A veces, la vida diaria se vuelve tan frenética que nos parece imposible de gestionar. Todos hemos descuidado nuestra lista de tareas pendientes alguna vez, y sabemos que, en cuanto se tacha una cosa, aparece otra, lo que hace que llevarla al día sea muy difícil. Por suerte, existen herramientas que evitarán que te sientas como un Sísifo moderno, y están al alcance de tu mano: se trata de las aplicaciones de productividad.
Tanto si necesitas ayuda para gestionar el tiempo como para llevar un registro de las tareas diarias o simplemente para bloquear las distracciones, existen herramientas que te harán la vida más fácil. Hoy te presentamos las 15 mejores aplicaciones de productividad para simplificar tanto tu vida laboral como personal, con funciones que van desde la gestión del tiempo y la organización hasta el almacenamiento seguro de contraseñas. Pero antes, hablemos de la productividad en el trabajo.
¿Por qué es importante la productividad?
Empecemos con una pregunta bastante filosófica: ¿por qué nos importa tanto la productividad? Lo cierto es que nuestra productividad es un reflejo de todo lo que podemos lograr en un tiempo determinado. Cuando se trata de la productividad en el trabajo, solemos medirla día a día o semana a semana, y comparar nuestro progreso con resultados anteriores o con los de nuestros compañeros.
Ahora bien, la productividad individual no se puede medir objetivamente: varía de una persona a otra. Hacer menos que otra persona en un día no quiere decir que no seamos productivos, simplemente que nuestro ritmo es diferente.
Otro aspecto importante es que realizar varias tareas a la vez no tiene por qué equivaler a ser productivo. De hecho, algunos psicólogos defienden que hacer tantas cosas a la vez es peor para el cerebro. Según un estudio realizado por Kevin Madore y Anthony Wagner, intentar compaginar varias tareas ralentiza la actividad cerebral y empeora el rendimiento a la hora de trabajar o estudiar. En definitiva, hacer varias cosas a la vez puede disminuir la productividad.
En ese caso, ¿qué hacemos para seguir siendo productivos sin acabar quemados o perder las ganas? Parece sencillo: planear con antelación, no intentar hacer demasiadas cosas a la vez y evitar las distracciones. Cuando des con las mejores herramientas para ti, verás que es factible.
Tipos de aplicaciones de productividad
Aunque muchas aplicaciones de productividad ofrecen distintas funciones en lo que a organización y planificación del tiempo se refiere, no existe una solución única para todos los usuarios, por el simple hecho de cada persona tiene necesidades distintas. Las hay que necesitan más ayuda para planear sus tareas una a una, mientras que otras buscan una forma de acabar con las distracciones. Para facilitar las cosas, vamos a dividir las aplicaciones de productividad en varias categorías.
Estos son los principales tipos de los que vamos a hablar:
Listas de tareas
Aplicaciones para tomar notas
Aplicaciones de gestión del tiempo
Temporizadores Pomodoro y aplicaciones de concentración
Aplicaciones para evitar las distracciones
Grabadoras de pantalla
Gestores de contraseñas
Algunas aplicaciones sirven para varias cosas: por ejemplo, una aplicación de gestión del tiempo puede incluir también una función para tomar notas. Así pues, hemos clasificado las aplicaciones teniendo en cuenta su función principal, pero en las descripciones se mencionan otros trucos útiles.
Las mejores aplicaciones de productividad para iOS y MacOS
No hace falta que descargues o compres aplicaciones para mejorar tu productividad. Si le echas un vistazo a tus dispositivos iOS y Android, encontrarás herramientas que puedes utilizar para mejorar tu rendimiento laboral. Entonces, ¿qué aplicaciones de productividad incluye un Macbook o un iPhone?
