Centro di condivisione: un unico strumento per controllare tutti gli elementi condivisi

Cos'è il Centro di condivisione?

Il Centro di condivisione è una funzionalità accessibile solo tramite il Pannello di controllo di NordPass. In qualità di utente col ruolo di Proprietario, puoi usarlo per visualizzare e gestire facilmente tutti i singoli elementi e le cartelle condivisi all'interno dell'impresa, nonché quelli condivisi all'esterno dagli utenti.

Ciò comporta due vantaggi: il primo è la massima trasparenza dei dati aziendali condivisi, dal momento che puoi sapere esattamente chi può accedere a cosa, di quale tipo di accesso dispone e chi ha condiviso inizialmente ogni elemento, il tutto da una comoda dashboard centralizzata. Il secondo è rappresentato dal fatto che, dalla medesima dashboard, puoi gestire l'accesso alle credenziali e alle cartelle condivise in tempo reale, concedendo, revocando o modificando le autorizzazioni per ognuno di questi elementi. In questo modo, il personale condividerà le informazioni sensibili come password, passkey o dati di carte di credito in modo sicuro, evitando di usare canali non protetti; inoltre avrai sempre il pieno controllo, facendo sì che ogni utente possa accedere solo a ciò di cui ha bisogno.

Molte soluzioni per la gestione delle password disponibili sul mercato non offrono una visibilità e un controllo completi sulle credenziali condivise attraverso un'unica dashboard centralizzata. Per questo motivo, spesso le aziende si affidano alla condivisione tra pari non supervisionata o limitano del tutto la condivisione delle credenziali; in quest'ultimo caso, alcuni dipendenti potrebbero ignorare le politiche stabilite e usare canali non sicuri, come e-mail o app di messaggistica. In entrambi gli scenari, naturalmente, la sicurezza informatica delle aziende è in grave pericolo. NordPass risolve questo problema con il Centro di condivisione, che mette a disposizione degli amministratori gli strumenti necessari per monitorare e gestire facilmente l'accesso agli elementi condivisi.

Come funziona il Centro di condivisione

Accesso e disponibilità

Il Centro di condivisione è disponibile solo per gli utenti con il ruolo di Proprietario all'interno dell'impresa, che possono accedere a questa funzionalità tramite il Pannello di controllo.

Il Centro di condivisione, disponibile solo con il piano Enterprise, è stato creato appositamente per soddisfare le esigenze delle aziende che necessitano di uno strumento completo per tenere sotto controllo e gestire l'accesso a tutte le loro informazioni sensibili.

Attivazione e disattivazione del Centro di condivisione

Gli utenti con ruolo di Proprietario hanno la possibilità di attivare o disattivare il Centro di condivisione in base alle loro esigenze all'interno dell'azienda. Possono farlo dalla pagina Impostazioni nel Pannello di controllo. 

Dashboard centralizzata

Una volta abilitato, il Centro di condivisione diventa una dashboard centralizzata dove i Proprietari possono controllare e gestire tutti gli elementi condivisi all'interno e all'esterno dell'azienda. Sono inclusi anche gli elementi che sono stati condivisi internamente, come password, passkey, carte di credito, informazioni personali o note protette. Grazie al Centro di condivisione è possibile visualizzare i metadati di ogni elemento, come il titolo, la tipologia, il proprietario e la data dell'ultima modifica: questi metadati forniscono un contesto prezioso, senza tuttavia rivelare il contenuto degli elementi condivisi.

È inoltre importante sottolineare che il Centro di condivisione non consente ai Proprietari di accedere direttamente agli elementi, né di apportarvi modifiche; al contrario, il suo scopo principale è offrire una maggiore trasparenza riguardo agli elementi condivisi su scala aziendale e rendere più semplice la gestione delle autorizzazioni di accesso per ogni utente. Ciò significa che, in qualità di Proprietario, puoi vedere quali utenti possono accedere a specifici elementi, chi li aveva inizialmente condivisi e di quale livello di accesso dispongono, modificando le autorizzazioni se necessario.

Gestione degli accessi

Grazie al Centro di condivisione, i membri col ruolo di Proprietario possono facilmente concedere, modificare o revocare l'accesso a elementi o cartelle condivisi per qualsiasi utente dell'azienda. In altre parole, è possibile concedere l'accesso a una persona in caso di bisogno, limitare le azioni consentite o revocarlo del tutto se non è più necessario.

Per rendere tutto ancora più chiaro, ecco alcune delle funzionalità essenziali che offre il Centro di condivisione:

• Aggiunta/rimozione di utenti e gruppi a/da cartelle condivise.

