Password complesse per la conformità HIPAA

I dati sanitari dei pazienti sono una questione delicata e privata, quindi richiedono una gestione particolarmente attenta. Per fortuna, esistono misure legali per garantirne la sicurezza: prosegui nella lettura per saperne di più sulla conformità HIPAA e scoprire come può aiutare la tua azienda a garantire la tutela dei dati sanitari.

Il termine "HIPAA" è l'acronimo di Health Insurance Portability and Accountability Act, una rivoluzionaria legge emanata nel 1996 che salvaguarda la riservatezza e la sicurezza dei dati dei pazienti. La conformità HIPAA assicura che le aziende e le organizzazioni che operano nel settore sanitario proteggano i dati privati dei pazienti (o informazioni sanitarie protette, altresì note con l'acronimo PHI) da violazioni della privacy, gestioni interne inopportune o fughe di dati.

Le PHI includono tutti i dati personali in grado di identificare un(a) paziente o cliente di tali istituzioni e possono essere di diverso tipo: dai semplici numeri di telefono alle effettive cartelle cliniche. La comprensione dei requisiti di conformità HIPAA è fondamentale per gli operatori sanitari, gli assicuratori e le imprese che gestiscono informazioni sui pazienti, dal momento che il mancato rispetto dei requisiti HIPAA può comportare pesanti sanzioni, problemi legali e la perdita di fiducia a livello pubblico.

Esistono due tipi di organizzazioni che devono rispettare la normativa HIPAA: le entità coperte ("covered entity") e i loro partner commerciali ("business associate"). Le entità coperte sono organizzazioni che trattano attivamente le PHI, come ad esempio fornitori di servizi di assistenza e assicurazioni in ambito sanitario; i partner commerciali sono invece le aziende che forniscono servizi alle entità coperte. Potrebbero essere sviluppatori di app, fornitori di infrastrutture IT, appaltatori terzi, società di sicurezza, fornitori di servizi di catering e via dicendo: in sostanza, qualsiasi attività commerciale che abbia a che fare con un'entità coperta e informazioni sanitarie protette.

Ecco un esempio: un'azienda IT che sviluppa un sistema di gestione dei file, utilizzato dagli ospedali per accedere alle PHI, deve essere conforme alla normativa HIPAA. In caso contrario, se un ospedale utilizzasse tale sistema informatico rischierebbe di violare le disposizioni HIPAA. Ogni applicazione che sia in qualche modo legata alle informazioni sanitarie protette deve essere conforme all'HIPAA e garantire la crittografia necessaria e altre misure di sicurezza.

Un'organizzazione che dimostra di soddisfare i requisiti HIPAA può ottenere tale certificazione; nella maggior parte dei casi, le aziende che desiderano ricevere tale certificazione devono sottoporsi ad audit condotti da soggetti terzi. Tuttavia è importante sottolineare che, secondo il Dipartimento della salute e dei servizi umani degli Stati Uniti (HHS), gli operatori sanitari non sono obbligati a ottenere la certificazione HIPAA.

I requisiti di conformità HIPAA ricadono in due categorie: attuabili e obbligatori. Questi ultimi devono essere osservati in modo rigoroso da tutte le organizzazioni; quelli attuabili possono invece essere applicati in modo più flessibile, oppure potrebbero non essere applicabili ad alcuni soggetti. Le disposizioni obbligatorie dell'HIPAA sono:

1. Implementazione e modalità di controllo degli accessi. Ogni utente deve disporre di un accesso protetto univoco.

2. Introduzione di registri delle attività e meccanismi di controllo. L'organizzazione deve tenere traccia di come le persone utilizzano i dati e conservare registri delle attività.

3. Politiche relative all'uso e al posizionamento delle postazioni di lavoro. L'organizzazione deve monitorare con attenzione le postazioni di lavoro e limitarne l'accesso.

4. Politiche e procedure per i dispositivi mobili. L'organizzazione deve disporre di un piano per la rimozione delle informazioni sanitarie protette dai dispositivi mobili se i dipendenti non ne fanno più uso.

5. Esecuzione di valutazioni del rischio. L'organizzazione deve identificare i rischi e le vulnerabilità nella gestione delle PHI.

6. Adozione di una politica di gestione del rischio. L'organizzazione deve disporre di apposite politiche e misure per la mitigazione di tali rischi.

7. Sviluppo di un piano di emergenza. Un'entità coperta deve proteggere le PHI e intervenire adeguatamente in caso di emergenza.

8. Limitazione dell'accesso da parte di terzi. I soggetti terzi non autorizzati non devono avere accesso ai dati.

In parole povere, una violazione dell'HIPAA è una qualsiasi compromissione del programma di conformità di un'organizzazione che mette a repentaglio l'integrità delle PHI (informazioni sanitarie protette) o delle ePHI (informazioni sanitarie protette elettroniche). Non tutte le violazioni di dati, tuttavia, sono violazioni dell'HIPAA. Se un evento di questo tipo è dovuto a cause di forza maggiore al di fuori del controllo dell'organizzazione, ciò non rappresenta necessariamente una violazione; al contrario, la mancata segnalazione di violazioni dell'HIPAA lo è per certo.

