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10 Best Practices für E-Mail-Sicherheit zum Schutz deines Unternehmens

Egle Grasys
Content Writer

Durch die Zunahme der Remotearbeit kam es zu einem Anstieg der Cyberkriminalität. BEC-Angriffe (Business Email Compromise) haben im Vergleich zum Vorjahr um 150 % zugenommen . Die Aussichten für die Unternehmen sind also alles andere als erfreulich. Allerdings können Unternehmen sich schützen und solche Angriffe vermeiden, wenn sie wachsam und auf dem neuesten Stand bleiben. Lies weiter, um mehr über die wichtigsten Gefahren für geschäftliche E-Mail-Konten zu erfahren und 10 Best Practices für E-Mail-Sicherheit kennenzulernen.

Phishing ist die größte Bedrohung für die E-Mail-Sicherheit

Phishing ist eine Art von digitalem Betrug, der besonders häufig in E-Mails. Es handelt sich um eine Form des Social Engineering, bei der ein Hacker versucht, einen Mitarbeitenden davon zu überzeugen, dass eine E-Mail von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt. Phishing-E-Mails enthalten normalerweise eine Art Handlungsaufforderung (CTA): Sie sind also sozusagen eine Form von Marketing. Allerdings enthalten Phishing-CTAs in der Regel einen bösartigen Link oder geben vertrauliche Unternehmensdaten an Außenstehende weiter.

Nun, wie jeder andere Vermarkter nutzen auch Hacker kreative Techniken, um die Konversionsrate ihrer Betrügereien zu erhöhen. Je betrügerischer die E-Mail ist, desto höher ist die Konversionsrate. Deshalb können Phishing-E-Mails manchmal schwer zu erkennen sein. Beispiele für Phishing-E-Mails sind:

  • Kontoverifizierungsbetrug. Möglicherweise erhältst du eine Phishing-E-Mail, die in etwa wie folgt aussieht: „Aufgrund einer aktuellen Sicherheitsbedrohung bitten wir Sie, Ihr Konto zu verifizieren, indem Sie sich über den unten stehenden Link anmelden. Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihr Konto dauerhaft deaktiviert.“

  • Betrug mit gefälschten Rechnungen. Hacker versenden möglicherweise E-Mails mit folgendem Inhalt: „Wir haben Ihre Zahlung für unsere Dienstleistungen immer noch nicht erhalten. Bitte klicken Sie auf den Link unten, um die Transaktion abzuschließen. “

  • Spearphishing. Dies ist eine fortschrittlichere und maßgeschneiderte Form des Phishings, bei der Hacker einige Nachforschungen über dein Unternehmen anstellen müssen. Beispielsweise können Mitarbeitende E-Mails erhalten, die so wirken, als stammten sie von einem bestimmten Mitarbeitenden und die sie anweisen, eine Website zu besuchen oder Informationen offenzulegen.

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Hier sind die wichtigsten Empfehlungen für die E-Mail-Sicherheit

Wenn du auf Phishing-Betrug hereinfällst, kannst du dein Unternehmen der Gefahr von Datenlecks und Malware aussetzen. Diese fünf bewährten Verfahren für E-Mail-Sicherheit schützen dein Unternehmen vor Phishing und anderen Formen der Cyberkriminalität:

1. Führe Schulungen zum Thema Phishing durch

E-Mail-Verstöße entstehen in der Regel durch Fahrlässigkeit und mangelndes Wissen der Mitarbeitenden. Die erste Methode, die Cybersicherheit von E-Mails zu erhöhen, besteht darin, das Bewusstsein für die Hauptbedrohung zu schärfen: Phishing. Alle Mitarbeitenden sollten gründlich geschult werden, um Phishing-Fallen zu erkennen und zu vermeiden. Zu den wichtigsten Punkten in diesem Zusammenhang zählen:

  • Sich mit den wichtigsten Phishing-Methoden vertraut machen

  • Misstrauisch sein bei ungewöhnlichen Anfragen

  • Niemals auf zufällige Links klicken, die man per E-Mail erhält

Sobald Mitarbeitende diese Vorsichtsmaßnahmen kennen, wird die Anfälligkeit deines Unternehmens für Phishing-E-Mails erheblich sinken.