• Aggiunta/rimozione di utenti da/a specifici elementi condivisi.

• Variazione dei livelli di accesso come visualizzazione, modifica, compilazione automatica o condivisione, sia per gli elementi che per le cartelle.

• Trasferimento della proprietà di elementi o cartelle condivisi.

• Condivisione di cartelle con gruppi anche se il Proprietario dell'organizzazione non è assegnato a tali cartelle.

Grazie a questo controllo centralizzato e completo, i Proprietari possono gestire gli accessi in modo efficiente, ridurre il rischio di errori umani e implementare solide politiche di sicurezza in tutta l'azienda.

Opzioni di filtraggio e ordinamento

Monitorare un gran numero di elementi condivisi può essere complicato e, per semplificare questo processo, il Centro di condivisione offre funzionalità di filtraggio e ordinamento, progettate per aiutare i Proprietari a tenere sotto controllo i dati in modo efficiente.

• Filtraggio per tipo di elemento: i Proprietari possono filtrare gli elementi in base alla loro tipologia, selezionando ad esempio password, note protette o cartelle condivise. 

• Filtraggio per utente o gruppo: i Proprietari possono selezionare un utente o un gruppo specifico per visualizzare tutti gli elementi condivisi con esso.

• Ordinamento in base allo stato dei membri: è possibile ordinare i membri in base al loro stato, che può essere Attivo, Inattivo o Esterno.

• Ordinamento per titolo: i Proprietari possono ordinare gli elementi in base al titolo e visualizzarli in ordine alfabetico, facilitando così le ricerche per nome di specifici elementi.

• Ordinamento per data dell'ultima modifica: i Proprietari possono ordinare gli elementi in base all'ultima data in cui sono stati modificati, il che può essere di grande aiuto per individuare variazioni o aggiornamenti recenti.

Dati relativi agli accessi e informazioni sulla proprietà

Il Centro di condivisione fornisce informazioni dettagliate su chi ha accesso a ogni elemento condiviso e sui suoi specifici livelli di autorizzazione. I Proprietari possono vedere:

• Utenti attivi: quelli che attualmente possono accedere all'elemento, insieme ai loro livelli di autorizzazione.

• Utenti inattivi: quelli che sono stati disattivati, ma potrebbero ancora avere privilegi di accesso residui agli elementi.

• Condivisioni in attesa: sono gli inviti mandati agli utenti che non sono ancora stati accettati. Le condivisioni in attesa indicano che un elemento è in fase di condivisione, ma l'accesso non è ancora stato confermato.

• Condivisioni esterne: gli elementi creati dagli utenti dell'impresa e condivisi al suo esterno sono contrassegnati con un'icona speciale ed etichettati come "Esterni". Questa visibilità aiuta i Proprietari a monitorare i dati condivisi all'esterno dell'azienda, che potrebbero comportare rischi aggiuntivi per la sicurezza.

Per migliorare ulteriormente l'usabilità, il Centro di condivisione è inoltre provvisto di una funzionalità di ricerca che consente ai Proprietari di trovare gli elementi in base al loro titolo. È un'opzione molto utile quando un Proprietario vuole identificare rapidamente degli elementi specifici, senza dover passare in rassegna lunghi elenchi o applicare diversi filtri. Lo strumento di ricerca renderà più semplice trovare gli elementi e permetterà di risparmiare tempo.

In che modo il Centro di condivisione può aiutare la tua azienda?

Il Centro di condivisione può aiutare le aziende a migliorare la propria sicurezza ed efficienza operativa, offrendo un controllo centralizzato di tutti gli elementi e le cartelle condivisi. Con questa funzionalità, le imprese sono in grado di prevenire con maggiore efficacia i tentativi di accesso non autorizzati, controllare accuratamente tutte le credenziali condivise e i livelli di accesso da un'unica dashboard e intervenire rapidamente in caso di potenziali configurazioni errate o minacce informatiche. In altre parole, il Centro di condivisione aiuta a garantire che il personale condivida le credenziali in sicurezza, evitando l'uso di canali a rischio come e-mail o app di messaggistica, oltre a fornire agli amministratori la supervisione e il controllo necessari per fare in modo che tali condivisioni avvengano in modo consono e protetto.

Con l'introduzione del Centro di condivisione, NordPass soddisfa le esigenze attuali e future delle imprese che necessitano di maggiori capacità di controllo e di soddisfare i requisiti di conformità. Ecco perché NordPass occupa un ruolo di spicco nel mercato, dove la sicurezza e la trasparenza vengono prima di tutto.