Una violazione di dati diventa una violazione dell'HIPAA quando è causata da un programma di conformità HIPAA inefficace, incompleto oppure obsoleto. Alcuni esempi di violazioni dell'HIPAA possono essere l'accesso non autorizzato alle informazioni sui pazienti, la dismissione impropria delle PHI e la mancanza di misure di sicurezza adeguate.

Un'istituzione sanitaria che ha subito una violazione significativa, con più di 500 individui coinvolti, è tenuta a segnalarla entro 60 giorni; le violazioni di minore entità (che interessano meno di 500 persone) possono essere invece segnalate una volta all'anno. L'organizzazione colpita deve inoltre informare individualmente i pazienti interessati.

Le sanzioni in caso di mancata conformità alle disposizioni HIPAA vanno dai 100 ai 50.000 dollari per episodio e sono commisurate al livello di negligenza. Se dovesse emergere che l'organizzazione in questione ha omesso di compiere uno "sforzo in buona fede" per soddisfare i requisiti di conformità HIPAA, le sanzioni possono crescere vertiginosamente. Alla luce degli oltre 40 milioni di dollari di sanzioni pagati dal 2016, è evidente che la conformità alla normativa HIPAA rappresenti un aspetto fondamentale per ogni organizzazione che si occupa di informazioni sanitarie protette.

Le violazioni HIPAA derivano dalla non conformità ai requisiti di cui sopra. Ad esempio una persona potrebbe smarrire un dispositivo, effettuare un accesso non autorizzato o installare inavvertitamente un malware.

La Normativa sulla privacy HIPAA tutela la riservatezza dei pazienti e il loro diritto di ottenere i dati PHI. Disciplina le misure di sicurezza per garantire la privacy e stabilisce anche le situazioni nelle quali un'organizzazione può divulgare i dati di un paziente senza il suo consenso.

I pazienti possono anche ottenere i propri dati PHI e richiedere modifiche, se necessario; un'organizzazione è tenuta a rispondere alla richiesta di dati da parte di un paziente entro 30 giorni. Se vuole usare i dati di una persona per finalità di marketing, raccolta di fondi o attività di ricerca, il paziente deve fornire il proprio consenso per iscritto.

Ecco alcuni consigli riguardanti la sicurezza online per gestire al meglio i dati privati dei pazienti:

• Usa una VPN per crittografare il traffico della tua impresa. Si tratta di un aspetto imprescindibile quando i dati vengono trasmessi e dei malintenzionati potrebbero cercare di intercettarli.

• Proteggi con la crittografia i file contenenti PHI, in modo tale che non siano accessibili in caso di violazione.

• Implementa la disconnessione automatica qualora un utente lasciasse un dispositivo incustodito.

• Svolgi con cadenza periodica attività di formazione sulla sicurezza per i dipendenti.

• Esegui sempre il backup dei dati.

• Utilizza app di messaggistica sicure che adottano la crittografia end-to-end e il metodo perfect forward secrecy.

• Mantieni sempre aggiornati i software di sicurezza della tua azienda.

• Assicurati che i dipendenti utilizzino adeguate misure precauzionali per evitare i malware. Sono tenuti a eliminare le app che non riconoscono, a non scaricare mai nulla da siti web di dubbia natura e a non aprire alcun collegamento, allegato o messaggio sospetto.

• In caso di dubbi, tu e i dipendenti dovete rivolgervi alla persona in questione tramite altri mezzi di comunicazione, per effettuare una verifica aggiuntiva.

• Utilizza servizi di posta elettronica sicuri e protetti da crittografia.

• Usa software ad alta sicurezza che siano conformi alle disposizioni HIPAA.

• Utilizza sempre password forti e sicure per accedere agli account e ai database della tua azienda.

Un aspetto fondamentale della conformità HIPAA consiste nell'implementazione di politiche robuste ed efficienti per la sicurezza dei dati. Un gestore di password conforme alla normativa HIPAA come NordPass è in grado di offrire una migliore sicurezza, un controllo centralizzato e una maggiore produttività del personale: tutto ciò lo rende una soluzione altamente vantaggiosa per le organizzazioni che devono essere conformi ai requisiti HIPAA.

Grazie alle sue funzionalità di crittografia e autenticazione a più fattori, un gestore di password può ridurre al minimo il rischio di accessi non autorizzati alle informazioni sanitarie protette (PHI). La gestione centralizzata tramite il Pannello di controllo di NordPass Business consente inoltre alle organizzazioni di monitorare gli accessi, adottare politiche di utilizzo di password complesse e revocare gli accessi quando necessario, semplificando al tempo stesso il processo di conformità. In più, un gestore di password aziendale conforme all'HIPAA migliora la produttività dei dipendenti: non dovranno più ricordare numerose credenziali e non rischieranno di scegliere password deboli o di riutilizzarle per diversi account.

L'utilizzo di un gestore di password conforme all'HIPAA è una scelta giudiziosa e oculata per le aziende che operano nel settore sanitario. Poiché protegge in modo efficace le informazioni sensibili dei pazienti, un gestore di password non solo aiuta le organizzazioni a rispettare le normative del settore, ma ne tutela anche la reputazione ed evita le onerose sanzioni previste in caso di violazioni dell'HIPAA. Investire in un gestore di password conforme all'HIPAA rappresenta un passo fondamentale per garantire la sicurezza e la privacy dei dati dei pazienti.