Tools für die Online-Zusammenarbeit, die dein Team braucht, um erfolgreich zu sein

Vielleicht hast du dir eine Erkältung eingefangen, der Klempner kommt, um dein undichtes Waschbecken zu reparieren, oder du arbeitest Vollzeit von zu Hause aus. Es gibt keinen Grund, warum deine Produktivität darunter leiden sollte und das Projekt, an dem dein Team arbeitet, auf Eis gelegt werden sollte. Zum Glück kannst du viele Online-Tools nutzen, um deine Kollegen bei der Zusammenarbeit zu unterstützen, egal wo sie sind. Schauen wir uns einige davon an.

Zur Verwaltung von Aufgaben und Arbeitspensum

Wenn es um Projektmanagement geht, denken die meisten Menschen an Asana oder Trello. Diese Plattformen sind sehr beliebt, weshalb viele Teams aus verschiedenen Branchen sie täglich nutzen.

Mit Trello kann man mehr Tools integrieren, hat ein größeres Dateiupload-Limit und bietet ein umfassendes Suchsystem. Auf der anderen Seite unterstützt Asana im Freemium-Tarif mehr Teammitglieder, hat bessere Kommunikationsoptionen und mehr integrierte Funktionen. Die Struktur und die Premium-Pläne sind relativ ähnlich, so dass es oft auf persönliche Vorlieben, frühere Erfahrungen und spezifische Bedürfnisse ankommt.

Große Projekte sind eine Sache, aber kleinere Aufgaben und Aufträge zu erledigen, kann eine ebenso große Herausforderung sein. Vor allem, wenn du zu den Menschen gehörst, die vergessen, dass sie versprochen haben, einen kurzen Blick auf eine Angebotsmail zu werfen oder die Präsentationsfolien zu verschicken.

Tools wie Todoist oder To Do von Microsoft sind ideal für Leute, die stets unzählige kleine Aufgaben haben. Du kannst Fristen und Erinnerungen setzen, Notizen hinzufügen, die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit ordnen usw. Wenn deine Teammitglieder ihre Konten synchronisieren, kann jeder das Arbeitspensum des anderen sehen und die Aufgaben entsprechend zuweisen.

Um in Kontakt zu bleiben

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist ohne Kommunikation nicht möglich. Nicht jeder hat ein perfektes Talent für das Schreiben detaillierter Anweisungen. Oft werden zusätzliche Informationen benötigt, und selbst wenn alles klar zu sein scheint, kann es nicht schaden, noch einmal nachzufragen. Überlasse Facebook Messenger und WhatsApp jedoch deinen Freunden und deiner Familie. Wenn es um die Kommunikation mit deinen Teamkollegen geht, gibt es viele spezielle Business-Tools, die du nutzen kannst.

Wenn du von der alten Schule bist, denkst du vielleicht sofort an Skype. Es ist kostenlos, du kannst Gruppenchats erstellen, private Nachrichten verschicken, deine Kunden hinzufügen, Videoanrufe tätigen und ist schon seit Jahren im Einsatz. Es eignet sich vor allem für kleine Teams, die einen kostenlosen Dienst ohne zu viele Einschränkungen suchen und nicht viele Funktionen benötigen.

Größere Unternehmen sollten jedoch in eine gute Kommunikationsplattform investieren.

Slack ist eines der beliebtesten Kollaborationstools auf dem Markt. Es unterstützt private und öffentliche Kanäle sowie 1:1-Chats und kleine Gruppenchats mit bis zu neun Personen. Du kannst auch große Dateien (bis zu 1 GB) verschicken und Videoanrufe mit 15 Personen gleichzeitig führen. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen und der Dienst ermöglicht die Integration von zahlreichen anderen Apps.

Eines der Hauptmerkmale, die Slack so nützlich machen, ist seine leistungsstarke Suche. Sie macht es einfach, einen alten Link oder eine Nachricht zu finden, die du benötigst, aber an die du dich nicht mehr erinnern kannst, wo sie war. Du kannst nach Datum, Kanal oder Person suchen, Stichwörter eingeben und ganz einfach finden, wonach du suchst.

Wenn dein Unternehmen jedoch bereits für Office 365 von Microsoft bezahlt, ist die Teams Plattform die richtige Wahl – sie kostet nicht extra. Auch wenn die Einrichtung nicht ganz einfach ist, ist sie vollständig in die Office 365-Anwendungen integriert. Das ist besonders praktisch, wenn dein Team nicht die vielen Integrationen braucht, die Slack bietet.