Los dispositivos Apple vienen con un software integrado fácil de sincronizar con otros dispositivos, por lo que podrás acceder a algunas aplicaciones de productividad para iPhone desde un Mac o un iPad. Empecemos por algo sencillo, como el Calendario. Puedes utilizarlo para llevar un registro de tus reuniones y establecer una rutina diaria. Por otro lado, Recordatorios te permite crear y planear listas de tareas pendientes. En cuanto a Notas y Freeform, son perfectas para anotar lo que se te ocurra o perfilar las conclusiones de una lluvia de ideas. Por último, Notas de voz te ayuda a almacenar conceptos que no tienes tiempo de anotar.
Además de las que vienen integradas, los dispositivos Apple ofrecen una aplicación nativa para evitar las distracciones. Si quieres centrarte en tu trabajo y silenciar las notificaciones u otras fuentes de distracciones, ve a la configuración del sistema y activa el Modo de concentración. La configuración del Modo de concentración se puede personalizar para determinar qué aplicaciones puedes usar o establecer un horario para que se ejecute automáticamente.
Las mejores aplicaciones de productividad para Android
Ya sabemos con qué vienen equipados los iPhones, pero ¿qué aplicaciones de productividad pueden utilizar quienes tienen un dispositivo Android? Aquí las cosa se complica un poco más. La gama de teléfonos Android es bastante amplia, y cada proveedor ofrece sus propias aplicaciones nativas.
Las aplicaciones de productividad predeterminadas de Android que se encuentran en cualquier dispositivo, sea cual sea el modelo, son funciones de Google Suite, como Calendar y Docs. Otra herramienta bastante útil es Google Jamboard, una pizarra digital que te permite barajar ideas y compartirlas en directo con el resto del equipo.
En cuanto a las aplicaciones integradas, usaremos Samsung como denominador común. No obstante, es probable que el proveedor de tu modelo tenga una opción similar, así que te aconsejamos que busques en tu lista de aplicaciones. En primer lugar, la aplicación Notes te permite añadir listas o notas. De hecho, hasta puedes utilizar un lápiz óptico para hacer anotaciones de tu puño y letra; después, la aplicación las transcribirá a un archivo editable.
Al igual que los dispositivos iOS, los teléfonos Android permiten configurar un modo sin distracciones. Puedes seleccionar Modo de trabajo en Ajustes o crear una plantilla de concentración personalizada. Además, existe la opción de configurar este modo para que se encienda automáticamente durante las horas de trabajo.
Las mejores aplicaciones de productividad
Antes de pasar a recomendarte algunas aplicaciones de terceros, hablemos un poco de seguridad. En tu tienda de aplicaciones preferida encontrarás una amplia oferta, pero no todo son buenas intenciones. Por desgracia, algunas aplicaciones se pueden utilizar para realizar extracciones de datos o, peor aún, comportarse como malware. Por ello, asegúrate de que descargas la aplicación del proveedor oficial y comprueba los permisos que te piden. Obtén más información sobre cómo poner tu dispositivo a salvo de aplicaciones no autorizadas aquí.
Aplicaciones de listas de tareas
Hablemos primero de las tareas cotidianas. Si estás acostumbrado a tratar de recordar todas tus obligaciones de memoria, necesitas una aplicación de listas que te quite parte de ese peso de encima. Son perfectas para fijar prioridades, y además te aseguras de haber marcado todas las casillas al final del día.
1. Todoist
Todoist es una aplicación sencilla e intuitiva para organizar las tareas del trabajo y de casa. Puedes ordenarlas en función de la prioridad, lo que te permite gestionar las más urgentes sin agobiarte por las menos importantes.
Todoist te permite gestionar tanto tareas puntuales como otras más rutinarias. Las listas se organizan automáticamente en función de la fecha de vencimiento y del nivel de prioridad. Además, ofrece la posibilidad de compartir tareas, de manera que puedes gestionar la lista de asuntos pendientes con el resto de tu equipo.
Todoist está disponible gratis o con una suscripción de pago para dispositivos iOS, Android y Windows, y ofrece sincronización entre varias plataformas.
2. Trello
Si prefieres un formato estilo Kanban para gestionar las tareas en lugar de listas de puntos, Trello es perfecta para ti. Se trata de un tablero de gestión de tareas pensado para equipos que muestra todas las tareas pendientes en un solo lugar, incluyendo tanto lo que está por venir como lo que ya se ha tachado.
