Password complesse per la conformità HIPAA

Spiegazione della conformità HIPAA

I dati relativi alla salute dei pazienti sono una questione delicata e privata, pertanto la loro gestione deve essere particolarmente attenta. La buona notizia è che esistono misure di natura legale volte a garantirne la sicurezza. Prosegui nella lettura per saperne di più sulla conformità HIPAA e scoprire come può aiutare la tua azienda a garantire la tutela dei dati sanitari.

Cos'è la conformità HIPAA?

Il termine "HIPAA" è l'acronimo di Health Insurance Portability and Accountability Act, una rivoluzionaria legge emanata nel 1996 che salvaguarda la riservatezza e la sicurezza dei dati dei pazienti. La conformità HIPAA assicura che le aziende e le organizzazioni che operano nel settore sanitario proteggano i dati privati dei pazienti (o informazioni sanitarie protette, altresì note con l'acronimo PHI) da violazioni della privacy, gestioni interne inopportune o fughe di dati.

Le PHI includono tutti i dati personali in grado di identificare un paziente o un cliente di tali istituzioni, e possono andare dai numeri di telefono alle effettive cartelle cliniche. La comprensione dei requisiti di conformità HIPAA è fondamentale per gli operatori sanitari, gli assicuratori e le imprese che gestiscono informazioni sui pazienti, dal momento che il mancato rispetto dei requisiti HIPAA può comportare pesanti sanzioni, problemi legali e la perdita di fiducia a livello pubblico.

Entità coperte e accordi di affiliazione commerciale: chi ha bisogno della conformità HIPAA?

Esistono due tipi di organizzazioni che devono rispettare la normativa HIPAA: le entità incluse (covered entity) e i loro partner commerciali (business associate). Le entità incluse sono organizzazioni che trattano attivamente le PHI, ad esempio i fornitori di assistenza e assicurazione sanitaria. I partner commerciali sono società che forniscono servizi alle entità incluse. Potrebbero essere sviluppatori di app, fornitori di infrastrutture IT, appaltatori terzi, società di sicurezza, fornitori di servizi di catering, ecc. Potrebbe trattarsi di qualsiasi attività commerciale che abbia a che fare con un'entità inclusa e tratti le PHI.

Ecco un esempio: un'azienda IT che sviluppa un sistema di gestione dei file, utilizzato dagli ospedali per accedere alle PHI, deve essere conforme alla normativa HIPAA. In caso contrario, se un ospedale utilizzasse tale sistema informatico rischierebbe di violare le disposizioni HIPAA. Ogni applicazione che sia in qualche modo legata alle PHI deve essere conforme all'HIPAA e garantire la crittografia e altre misure di sicurezza necessarie.

Un'organizzazione che dimostra di soddisfare i requisiti HIPAA può ottenere la certificazione HIPAA. Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni che desiderano ricevere tale certificazione devono sottoporsi a revisioni condotte da soggetti terzi. Tuttavia è importante sottolineare che, secondo il Dipartimento della salute e dei servizi umani degli Stati Uniti (HHS), gli operatori sanitari non sono obbligati a ottenere la certificazione HIPAA.

lista di controllo della conformità HIPAA

HIPAA compliance requirements fall under two labels: addressable and required. The latter means that the provision must be strictly followed by all organizations. The other category allows some flexibility in applying it, or it can be non-applicable to some entities. The required HIPAA regulations are:

1. Implementazione e modalità di controllo degli accessi. Ogni utente deve disporre di un accesso protetto univoco.

2. Introduzione di registri delle attività e controlli di audit. L'organizzazione deve tenere traccia di come le persone utilizzano i dati e conservare registri delle attività.

3. Politiche relative all'utilizzo e al posizionamento delle postazioni di lavoro. Un'organizzazione deve monitorare con attenzione le postazioni di lavoro e limitarne l'accesso.

4. Politiche e procedure relative ai dispositivi mobili. Un'organizzazione deve disporre di un piano per la rimozione delle PHI dai dispositivi mobili se i dipendenti non ne fanno più uso.

5. Esecuzione di valutazioni del rischio. L'organizzazione deve identificare i rischi e le vulnerabilità nella gestione delle PHI.

6. Introduzione di una politica di gestione dei rischi. Un'organizzazione deve disporre di apposite politiche e misure per la mitigazione di tali rischi.

7. Elaborazione di un piano di emergenza. Un'entità coperta deve proteggere le PHI e intervenire adeguatamente in caso di emergenza.

8. La limitazione dell'accesso da parte di terzi. I terzi non autorizzati non devono accedere ai dati.

Le violazioni HIPAA e le violazioni dei dati

In parole povere, una violazione HIPAA è una qualsiasi violazione del programma di conformità di un'organizzazione che compromette l'integrità delle PHI (informazioni sanitarie protette) o delle ePHI (informazioni sanitarie protette elettroniche). Non tutte le violazioni di dati, tuttavia, sono violazioni HIPAA. Se una violazione fosse stata determinata da cause di forza maggiore al di fuori del controllo dell'organizzazione, ciò non rappresenterebbe necessariamente una violazione, mentre al contrario lo sarebbe di sicuro in caso di mancata segnalazione di violazioni HIPAA.

Una violazione di dati diventa una violazione HIPAA quando è causata da un programma di conformità HIPAA inefficace, incompleto oppure obsoleto. Alcuni esempi di violazioni HIPAA possono essere l'accesso non autorizzato alle informazioni sui pazienti, la dismissione impropria delle PHI e la mancanza di misure di sicurezza adeguate.