Andere empfehlenswerte Plattformen sind Flock (Vorteile: unbegrenzter Nachrichtenverlauf; Nachteile: verwirrende Benutzeroberfläche), Discord (Vorteile: unbegrenzte kostenlose Sprachanrufe; Nachteile: Datenschutzprobleme), Flowdock (Vorteile: unbegrenzter Nachrichtenverlauf; Nachteile: keine integrierten Audio-/Videoanrufe).

Für den Austausch von Dateien und Ideen

Wenn es um den Austausch von Dateien mit deinem Team geht, gibt es zwei Möglichkeiten. Soll eine Datei bearbeitet, überprüft und gemeinsam bearbeitet werden, oder wird nur Speicherplatz benötigt? Vielleicht ist ein Dateiübertragungsdienst das Einzige, wonach du suchst?

Wenn es um den Austausch von Dateien mit deinem Team geht, gibt es zwei Möglichkeiten. Soll eine Datei bearbeitet, überprüft und gemeinsam bearbeitet werden, oder wird nur Speicherplatz benötigt? Vielleicht ist ein Dateiübertragungsdienst das Einzige, wonach du suchst?

Die drei wichtigsten Anbieter für Dateifreigabe und Cloud-Speicher sind Google Drive, Dropbox und OneDrive. Es ist schwierig, sich zwischen ihnen zu entscheiden, deshalb hier eine kurze Zusammenfassung der drei:

1. Google Drive bietet eine unkomplizierte Benutzeroberfläche und unbegrenzten Speicherplatz für Enterprise-Konten. Die Anwendung funktioniert auf Mac, Windows, Android und iOS und lässt sich nahtlos mit MS Office-Dateien integrieren. Die Funktionen zum Teilen und Bearbeiten von Dateien heben Google Drive von der Konkurrenz ab, ebenso wie der 24/7-Kundensupport (per Chat, E-Mail und Telefon).

   Um alle Funktionen nutzen zu können, müssen Unternehmen leider auch die anderen Produkte von Google kaufen. Das Hauptproblem ist jedoch die Sicherheit. Google kann auf deine Daten zugreifen, sie scannen und analysieren. Es verwendet die Informationen für Werbung und zur Anpassung deiner Google-Suchergebnisse. Drive ist außerdem mit einer Gmail-Adresse verknüpft, so dass ein kompromittiertes Konto zu Problemen für das ganze Team oder sogar das Unternehmen führen kann.

2. One Drive ist günstiger als Google Drive, mit nur 5 $ pro Nutzer, im Vergleich zu 10 $ bei Google. Genau wie bei Google Drive kannst du nicht alle Vorteile nutzen, wenn du keine anderen Microsoft-Produkte kaufst. Aber wenn dein Unternehmen bereits Office 365, Microsoft Teams und Microsoft Exchange nutzt, ist OneDrive ein absolutes Muss. Es ermöglicht eine schnellere und reibungslosere Zusammenarbeit zwischen deinen Teammitgliedern und dem gesamten Unternehmen, da es sich nahtlos in andere Microsoft-Produkte integrieren lässt. OneDrive ist auch eine hervorragende eigenständige Cloud-Speicherlösung, sofern du nur danach suchst und dich nicht für die Tools zur Freigabe und Rechteverwaltung interessierst.

   Allerdings gibt es keine unbegrenzte Speicheroption, denn jeder Nutzer erhält 1 TB Speicherplatz und die maximale Dateigröße beträgt 15 GB. Wenn du deine Dateien unbedingt offline bearbeiten willst, solltest du einen anderen Anbieter wählen, da der Offline-Zugriff nur in der App möglich ist.

3. Dropbox bietet unbegrenzten Speicherplatz und ermöglicht das Hochladen von bis zu 50 GB großen Dateien. Du kannst online über deinen Browser darauf zugreifen oder den Ordner auf deinem Gerät nutzen, um deine Dateien einfach per Drag-and-Drop hochzuladen. Als Pionier unter den Cloud-Speichern bietet Dropbox viele Funktionen wie das Löschen von Dateien aus der Ferne, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine manuelle Rechteverwaltung. Auch in puncto Sicherheit ist Dropbox ganz vorne mit dabei. Dropbox ist quelloffen, d. h. jeder kann am Code arbeiten und Sicherheitslücken beheben, die er findet.

   Allerdings ist Dropbox mit 12,50 $ pro Nutzer und Monat das teuerste der drei Angebote. Im Gegensatz zu Google und Microsoft werden deine Dateien nicht auf Viren gescannt. Wenn also einer deiner Teamkollegen eine infizierte Datei hochlädt, könnten alle mit dem Konto verbundenen Geräte mit Malware infiziert werden. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass deine Daten nicht gescannt und an Dritte verkauft werden.