Además, Trello te permite ver todas las fechas límite en el modo Calendario, lo que te da una buena idea de tu productividad mensual.
Las extensiones de Trello para navegadores como Chrome, Firefox y Safari se pueden descargar gratis, y la aplicación está disponible para dispositivos Windows, iOS y Android. Además, puedes suscribirte a la versión Premium.
Aplicaciones para tomar notas
¿A quién no se le ha ocurrido una nueva idea genial y, por esperar a anotarla, se ha desvanecido justo cuando ha ido a buscar papel y boli? Las aplicaciones para tomar notas son una forma rápida de atesorar esas ideas en cuanto se te vienen a la cabeza.
3. Evernote
Evernote es una aplicación de organización multiuso, así como un software web. Presentarla como una aplicación para tomar notas es desdeñar muchas de sus funciones, pero esta tampoco debería pasarse por alto. Permite escribir, dar formato y compartir notas, además de crear listas y tareas diarias. Gracias a ella, es muy fácil crear y utilizar varias plantillas para apuntes de reuniones, reflexiones diarias o estudios. En su bloc de notas, puedes anotar algo rápidamente y después convertirlo en una nota permanente.
Además, permite trabajar con PDF, grabaciones de audio e imágenes, y hasta escanear archivos directamente en la aplicación. Finalmente, se puede utilizar para programar recordatorios de tareas y sincronizarse con Google Calendar.
Evernote está disponible como sitio web y aplicación de escritorio, y también para dispositivos iOS y Android. Puedes utilizarla gratis como particular o apuntarte al periodo de prueba gratuito de un mes para equipos.
4. Notion
Notion es un cuaderno digital para crear, gestionar y organizar proyectos. Se basa en un sistema de arrastrar y soltar que te permite crear tu diario personal con total libertad. No obstante, también puedes consultar las plantillas creadas por otros usuarios. Es una herramienta flexible para el trabajo y la vida personal, y también ofrece mucho más que una toma de notas rápida.
Por ejemplo, te permite fijar calendarios, llevar el seguimiento de tus hábitos y crear wikis digitales. Puedes importar archivos y utilizar su entorno digital para trabajar en proyectos de programación. Hace poco, incorporó un asistente de IA, lo que permite avanzar con más rapidez al obtener sugerencias de redacción, correcciones y traducciones.
Notion está disponible gratuitamente para dispositivos Windows, Mac, iOS y Android, y ofrece sincronización entre plataformas. También puedes cambiarte a una suscripción mensual para compartir tu espacio de trabajo con hasta 250 invitados.
Aplicaciones de gestión del tiempo
La gestión del tiempo es una de las destrezas que más cuesta desarrollar. Por mucho que se planee, un retraso puede desbaratar el resto de la programación. Sin embargo, estas dos aplicaciones de productividad te ayudarán a mejorar tus habilidades de gestión del tiempo.
5. RescueTime
RescueTime es una aplicación que te ayuda a optimizar tu gestión del tiempo. Se trata de una herramienta intuitiva que parte de tus hábitos diarios para ayudarte a fijar un horario. Analiza tu uso del tiempo en función de lo que haces cada día (ya sean reuniones, sesiones con grupos de trabajo o descansos) y te ofrece sugerencias para que planees tus tareas de manera que se adapten mejor a tus necesidades.
La aplicación analiza el tiempo que pasas frente a la pantalla y te permite activar el bloqueo de distracciones para evitar que utilices aplicaciones que te distraigan del trabajo. Además, te envía datos sobre tu productividad en directo y te permite establecer objetivos de concentración para cada semana.
Puedes descargar RescueTime gratis durante dos semanas como extensión del navegador y software de escritorio, y también como aplicación para iOS y Android.