E-Mail-Anhänge und verdächtige Links sind die häufigsten Methoden, die Cyberkriminelle verwenden, um bösartige Software zu verbreiten. Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden diese hinterlistigen Praktiken gut kennen und geschult sind, sie in realen Situationen zu erkennen. Mit der Zeit und mit viel Übung wird dein Team ein Gefühl für verdächtige E-Mail-Links und Anhänge entwickeln, was den potenziellen Angriffsvektor erheblich verringert und deine allgemeine Sicherheitslage erheblich verbessern sollte.

3. Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Du kannst dein Konto sicherer vor Hackern machen, indem du dein Smartphone mit deiner E-Mail-Adresse verbindest. Selbst wenn die Passwörter für deine E-Mail-Konten bei einem Leck offengelegt werden sollten, können Außenstehende nicht auf sie zugreifen, ohne Zugriff auf das Gerät zu haben, mit dem sie verbunden sind. Du solltest die Multi-Faktor-Authentifizierung für alle wichtigen Geschäftskonten, nicht nur für E-Mail-Konten, aktivieren.

4. Vermeide es, E-Mails zu nutzen, wenn du in einem öffentlichen WLAN angemeldet bist

Öffentliche WLAN-Netzwerke bergen enorme Risiken für die E-Mail-Sicherheit. Wenn sie unverschlüsselt sind (was häufig der Fall ist), kann sich jede beliebige Person mit demselben Netzwerk verbinden. Man weiß nie, ob nicht vielleicht ein Hacker darunter ist.

Wenn ein Hacker deine Verbindung mit einem unverschlüsseltem öffentlichen WLAN-Netzwerk abfängt, während du dich in deinem E-Mail-Account anmeldest, kann er dein E-Mail-Passwort stehlen. Am besten solltest du dich ganz von öffentlichem WLAN-Netzwerken fernhalten, aber wenn eine Verbindung mit einem solchen WLAN-Netzwerk notwendig ist, übertrage darüber niemals wichtige Daten.

5. Vermeide es, geschäftliche E-Mail-Konten für private Zwecke zu verwenden und umgekehrt

Die meisten Büromitarbeitenden verfügen heutzutage über eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Einige Mitarbeitende geraten in Versuchung, die neue E-Mail-Adresse für alle Kontoanmeldungen zu verwenden. Du möchtest dich bei einem neuen Streaming-Dienst registrieren? Nun, warum nutzt du dafür nicht deine brandneue geschäftliche E-Mail-Adresse? Alle anderen machen es doch auch so, oder?

Dies mag im ersten Moment nach einer tollen Idee klingen. Die Verwendung deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse für private Zwecke und umgekehrt kann jedoch ein erhebliches Sicherheitsrisiko für dich als Privatperson und für dein Unternehmen bedeuten.

Erstens erleichtert die Verwendung einer geschäftlichen E-Mail-Adresse für deine persönlichen Online-Aktivitäten die Erstellung eines Profils. Dies wiederum könnte Spearphishing begünstigen – eine gezielte Phishing-Kampagne oder andere zielgerichtete Cyberangriffe.

6. Verschlüsselte Firmen-E-Mails

Die Verschlüsselung von geschäftlichen E-Mails mit einer speziellen E-Mail-Sicherheitssoftware ist eine großartige Möglichkeit, Hacker abzuwehren. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass nur der jeweilige Absender und Empfänger E-Mails lesen können. Wenn ein Hacker die WLAN-Verbindung oder das E-Mail-Konto eines Mitarbeitenden abhört, erhält er keinen Einblick in vertrauliche Daten.

7. E-Mail-Sicherheitsprotokolle einrichten

E-Mail-Sicherheitsprotokolle sind immens wichtig, da sie eine zusätzliche Sicherheitsebene für deine digitale Kommunikation bilden. Die Protokolle wurden entwickelt, um die Sicherheit deiner E-Mails zu gewährleisten, wenn sie über Webmail-Dienste über das Internet übertragen werden. Ohne die Hilfe von E-Mail-Sicherheitsprotokollen können böswillige Akteure die Kommunikation auf relativ einfache Weise abfangen. Bitte mache dich mit verschiedenen E-Mail-Sicherheitsprotokollen vertraut und schütze deine Kommunikation.