Was passiert aber, wenn unbegrenzter (und teurer!) Terabyte-Speicher nicht das ist, wonach du suchst? Wenn du nur eine schnelle und effiziente Möglichkeit benötigst, um große Dateien mit deinen Teamkollegen zu teilen, und die Online-Bearbeitung nicht unbedingt notwendig ist, kannst du dich für einen günstigeren Dienst wie WeTransfer entscheiden. Dieser Dienst ist nicht so vielseitig wie andere, aber er erledigt seine Aufgabe – und zwar schnell. Mit 1 TB Speicherplatz, exzellenten Up- und Download-Geschwindigkeiten, Ablaufdaten und passwortgeschützten Dateien ist das vielleicht alles, was du brauchst, um dein Projekt fertigzustellen.

Um sicher zu bleiben

Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, dass du dich gelegentlich mit dem Büro verbinden musst. Das bedeutet aber auch, dass du über dein Heimnetzwerk oder öffentliches WLAN sensible Informationen sendest und empfängst und mit deinen Arbeitskollegen kommunizierst.

Wenn du nicht möchtest, dass jemand mithört, verwende NordLayer für eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Damit kannst du auch im Büro sicher auf Systeme und Server zugreifen. NordLayer funktioniert auf allen Geräten, so dass du mit deinen Arbeitskollegen zusammenarbeiten und die Ressourcen deines Unternehmens nutzen kannst, wo immer du bist.

Unabhängig davon, welche Kommunikations- oder Dateiübertragungsplattform du wählst, ist auch der Schutz sensibler Dateien, die du sendest und empfängst, wichtig – ebenso wie derer, die du online speicherst. Verwende NordLocker, um Daten bei der Übertragung und in der Cloud zu verschlüsseln. Deine Teammitglieder können sensible Informationen austauschen, ohne befürchten zu müssen, dass jemand etwas davon stiehlt. Selbst wenn es jemandem gelingt, deine Datei in die Hände zu bekommen, wäre es völlig unmöglich, sie zu entschlüsseln.

Wie wählst du den richtigen Dienst für dich und dein Team aus?

• Erkenne, was du brauchst. Vielleicht benötigt dein Startup nicht sofort 30 TB Speicherplatz und alle Funktionen, die Trello zu bieten hat? Suche stattdessen nach einem Dienst, mit dem du dein Konto an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Auf diese Weise musst du dich nicht nach einer anderen Lösung umsehen und dein ganzes Team von einer Plattform zur nächsten bringen, wenn es wächst.

• Denke an die Kompatibilität. Wenn du MS Office verwendest, ist es einfacher, Dateien auf OneDrive zu speichern und zu teilen. Wenn dein Team aber Google Docs bevorzugt, ist es sinnvoll, Google Drive zu verwenden. Achte immer auf die Kompatibilität zwischen neuen Tools und denen, die du bereits verwendest. Das macht die Zusammenarbeit und die Erledigung der täglichen Aufgaben einfacher und schneller.

• Achte auf die Sicherheit. Ist der Anbieter für Datenschutzprobleme bekannt? Gibt es Sicherheitskopien? Du willst nicht, dass deine jahrelange Arbeit verschwindet und du sie nicht wiederherstellen kannst. Ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorhanden? Da so viele Menschen verschiedene Online-Tools und Konten mit sensiblen Unternehmensdaten nutzen, solltest du dafür sorgen, dass sie sicher sind.

Verwahre deine Tools sicher

Sicherheit ist zwar wichtig, wenn du einen Anbieter auswählst, aber du musst diese Konten auch auf deiner Seite absichern. Ermutige deine Kolleginnen und Kollegen, lange und komplexe Passwörter zu verwenden, die nicht zu erraten sind. Und verwende einen Passwortmanager, um alle Passwörter sicher zu speichern. Ganz zu schweigen davon, dass eine sichere gemeinsame Nutzung von Passwörtern für ein Team, das aus der Ferne arbeitet, unerlässlich ist. Du kannst nicht einfach zu jemandem an den Schreibtisch kommen und es ihm zuflüstern. Und schon gar nicht kannst du es im Klartext an ihn oder sie schicken.

Mit NordPass kannst du Passwörter sicher teilen, indem du sie an die Tresore anderer Nutzer schickst. Du kannst den Zugang zu deinen Passwörtern jederzeit gewähren und widerrufen, wobei alle Passwörter sicher in der Cloud gespeichert werden. Dank unserer unknackbaren XChaCha20-Verschlüsselung kann niemand an sie herankommen.

Arbeiten aus der Ferne war noch nie so einfach wie heute – denk einfach daran, sicher zu bleiben.