6. Toggl
Toggl es una aplicación cuyo objetivo es ayudarte a gestionar tu agenda diaria y aumentar tu productividad. La aplicación genera informes de rendimiento para todo el equipo basados en datos en tiempo real. Ahora bien, no solo controla los tiempos: también te permite comprobar tu salud y tu nivel de agotamiento.
Gracias a los datos disponibles en Toggl, las empresas pueden calcular las nóminas con precisión y analizar la rentabilidad de cada proyecto. Además, los datos de los informes se pueden compartir con los clientes mediante gráficos fáciles de entender que se generan automáticamente.
Puedes descargar Toggl como aplicación para iOS y Android o para dispositivos Windows y Mac e iniciar la prueba gratuita de 30 días.
Temporizadores Pomodoro y aplicaciones de concentración
Por si no la conoces, la técnica Pomodoro es una forma de gestionar el tiempo dividiéndolo en franjas de trabajo/descanso. La opción más típica es 25-5, es decir, se trabaja durante 25 minutos y se hace una pausa de 5. Sin embargo, puedes modificar la duración en función de tus preferencias.
7. Forest
Forest es una aplicación/juego única que combina un temporizador y una función para evitar distracciones. A primera vista, parece un Pomodoro cualquiera: programas un temporizador para concentrarte en una tarea. Pero se guarda un as bajo la manga: por cada tarea completada, crece un árbol. Así que, cuantas más tareas completes, más crecerá tu bosque. Ahora bien, si sales de la aplicación en mitad de una de las franjas, los árboles se marchitarán y morirán.
Forest también sirve para evitar las distracciones. Puedes seleccionar qué notificaciones bloqueas y qué aplicaciones pones en la lista negra para cuando se active el temporizador. De este modo, si estás esperando una llamada o un mensaje importante, tus árboles seguirán creciendo cuando respondas.
Puedes descargar la extensión Forest gratis para el navegador Chrome o instalar la aplicación en tus dispositivos iOS y Android.
8. Pomotodo
A primera vista, Pomotodo parece una herramienta Pomodoro clásica: configuras el temporizador para una sesión de trabajo y te centras en tu tarea hasta que el tiempo se agote. Sin embargo, ofrece mucho más de lo que parece. Como su propio nombre indica, Pomotodo combina la técnica Pomodoro con las listas de tareas (to do lists en inglés).
Permite configurar un temporizador distinto para cada una de las tareas de la lista. Además, utiliza unas etiquetas muy sencillas para priorizar las tareas: por ejemplo, puedes escribir #Prioridad junto a las más urgentes. Cuando acaba el día, te envía un informe de productividad que compara tu rendimiento diario y te recomienda las horas a las que mejor te concentras.
Puedes usar Pomotodo gratis como extensión de Chrome, como aplicación web para Mac y Windows, y como aplicación móvil para dispositivos iOS y Android, o suscribirte a Pro para acceder a las funciones avanzadas.
9. Focus To-Do
Focus To-Do es una aplicación de gestión del tiempo al estilo Pomodoro que mejora tu productividad diaria tanto en el trabajo como en casa. Puedes poner temporizadores para los periodos de trabajo, recibir informes diarios de rendimiento y programar recordatorios para no olvidarte de nada.
¿Tus tareas se repiten? En lugar de registrarlas manualmente una y otra vez, puedes configurar un recordatorio automático. Como se trata de una herramienta todo en uno, Focus To-Do también te permite añadir notas y avisos personales. Para organizarte mejor, puedes dividir cada tarea en otras más pequeñas. De ese modo, será menos probable que te agobies y alcanzarás tus objetivos más fácilmente.
Focus To-Do está disponible gratis en las principales tiendas de aplicaciones para dispositivos móviles y de escritorio, y también como extensión de Google Chrome.
10. Focus@Will
¿Sabías que la música (y el ruido) pueden aumentar o disminuir tu productividad? Los creadores de Focus@Will se enteraron y desarrollaron una de las aplicaciones más singulares de esta lista. Esta aplicación divide el trabajo en franjas de 20 minutos dentro de sesiones que duran hasta 200 minutos. Durante cada sesión, escucharás música que estimula tu actividad cerebral, así que no te olvides de ponerte los cascos.
