Entfesseln Sie das volle Potenzial Ihres Teams mithilfe von Shared Folders – einer NordPass-Funktion für Unternehmen, die Sie nicht nur bei der Organisation Ihres Arbeitsbereichs unterstützt, sondern auch die Produktivität steigert sowie die alltäglichen Ablenkungen reduziert. Möchten Sie herausfinden, wie Sie damit die Effizienz Ihres Unternehmens steigern können? Lernen Sie die Shared-Folders-Funktion direkt hautnah kennen und erfahren Sie, wie Sie sie optimal nutzen können.
Inhalt:
Weshalb stehen Shared Folders gerade im Zentrum eines Hypes?
In der heutigen schnelllebigen Büroumgebung ist ein rascher, nahtloser und sicherer Informationsaustausch entscheidend. Denken Sie nur an Ihren durchschnittlichen Arbeitstag und vergegenwärtigen Sie sich, wie oft Sie schon bei den einfachsten Aufgaben auf bestimmte Online-Dienste oder -Konten zugreifen müssen. Sämtliche Verzögerungen oder Hindernisse beim Datenaustausch sind nicht nur eine unangenehme Zeitverschwendung, sondern wirken sich auch in erheblicher Weise auf die Produktivität von Einzelpersonen und ganzen Teams aus, was sich wiederum in Umsatzeinbußen widerspiegeln kann. Sie kennen also das Problem.
Die Shared-Folders-Funktion soll diesen Hindernissen nun entgegenwirken und Sie bei der Verbesserung der betrieblichen Effizienz in Ihrem Unternehmen unterstützen, ohne dass dabei die Sicherheit beeinträchtigt wird – und genau darum geht es.
Funktionen und reale Anwendungsfälle
Mithilfe von Shared Folders können NordPass-Benutzer mehrere Elemente gleichzeitig freigeben – damit eignet sich diese Funktion perfekt für die teamübergreifende Zusammenarbeit und andere gemeinsame Projekte.
Angenommen, das Marketingteam arbeitet mit der Vertriebsabteilung an einem bestimmten Projekt. Das Marketingteam hat nun Inhalte für eine Kampagne vorbereitet, die das Vertriebsteam jetzt ausführen soll. Diese Inhalte müssen zwischen den Teams geteilt werden. Hierbei bestehen jedoch Sicherheitsvorkehrungen in Form von Benutzernamen, Passwörtern und so weiter.
Dank der gemeinsamen Ordner kann das Marketing-Team in NordPass einen einzigen Ordner erstellen, der alle erforderlichen Anmeldedaten enthält, und diesen Ordner mit dem gesamten Vertriebsteam teilen, anstatt die Zugangsdaten jedem Mitglied einzeln mitzuteilen. Neue Elemente, die dem jeweiligen freigegebenen Ordner hinzugefügt werden, stehen sofort allen Personen zur Verfügung, die Zugang zu diesem Ordner haben.
Sehen Sie sich unsere Support-Seite an, um detaillierte Informationen zur Funktionsweise von „Shared Folders“ zu erhalten.
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Mit Unterordnern einen Schritt weiter gehen
Gemeinsame Ordner dienen nicht nur der schnellen Freigabe von Zugriffsrechten im Team, sondern sind auch eine effiziente Möglichkeit, die Unternehmensdaten zu organisieren. Um deren Verwaltung noch einfacher zu gestalten, können Sie innerhalb der freigegebenen Ordner selbst Ordnerstrukturen erstellen.
Jeder gemeinsame Ordner kann bis zu zwei Ebenen von Unterordnern haben, die Sie nach Team oder Projekt kategorisieren können. So haben alle Zugriff auf die Ressourcen, die sie benötigen.
So könnte die Marketing-Abteilung beispielsweise einen gemeinsamen Hauptordner für das gesamte Team mit Unterordnern für bestimmte Rollen haben. Designer könnten einen Unterordner mit Design-Ressourcen haben, Texter einen für die Tools und Konten, die sie nutzen, und so weiter. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass der Zugriff auf Anmeldedaten gut organisiert und sicher kontrolliert wird.
Die Nutzer und ihre Berechtigungsstufen werden über den obersten (übergeordneten) Ordner verwaltet. Dort wird festgelegt, wer welche Rechte hat, und diese Regeln gelten automatisch für alle Unterordner. Beachten Sie dabei, dass die Berechtigungen nur für die untergeordneten Ordner gelten – Unterordner gewähren keinen Zugriff auf ihre übergeordneten Ordner.
Tipps für Mitglieder: So nutzen Sie die Shared-Folders-Funktion optimal
Nutzen Sie Shared Folders, um immer organisiert zu bleiben.
Denken Sie etwa daran, wie Ihr Unternehmen mit vertraulichen Informationen umgeht. Benötigen Personen in derselben Funktion Zugang zu denselben Anmeldeinformationen einer Software, die in Ihrer Organisation mit einer einzigen Lizenz bereitgestellt wird? Müssen bestimmte Teams immer wieder dieselben Daten zur Unternehmenskreditkarte abrufen? Oder gestaltet sich der Zugriff auf sensible Daten fluider – und ist dabei jeden Tag und bei jedem neuen Projekt Änderungen unterworfen?
Die richtige Antwort könnte hier auch „Alle Antwortmöglichkeiten sind zutreffend“ lauten. Mithilfe von Shared Folders können Sie Anmeldeinformationen, sichere Notizen, personenbezogene Daten sowie Daten zu Zahlungskarten gruppieren, sodass jedes Mitglied Ihres Unternehmens, das diese Informationen benötigt, problemlos und sicher darauf zugreifen kann.
Vereinheitlichen Sie die Benennung Ihrer Ordner.
Um sicherzustellen, dass Sie stets den Überblick über all Ihre Ordner behalten, empfehlen wir Ihnen, einen Standard für die Benennung von Ordnern festzulegen. Im Idealfall sollten die Namen der Ordner deutlich machen, was darin gespeichert ist oder wer darauf zugreifen muss. Je nach Organisationsstruktur und der von Ihnen gewählten Gruppierungskonvention könnten Sie einen Ordner „Personal“ oder „Black-Friday-Angebot“ nennen.
Achten Sie auf eine ordnungsgemäße Zuweisung der Zugangsrechte.
In einer perfekten Welt haben nur Personen Zugang zu sensiblen Daten wie Passwörtern, deren Funktion dies auch tatsächlich erfordert – Shared Folders sorgt dafür, dass sich Ihr Unternehmen bei der Gewährung von Zugangsrechten durchwegs schlank aufstellt.
Dabei empfehlen wir, die Zugangserfordernisse zu den freigegebenen Ordnern bedarfsweise immer wieder erneut zu prüfen. Angenommen, Sie haben einen dedizierten Ordner für ein Projekt mit einem klar umgrenzten Umfang erstellt. Mithilfe von Shared Folders können Sie nach Abschluss des Projekts ganz einfach den Zugang zum Ordner widerrufen.
Das ist noch nicht alles
Die Shared-Folders-Funktion ist ein integraler Bestandteil der NordPass Funktionssuite, die unser Engagement bei der Bereitstellung von Lösungen unterstreicht, die die Produktivität steigern und die Komplexität der täglichen Sicherheitsanforderungen vereinfachen.
Außerdem setzen wir in Zukunft weitere innovative Funktionen um, mit denen wir nicht nur die aktuellen Funktionalitäten verbessern, sondern auch auf auch künftige Sicherheitsherausforderungen eingehen. Bleiben Sie auf dem Laufenden.