Un'istituzione sanitaria che ha subito una violazione significativa con un impatto su più di 500 individui dovrebbe segnalarla entro 60 giorni. Le violazioni minori (che interessano meno di 500 persone) possono essere segnalate una volta all'anno. Inoltre, un'entità dovrebbe anche informare individualmente i pazienti interessati.

Le sanzioni in caso di mancata conformità alle disposizioni HIPAA vanno dai 100 ai 50.000 $ per episodio e sono commisurate al livello di negligenza. Se dovesse emergere che l'organizzazione in questione ha omesso di compiere uno "sforzo in buona fede" per soddisfare i requisiti di conformità HIPAA, le sanzioni possono crescere vertiginosamente. Alla luce degli oltre 40 milioni di dollari pagati in sanzioni dal 2016, la conformità HIPAA rappresenta un aspetto fondamentale per ogni organizzazione che si occupa di PHI.

Le violazioni HIPAA derivano dal mancato rispetto dei requisiti sopra menzionati. Ad esempio una persona potrebbe smarrire un dispositivo, effettuare un accesso non autorizzato o installare inavvertitamente un malware.

Regole di privacy e sicurezza HIPAA

La Normativa sulla privacy HIPAA tutela la riservatezza dei pazienti e il loro diritto di ottenere i dati PHI. Disciplina le misure di sicurezza per garantire la privacy e stabilisce anche le situazioni nelle quali un'organizzazione può divulgare i dati di un paziente senza il suo consenso.

I pazienti possono anche ottenere i propri dati PHI e richiedere modifiche in caso di bisogno. Un'organizzazione è tenuta a rispondere alla richiesta di dati da parte di un paziente entro 30 giorni. Se un'organizzazione vuole utilizzare i dati di una persona per finalità di marketing, raccolta di fondi o attività di ricerca, il paziente deve fornire il proprio consenso per iscritto.

NordPass è conforme alla normativa HIPAA

NordPass è un gestore di password conforme all'HIPAA, che permette alle organizzazioni di mantenere il massimo livello di sicurezza dei dati semplificando, al contempo, la gestione delle password su scala aziendale.

Come salvaguardare i dati sanitari privati

Ecco alcuni consigli di sicurezza online su come gestire i dati privati dei pazienti:

• Utilizza una VPN per crittografare il traffico della tua organizzazione. Si tratta di un aspetto imprescindibile quando i dati vengono trasmessi e dei malintenzionati potrebbero cercare di intercettarli.

• Proteggi con la crittografia i file contenenti PHI, in modo tale che non siano accessibili in caso di violazione.

• Implementa la disconnessione automatica qualora un utente lasciasse un dispositivo incustodito.

• Predisponi con cadenza periodica attività di formazione sulla sicurezza per i dipendenti.

• Esegui sempre il backup dei dati.

• Utilizza app di messaggistica sicure che adottano la crittografia end-to-end e il metodo perfect forward secrecy.

• Mantieni sempre aggiornati i software di sicurezza della tua azienda.

• Assicurati che i dipendenti utilizzino adeguate misure precauzionali per evitare i malware. Sono tenuti a eliminare le app che non riconoscono, a non scaricare mai nulla da siti web sospetti e a non aprire collegamenti, allegati o messaggi sospetti.

• In caso di dubbi, tu e i dipendenti dovete condividere i dati con la persona preposta, verificando la situazione tramite altri mezzi di comunicazione.

• Utilizza servizi di posta elettronica sicuri e protetti da crittografia.

• Usa software sicuri che siano conformi alle disposizioni HIPAA.

• Utilizza sempre password complesse per accedere agli account e ai database della tua organizzazione.

La tua azienda dovrebbe utilizzare un gestore di password conforme all'HIPAA?

Un aspetto fondamentale della conformità HIPAA consiste nell'implementazione di politiche robuste ed efficienti per la sicurezza dei dati. Un gestore di password conforme all'HIPAA come NordPass è in grado di offrire una maggiore sicurezza, un controllo centralizzato e una migliore produttività dei dipendenti: tutto ciò lo rende una soluzione altamente vantaggiosa per le organizzazioni che devono essere conformi ai requisiti HIPAA.

Grazie alle sue funzionalità di crittografia e autenticazione a più fattori, un gestore di password può ridurre al minimo il rischio di accessi non autorizzati alle informazioni sanitarie protette (PHI). La gestione centralizzata tramite il Pannello di Controllo di NordPass Business consente inoltre alle organizzazioni di monitorare gli accessi, adottare politiche di utilizzo di password complesse e revocare gli accessi quando necessario, semplificando al tempo stesso il processo di conformità. In più, un gestore di password aziendale conforme all'HIPAA migliora la produttività dei dipendenti, esentandoli dall'obbligo di ricordare numerose credenziali e riducendo i rischi legati a password deboli o riutilizzate più volte.

L'utilizzo di un gestore di password conforme all'HIPAA è una scelta giudiziosa e oculata per le aziende che operano nel settore sanitario. Poiché protegge in modo efficace le informazioni sensibili dei pazienti, un gestore di password non solo aiuta le organizzazioni a rispettare le normative del settore, ma ne tutela anche la reputazione ed evita le onerose sanzioni previste in caso di violazioni HIPAA. Investire in un gestore di password conforme all'HIPAA rappresenta un passo fondamentale per garantire la sicurezza e la privacy dei dati dei pazienti.