Focus@Will se basa en un estudio científico y ha demostrado ser útil para las personas con TDAH. Su catálogo de sonidos incluye música instrumental y de ambiente. En cada franja de 20 minutos, la música cambia ligeramente para que el cerebro se mantenga estimulado, pero tú no te distraigas.
Focus@Will está disponible en las tiendas de aplicaciones para dispositivos iOS, MacOS, Android y Windows. Puedes apuntarte a una prueba gratuita de 28 días o suscribirte a un plan para usuarios particulares o empresas.
Aplicaciones para evitar las distracciones
¿Te sientes abrumado por el flujo incesante de notificaciones? ¿Tu pulgar sobrevuela Facebook o Instagram más de lo que te gustaría? Vivimos en la era de las distracciones, y la mayoría provienen de las redes sociales. Para ayudarte a afrontar este problema, han surgido algunas aplicaciones que bloquean las distracciones.
Algunas de las aplicaciones de concentración o con temporizador de las que hemos hablado, como Forest, también incluyen opciones para evitar las distracciones. De hecho, merece la pena tenerlo en cuenta al probar varias plataformas.
11. BlockSite
BlockSite es una herramienta de concentración que evita las distracciones para mejorar la productividad laboral y personal. Es muy simple: añades las URL de los sitios web que te distraen y BlockSite las pone en la lista de prohibidas durante el tiempo que necesites para mantener la concentración. También puedes bloquear ciertas palabras clave o incluso configurar redirecciones, de manera que, aunque intentes sortear las restricciones, podrás mantener la concentración.
¿Sientes la tentación de desactivarlo? BlockSite está preparado: los ajustes están protegidos por contraseña, así que cada cambio te obligará a introducirla de nuevo. Hasta puedes crear tu propia página personalizada para recordarte que es el momento de concentrarse, no de mirar Facebook.
BlockSite se puede utilizar gratis como extensión del navegador para Chrome, Firefox y Edge, como aplicación de escritorio para Windows o como aplicación para Android e iOS.
12. Freedom
Todos hemos intentado escapar del trabajo buscando distracciones en el teléfono. Por eso Freedom es tan útil: esta aplicación para evitar distracciones cuenta con control multidispositivo, lo que significa que se pueden bloquear las distracciones en el ordenador de escritorio, teléfono y tableta a la vez. De hecho, hasta se puede bloquear la conexión a Internet y activar el modo de bloqueo para concentrarse en aquellas tareas que no requieran conexión.
Gracias a Freedom, podrás programar un horario de apagado de pantalla o de concentración, e iniciar una nueva sesión siempre que quieras. Una vez que hayas seleccionado qué sitios web y aplicaciones quieres bloquear, solo tendrás que elegir la duración y tu periodo productivo dará comienzo. Asimismo, la aplicación te permite configurar música de ambiente y anotar las sesiones para controlar tu progreso.
Freedom está disponible para dispositivos Mac, iOS, Windows y Android, y también como extensión de Google Chrome. Obtén siete sesiones gratuitas como parte de la prueba o contrata el plan Freedom Premium.
Herramientas para grabar la pantalla
Muchos teléfonos ya traen una función de grabación de pantalla incorporada. Sin embargo, a veces hace falta una mejor, que incluya efectos de audio o un buen editor para hacer montajes. Aquí es donde las aplicaciones de grabación de pantalla entran en juego. Estas herramientas sirven para capturar secuencias importantes que después puedes volver a ver o utilizar para otros proyectos.
Al descargar aplicaciones de grabación de pantalla, siempre hay que ir con cuidado y comprobar qué permisos requieren. Cuando se concede acceso a la pantalla del teléfono, se corre el riesgo de que un programa malicioso registre las contraseñas, los datos bancarios y otra información sensible.
