è tutto ciò che stai cercando?
I tre principali fornitori di servizi per la condivisione di file e l'archiviazione cloud sono Google Drive, Dropbox e OneDrive. Scegliere fra queste tre opzioni può essere complicato, quindi ecco un breve riepilogo delle loro caratteristiche:
Google Drive offre un'esperienza utente semplice e uno spazio di archiviazione illimitato per gli account Enterprise. Funziona su Mac, Windows, Android e iOS, e si integra alla perfezione coi file di MS Office. Google Drive si distingue dalla concorrenza per le sue funzionalità di condivisione e modifica dei file, nonché per l'assistenza clienti disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 (tramite chat, e-mail e telefono).
Purtroppo, se le aziende vogliono beneficiare di tutte le sue funzionalità , dovranno acquistare anche altri prodotti di Google. Il problema principale, tuttavia, è rappresentato dalla sicurezza. Google può accedere ai tuoi dati, scansionarli e analizzarli. Utilizza tali informazioni per scopi pubblicitari e per personalizzare i risultati delle ricerche su Google. Il servizio Drive è inoltre collegato a un indirizzo Gmail, pertanto la violazione di un account potrebbe comportare problemi per l'intero team o l'azienda.
One Drive è una soluzione più economica di Google Drive, poiché costa solo 5 $ per utente rispetto ai 10 $ di Google. Tuttavia, proprio come avviene con Google Drive, non potrai beneficiare di tutti i vantaggi che offre se non acquisterai altri prodotti Microsoft. Se però la tua azienda utilizza già Office 365, Microsoft Teams e Microsoft Exchange, allora OneDrive è una scelta pressoché scontata. Permetterà ai colleghi del team e all'intera organizzazione di collaborare in modo più rapido e fluido, dal momento che si integra alla perfezione con altri prodotti Microsoft. OneDrive è inoltre un'eccellente soluzione autonoma per l'archiviazione cloud, se cerchi solo questo servizio e non ti interessano gli strumenti di condivisione e gestione delle autorizzazioni.
Tuttavia, non esiste un'opzione di archiviazione illimitata, poiché ogni utente riceve 1 TB di spazio e la dimensione massima dei file è di 15 GB. E se hai bisogno di modifiche offline, potrebbe essere meglio scegliere un altro provider, poiché l'accesso offline è disponibile solo su app.
Dropbox offre uno spazio di archiviazione illimitato e permette di caricare file di grandi dimensioni, fino a 50 GB. È possibile accedervi online, tramite il browser, oppure utilizzare l'apposita cartella sul dispositivo per trascinare e rilasciare i file in tutta semplicità . In qualità di servizio pionieristico nell'archiviazione cloud, offre numerose funzionalità come la cancellazione dei file da remoto, la crittografia end-to-end e la gestione manuale delle autorizzazioni. Anche dal punto di vista della sicurezza Dropbox è ai vertici della categoria. Essendo open source, chiunque può lavorare sul codice e porre rimedio a eventuali vulnerabilità .
Tuttavia, Dropbox è il più costoso dei tre, a partire da 12,50$ per utente al mese. E, a differenza di Google e Microsoft, non eseguirà la scansione dei tuoi file alla ricerca di virus, quindi se uno dei tuoi compagni di team dovesse caricare un file infetto, tutti i dispositivi collegati all'account potrebbero finire con dei malware. D'altra parte, ciò significa anche che non eseguirà la scansione dei tuoi dati per venderli a terzi.
Ma cosa dovresti fare se non ti interessano illimitati (e costosi!) terabyte di spazio di archiviazione? Se ti serve solo uno strumento rapido ed efficiente per condividere coi colleghi dei file di grandi dimensioni, e non hai alcuna esigenza di modificarli online, puoi optare per un servizio più economico come WeTransfer. Offre solamente il trasferimento di file e perciò non è versatile come gli altri strumenti, ma il servizio è affidabile e veloce. Dal momento che offre 1 TB di spazio, eccellenti velocità di upload e download, date di scadenza e file protetti da password, potrebbe fornirti tutto il necessario per portare a termine un progetto.
Per stare al sicuro
Lavorare da casa significa che devi occasionalmente connetterti all'ufficio. Ma significa anche che invii e ricevi informazioni sensibili e comunichi con i tuoi colleghi attraverso la tua rete domestica o il Wi-Fi pubblico.
Se vuoi proteggerti da occhi indiscreti, utilizza NordLayer per la crittografia end-to-end. Ti consente anche di accedere in modo sicuro ai sistemi e server dell'ufficio. NordLayer funziona su tutti i dispositivi, permettendoti di collaborare coi colleghi e di utilizzare le risorse della tua azienda ovunque ti trovi.
A prescindere dalla piattaforma per la comunicazione o il trasferimento di file che sceglierai, è importante anche proteggere i file sensibili che invii e ricevi, così come quelli che conservi online. Usa NordLocker per crittografare i dati in transito e sul cloud. Le persone del tuo team potranno condividere informazioni sensibili senza temere che qualcuno possa rubarle. In più, anche se qualcuno riuscisse a mettere le mani su uno dei tuoi file, decrittarlo sarebbe del tutto impossibile.
Come scegli il servizio giusto per te e il tuo team?
Scopri di cosa hai bisogno. Forse la tua startup non ha bisogno di 30 TB di spazio di archiviazione e di tutte le funzionalità che Trello ha da offrire. Cerca invece un servizio che ti consenta di migliorare il tuo account e che soddisfi le tue esigenze. In questo modo, non dovrai cercare una soluzione diversa e spostare l'intero team da una piattaforma all'altra man mano che cresce.
Pensa alla compatibilità . Se usi MS Office, è più facile salvare e condividere file su OneDrive. Ma se il tuo team preferisce Google Docs, ha più senso utilizzare Google Drive. Valuta sempre come i nuovi strumenti si integreranno con quelli che stai già utilizzando. Renderà la collaborazione e l'esecuzione delle attività quotidiane più facili e veloci.
Presta attenzione alla sicurezza. È risaputo che quel provider abbia problemi di privacy? Sono disponibili dei backup? Non vuoi che i tuoi anni di lavoro scompaiano senza alcun modo di recuperarli. È disponibile l'autenticazione a due fattori? Con così tante persone che utilizzano vari strumenti online e account contenenti informazioni aziendali sensibili, vuoi che tutto sia sicuro.
Mantieni i tuoi strumenti al sicuro
La sicurezza è un fattore importante quando si sceglie un provider, ma non bisogna comunque dimenticare che occorre fare la propria parte per proteggere questi account. Invita le persone del tuo team a utilizzare password lunghe e complesse, che siano impossibili da indovinare. E utilizza un gestore di password del team per conservarle tutte in modo sicuro. Senza poi dimenticare che la condivisione sicura delle password è di cruciale importanza per un team che lavora da remoto: di certo non si può andare alla scrivania di un collega e comunicargliele di persona. Ed è altrettanto fuori discussione inviarle come testo in chiaro.
NordPass ti consente di condividere le password in modo sicuro, inviandole ai vault di altri utenti. Puoi concedere e revocare quando vuoi l'accesso alle tue password, che verranno tutte archiviate in modo sicuro nel cloud. Nessuno potrà sottrarle, grazie all'inviolabile algoritmo di crittografia XChaCha20 che le protegge.
Lavorare da remoto non è mai stato così facile: ricorda solo di proteggerti.