8. Endgerätesicherheit erhöhen

Ergreife Maßnahmen, um die Sicherheit deiner Endgeräte weiter zu steigern. Oft besteht die einfachste und effektivste Methode, die Endgerätesicherheit zu erhöhen, in der Implementierung von Sicherheitstools für den unternehmensweiten Einsatz.

Erwäge die Bereitstellung eines VPN wie NordLayer – einem Tool, das die Internetverbindung und die über dein Unternehmensnetzwerk übertragenen Daten verschlüsselt. Antivirensoftware ist ein weiteres Tool, das auf allen Unternehmenscomputern eingesetzt werden sollte, um eine proaktive Verteidigung zu gewährleisten.

9. Passwörter nicht zu häufig ändern

Passwortmüdigkeit ist allgegenwärtig – ein durchschnittlicher Benutzer verwendet heutzutage etwa 100 Passwörter. Den Überblick über all diese Passwörter zu behalten, ist eine Herausforderung.

Die gängige Regel in Bezug auf die Passwortsicherheit besagt, dass du deine Passwörter alle 90 Tage ändern solltest. Dies mag zwar nach einer vernünftigen Vorgehensweise klingen, könnte aber dazu führen, dass simplere und einfach zu knackende Passwörter verwendet werden.

Wenn du weißt, dass deine Mitarbeitenden die Passworthygiene ernst nehmen und schwer zu erratende Passwörter erstellen, und wenn keines ihrer Passwörter jemals geleakt wurde, dann sollten sie sich an die Passwörter halten, die sie bereits verwenden. Wenn ein Passwort (egal wie stark es ist) geleakt oder gestohlen wird, sollte es sofort geändert werden.

10. Verwende sichere Passwörter für E-Mail-Konten

Sichere Passwörter sind das Rückgrat der Kontosicherheit. Dennoch versäumen es Unternehmen oft, ihre E-Mails mit sichere Passwörter zu schützen. Wenn dies auch auf dein Unternehmen zutrifft, solltest du wissen, dass Passwörter umso einfacher zu hacken sind, je simpler sie sind, insbesondere durch Brute-Force-Angriffe. Bei einem Brute-Force-Angriff versucht ein Hacker, ein Passwort zu erraten, indem er dein Konto mit Tausenden von Versuchen bombardiert.

Um deine geschäftlichen E-Mails vor solchen Angriffen zu schützen, solltest du sicherstellen, dass jede Person in deinem Unternehmen ihre Passwörter sichert. Sichere E-Mail-Passwörter sind:

  • Lang

  • Kompliziert

  • Sie enthalten verschiedene Arten von Zeichen

  • Einzigartig (niemals von anderen Konten wiederverwendet)

Diese Punkte sind entscheidend, wenn du die Sicherheit deines Unternehmens gewährleisten willst. Allerdings sind Passwörter, die schwer zu hacken sind, auch schwer zu merken. Niemand möchte, dass sein Konto so gut gesichert ist, dass er nicht einmal selbst darauf zugreifen kann.

Glücklicherweise kann der Business-Passwort-Manager von NordPass hier behilflich sein. Wenn alle Mitglieder deines Unternehmens dieses Tool für ihre Konten verwenden, sind ihre E-Mails sicher und sie müssen sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, welches Passwort sie für welches Konto verwendet haben.

Fazit

Die Sicherheit von E-Mail-Konten ist nie selbstverständlich. Auch wenn Plattformen wie Gmail oder Outlook ihr Bestes tun, um die Sicherheit ihrer Benutzer zu gewährleisten, kannst du Hackern leicht zum Opfer fallen, wenn du dein Konto nicht aktiv schützt. Indem du diese fünf Best Practices für E-Mail-Sicherheit befolgst, sinken die Chancen, dass deine geschäftlichen E-Mails gehackt werden, da Hacker wahrscheinlich ein einfacheres Opfer bevorzugen werden.

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