13. Loom
Si trabajas con contenido visual o tutoriales en vídeo, o simplemente te resulta más fácil seguir este tipo de formato, Loom puede serte de mucha utilidad. Se utiliza para crear contenidos de vídeo asíncronos, como seminarios web grabados o mensajes de vídeo. Con Loom, puedes grabar tu mensaje para no tener que escribir un largo correo electrónico.
Además, estos vídeos son muy fáciles de compartir. Puedes añadir transcripciones y subtítulos para ayudar al destinatario o al público a seguir el contenido y para que luego se traduzcan a otro idioma. Loom te permite grabar simultáneamente tu pantalla y a ti mismo con la cámara de tu dispositivo, de manera que se obtiene un contenido atractivo que luego puede editarse con la aplicación.
La grabadora de pantalla Loom puede descargarse para dispositivos Windows, Mac, iOS y Android o como extensión de Google Chrome. La suscripción gratuita Starter es perfecta para particulares, mientras que los equipos pueden contratar los planes Business y Enterprise.
14. Movavi
Movavi es una herramienta todo en uno que sirve para crear vídeos. Permite grabar el audio y la pantalla de un dispositivo, editarlo en la aplicación y convertirlo después al formato deseado. Movavi Video Suite incluye todas las herramientas que cualquier videógrafo profesional necesita.
Hace poco, introdujo algunas funciones potenciadas por IA que facilitan aún más el proceso y hacen que los vídeos tengan un aspecto más profesional. Gracias a la IA, puedes eliminar el ruido de fondo innecesario, seguir movimientos rápidos, aumentar la escala de las grabaciones o incluso alterar el aspecto del entorno.
El software Movavi está disponible para escritorios de Microsoft, así como para dispositivos Apple y Android. Se puede probar la versión gratuita o pagar una suscripción para utilizar el paquete de vídeo, el editor de fotos y otras funciones.
Gestores de contraseñas
Por último, aunque no por ello menos importante, hablemos de los gestores de contraseñas. En un primer momento, su relación con la productividad puede no resultar evidente. Pero las cifras hablan por sí solas: de media, dedicamos hasta 12 horas al año a restablecer contraseñas. Es decir, medio día empleado solo en tratar de recordar dónde va una mayúscula o dónde había que usar un signo de puntuación. Por eso, queremos hacerte una recomendación para mejorar tu productividad.
15. NordPass
Como no podía ser de otra forma, la última aplicación de la lista es NordPass. Si aún no lo conoces, NordPass es un gestor de contraseñas para uso empresarial y personal. Utiliza una arquitectura de conocimiento cero para almacenar tus contraseñas de forma segura y te permite generar combinaciones nuevas, fuertes y únicas para que tus cuentas estén a salvo.
Además de contraseñas, en NordPass puedes almacenar la información de tu tarjeta de crédito, notas seguras y claves de acceso. Gracias a las funciones de guardado y relleno automáticos, no perderás tiempo tecleando tus datos de acceso carácter a carácter.
NordPass está disponible como extensión para los navegadores más populares. También puedes descargar la aplicación web para tu dispositivo Windows o Mac o hacerte con la aplicación móvil para iOS y Android. Obtén más información sobre las tarifas de NordPass aquí.
En resumen
La productividad puede ser una bestia difícil de domar, pero dispones de muchas herramientas que evitarán que te agobies por todo lo que tienes que hacer. Tanto si necesitas ayuda para gestionar el tiempo y las distracciones o para llevar el control de tus tareas como si buscas herramientas más técnicas con las que mejorar tu espacio de trabajo, deberías probar alguna de las aplicaciones que hemos analizado hoy: quizá des con la solución perfecta.
Si al final abres una cuenta en más de una de estas aplicaciones de productividad, necesitarás un gestor de contraseñas para tener bajo control todos tus datos de acceso. NordPass te permite almacenar de forma segura tanto tus contraseñas personales como laborales, y compartir el acceso a tus aplicaciones de productividad con tus compañeros de confianza. Regístrate en NordPass, busca tu nueva aplicación de productividad favorita y mejora tu flujo de trabajo hoy mismo.