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5 Best Practices für E-Mail-Sicherheit zum Schutz deines Unternehmens

Egle Grasys
Content Writer

Mit dem Aufkommen der Telearbeit hat auch die Cyberkriminalität zugenommen. Business Email Compromise (BEC) attacks have been growing exponentially: 65% der Unternehmen waren im Jahr 2020 von mindestens einem solchen Angriff betroffen., die Chancen stehen also nicht gut für jedes Unternehmen. Wenn du jedoch wachsam und gut informiert bist, kannst du dein Unternehmen schützen und solche Angriffe vermeiden. Lies weiter und erfahre mehr über die größten Gefahren für geschäftliche E-Mail-Konten und die 5 besten Praktiken für E-Mail-Sicherheit.

Phishing ist die größte Bedrohung für die E-Mail-Sicherheit

Phishing ist eine Art von digitalem Betrug, der besonders häufig in E-Mails ist. Es ist eine Form des Social Engineering, bei der ein Hacker versucht, einem Mitarbeiter vorzugaukeln, dass die E-Mail von einer glaubwürdigen Quelle stammt. Phishing-E-Mails enthalten in der Regel eine Art CTA: eine Form von Marketing, wenn man so will. Der Unterschied ist, dass Phishing-E-Mails in der Regel dazu auffordern, auf einen bösartigen Link zu klicken oder sensible Unternehmensdaten an Außenstehende weiterzugeben.

Nun, wie jeder andere Vermarkter nutzen auch Hacker kreative Techniken, um die Konversionsrate ihrer Betrügereien zu erhöhen. Je betrügerischer die E-Mail ist, desto höher ist die Konversionsrate. Deshalb können Phishing-E-Mails manchmal schwer zu erkennen sein. Beispiele für Phishing-E-Mails sind:

  • Betrug bei der Kontoverifizierung. Du könntest eine Phishing-E-Mail erhalten, die etwa so aussieht: „Aufgrund einer aktuellen Sicherheitsbedrohung möchten wir Sie bitten, Ihr Konto zu verifizieren, indem Sie sich über den unten stehenden Link anmelden. Wenn Sie das nicht tun, wird Ihr Konto dauerhaft deaktiviert.“

  • Betrug mit gefälschten Rechnungen. Hacker können E-Mails verschicken, in denen es heißt: „Wir haben Ihre Zahlung für unsere Dienste noch nicht erhalten. Bitte verwenden Sie den unten stehenden Link, um die Transaktion abzuschließen“.

  • Spear-Phishing. Dies ist eine fortgeschrittene und maßgeschneiderte Form des Phishings, bei der die Hacker Nachforschungen über dein Unternehmen anstellen müssen. Ein Mitarbeiter kann zum Beispiel eine E-Mail erhalten, die aussieht, als käme sie von einem bestimmten Kollegen und ihn auffordert, eine Website zu besuchen oder Informationen preiszugeben.

Hier sind die wichtigsten Empfehlungen für die E-Mail-Sicherheit

Wenn du auf Phishing-Betrügereien hereinfällst, kann das für dein Unternehmen bedeuten, dass du Datenverletzungen und Schadsoftware ausgesetzt bist. Diese 5 Best Practices für die E-Mail-Sicherheit helfen dir, dein Unternehmen vor Phishing und anderen Formen der Internetkriminalität zu schützen:

1. Führe Schulungen zum Thema Phishing durch

E-Mails werden in der Regel durch Nachlässigkeit und mangelndes Wissen der Mitarbeiter/innen missbraucht. Die erste Möglichkeit, die E-Mail-Cybersicherheit zu erhöhen, besteht also darin, das Bewusstsein für die größte Bedrohung zu schärfen: Phishing. Alle Beschäftigten sollten gründlich darin geschult werden, Phishing-Versuche zu erkennen und zu vermeiden. Die wichtigsten Punkte, die hier behandelt werden sollten, sind:

  • Sich mit den wichtigsten Phishing-Methoden vertraut machen

  • Misstrauisch sein bei ungewöhnlichen Anfragen

  • Niemals auf zufällige Links klicken, die man per E-Mail erhält

Sobald die Mitarbeiter/innen mit diesen Vorsichtsmaßnahmen vertraut sind, wird die Anfälligkeit deines Unternehmens für Phishing-E-Mails deutlich sinken.

2. Benutze eine Zwei-Faktor-Authentifizierung

Dies ist eine einfache, aber äußerst effektive Lösung für die E-Mail-Sicherheit. Indem du einfach dein Smartphone mit deiner E-Mail verbindest, machst du dein Konto viel sicherer vor Hackern. Selbst wenn die Passwörter deiner E-Mail-Konten bekannt werden, kann kein Außenstehender darauf zugreifen, ohne Zugriff auf das Gerät zu haben, mit dem es verbunden ist.. Alle wichtigen Geschäftskonten, nicht nur die E-Mail-Konten, sollten mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung ausgestattet sein.

3. Vermeide die Nutzung von E-Mails in öffentlichen WLANs

Öffentliches WLAN birgt große Risiken für die E-Mail-Sicherheit. Wenn es unverschlüsselt ist (was oft der Fall ist), kann sich jeder mit demselben Netzwerk verbinden. Du weißt nie, wann ein Hacker dieser Jemand sein wird.

Wenn ein Hacker deine Verbindung mit unverschlüsseltem öffentlichem WLAN abfängt und dich dabei erwischt, wie du dich in deine E-Mail einloggst, kann er dein E-Mail-Passwort stehlen.. Am besten hältst du dich ganz von öffentlichem WLAN fern, aber wenn du dich damit verbinden musst, übertrage niemals wichtige Daten über diese Verbindung.

4. Verschlüsselte Firmen-E-Mails

Die Verschlüsselung von Firmen-E-Mails mit einer speziellen E-Mail-Sicherheitssoftware ist ein guter Weg, um Hacker abzuschrecken. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass nur der Absender und der Empfänger die E-Mails sehen können. Wenn ein Hacker die WLAN-Verbindung oder das E-Mail-Konto eines Mitarbeiters abfängt, kann er keine sensiblen Daten einsehen.

5. Verwende sichere Passwörter für E-Mail-Konten

Starke Passwörter sind das Rückgrat der Kontosicherheit. Dennoch versäumen es Unternehmen oft, ihre E-Mails mit sichere Passwörter zu sichern. Wenn es deinem Unternehmen so geht, solltest du wissen, dass Je einfacher das Passwort, desto leichter ist es zu hacken, besonders durch brute force attacks. Bei Brute-Force-Angriffen versuchen Hacker, ein Passwort zu erraten, indem sie dein Konto mit Tausenden von Versuchen überschwemmen.

Um deine geschäftlichen E-Mails vor solchen Angriffen zu schützen, solltest du dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter/innen deines Unternehmens ihre Passwörter schützen. Sichere E-Mail-Passwörter sind:

  • Lang

  • Kompliziert

  • Sie enthalten verschiedene Arten von Zeichen

  • Einzigartig (niemals von anderen Konten wiederverwendet)

Diese Punkte sind entscheidend, wenn du die Sicherheit deines Unternehmens gewährleisten willst. Allerdings sind Passwörter, die schwer zu hacken sind, auch schwer zu merken. Niemand möchte, dass sein Konto so gut gesichert ist, dass er nicht einmal selbst darauf zugreifen kann.

Zum Glück kann business password manager von NordPass die Rettung sein. Wenn alle Mitglieder deines Unternehmens dieses Passwort für ihre Konten verwenden, sind ihre E-Mails sicher und sie müssen sich nicht mehr den Kopf zerbrechen, um sich ihre Passwörter zu merken.

Fazit

Die Sicherheit von E-Mail-Konten ist nie eine Selbstverständlichkeit. Auch wenn Plattformen wie Gmail oder Outlook ihr Bestes tun, um die Sicherheit ihrer Nutzer/innen zu gewährleisten, kannst du leicht zum Opfer von Hackern werden, wenn du dein Konto nicht aktiv schützt. Wenn du diese 5 Best Practices für die E-Mail-Sicherheit befolgst, ist die Wahrscheinlichkeit, dass deine geschäftlichen E-Mails gehackt werden, viel geringer, da Hacker wahrscheinlich eine anfälligere Beute bevorzugen.

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