Vielleicht hast du eine Erkältung, der Installateur erscheint nicht, um deinen Abfluss zu reparieren, oder du arbeitest ohnehin im Homeoffice: All das ist kein Grund, warum deine Produktivität leiden müsste – oder das Projekt, an dem dein Team gerade arbeitet. Denn zum Glück könnt ihr auf zahlreiche Business-Tools für die Zusammenarbeit zurückgreifen, mit denen eure Teammitglieder zusammenarbeiten können, egal, wo sie sich gerade befinden. Schauen wir uns im Folgenden einige dieser Tools für die Teamarbeit an.
Wie findest du die richtigen Kollaborations-Tools für dein Unternehmen?
Bei der Auswahl einer Plattform für die Zusammenarbeit für dich und dein Team gibt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen: Zuallererst musst du an dein Budget denken. Heute gibt es am Markt sehr viele Online-Tools für Teams und nicht alle werden zu deinem finanziellen Rahmen passen.
Zweitens solltest du die Anforderungen deines Unternehmens bedenken. Ein gutes Verständnis eurer Anforderungen hilft dir, die verfügbaren Optionen einzugrenzen und das beste Online-Kollaborations-Tool für dein Unternehmen zu finden.
Auch die Größenordnung deines Projekts ist wichtig: Wenn du an einem sehr großen Projekt arbeitest, benötigst du möglicherweise ein Kollaborations-Tool, das speziell darauf ausgelegt ist. Analog dazu kann es bei einem kleineren Projekt mit nur wenigen Teammitgliedern ausreichen, ein einfaches und kosteneffektiveres Tool zu beschaffen.
Schließlich ist es auch wichtig, die Integration mit weiteren Tools zu berücksichtigen: Falls du bereits andere Produktivitäts- oder Projektmanagement-Tools verwendest, möchtest du wahrscheinlich nicht umständlich zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herwechseln. Vergewissere dich daher vor deiner Entscheidung für ein Kollaborations-Tool, dass dieses sich nahtlos mit den anderen von dir genutzten Systemen und Anwendungen integrieren lässt.
Wenn du all diese Faktoren bei der Suche nach einem Online-Kollaborations-Tool berücksichtigst, erhöhen sich deine Chancen sehr, die optimale Kollaborations-Software für dein Team zu finden.
Online-Tools Für die Verwaltung von Aufgaben und Arbeiten
Wenn es um Projektmanagement geht, denken die meisten Menschen an Asana oder Trello. Diese Plattformen sind sehr beliebt, weshalb viele Teams aus verschiedenen Branchen sie täglich nutzen.
Trello erlaubt die Integration von mehr Werkzeugen, das Hochladen größerer Dateien und bietet eine umfassende Suche. Auf der anderen Seite unterstützt ein Online-Kollaborations-Tool wie Asana in seinem Freemium-Angebot mehr Teammitglieder, verfügt über bessere Kommunikationsoptionen und bietet mehr eingebaute Funktionen. Der Aufbau und die Premium-Angebote der beiden Tools sind sehr ähnlich, sodass hier persönliche Vorlieben, Vorerfahrungen und eure spezifischen Anforderungen den Ausschlag geben.
Große Projekte sind eine Sache, aber kleinere Aufgaben und Aufträge zu erledigen, kann eine ebenso große Herausforderung sein. Vor allem, wenn du zu den Menschen gehörst, die vergessen, dass sie versprochen haben, einen kurzen Blick auf eine Angebotsmail zu werfen oder die Präsentationsfolien zu verschicken.
Projekt-Kooperations-Tools wie Todoist oder To Do von Microsoft eignen sich hervorragend für alle, die ständig Millionen von kleinen Aufgaben zu erledigen haben. So kannst du beispielsweise mit den Kollaborations-Tools von Microsoft Deadlines und Erinnerungen festlegen, Notizen hinzufügen, nach Dringlichkeit umsortieren und mehr. Und wenn deine Teammitglieder ihre Accounts synchronisieren, können alle die Auslastung der anderen sehen und Aufgaben entsprechend zuweisen.
Um in Kontakt zu bleiben
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist ohne Kommunikation nicht möglich. Nicht jeder hat ein perfektes Talent für das Schreiben detaillierter Anweisungen. Oft werden zusätzliche Informationen benötigt, und selbst wenn alles klar zu sein scheint, kann es nicht schaden, noch einmal nachzufragen. Überlasse Facebook Messenger und WhatsApp jedoch deinen Freunden und deiner Familie. Wenn es um die Kommunikation mit deinen Teamkollegen geht, gibt es viele spezielle Business-Tools, die du nutzen kannst.
Wer schon länger dabei ist, dem kommt vielleicht sofort Skype in den Sinn. Das Werkzeug ist kostenlos, lässt dich Gruppenchats erstellen, private Nachrichten senden, deine Kunden hinzufügen, Videokonferenzen organisieren und ist seit Jahren auf dem Markt. Es kann die richtige Wahl für kleine Teams sein, die einen kostenlosen Dienst ohne zu viele Einschränkungen wünschen und nicht viele Funktionen benötigen.
Größere Unternehmen sollten jedoch in eine gute Kommunikationsplattform investieren.
Slack ist das beliebteste Kollaborations-Tool am Markt. Die Anwendung unterstützt private und öffentliche Kanäle ebenso wie Einzelchats und kleine Gruppenchats mit bis zu neun Personen. Du kannst auch sehr große Dateien senden (bis zu 1 GB) und Videokonferenzen mit bis zu 15 Personen gleichzeitig abhalten. Die Benutzeroberfläche ist leicht zu bedienen und der Dienst erlaubt die Integration von Hunderten weiterer Apps.
Ein Hauptfaktor, der Slack so praktisch macht, ist die leistungsstarke Suche. Diese macht es sehr einfach, einen alten Link oder eine Nachricht zu finden, die du benötigst, ohne dass du dich noch an den Ort erinnern kannst. Du kannst nach Datum, Kanal oder Person suchen, Keywords nutzen und das Gesuchte so mühelos finden.
Wenn dein Unternehmen andererseits bereits für Office 365 von Microsoft bezahlt, ist die Teams-Plattform dieses Anbieters das Richtige – denn sie kostet nicht extra. Zwar ist die Anwendung nicht so leicht einzurichten, doch sie ist vollständig mit den Office-365-Anwendungen integriert. Eine gute Nachricht für alle Teams, die nicht die Unmenge an Integrationen benötigt, die Slack bietet.
Weitere Plattformen, die es sich lohnt anzuschauen, sind Flock (Vorteil: unbegrenzte Nachrichten-Historie; Nachteil: unübersichtliche Oberfläche), Discord (Vorteil: unbegrenzte kostenlose Sprachanrufe; Nachteil: Datenschutzprobleme) und Flowdock (Vorteil: unbegrenzte Nachrichten-Historie; Nachteil: keine integrierten Sprachanrufe/Videokonferenzen).
Für den Austausch von Dateien und Ideen
Wenn es um den Austausch von Dateien mit deinem Team geht, gibt es zwei Möglichkeiten. Soll eine Datei bearbeitet, überprüft und gemeinsam bearbeitet werden, oder wird nur Speicherplatz benötigt? Vielleicht ist ein Dateiübertragungsdienst das Einzige, wonach du suchst?
Für den Austausch von Dateien und Cloud-Speicher sind die drei beliebtesten Anbieter Google Drive, Dropbox und OneDrive. Die Entscheidung zwischen den drei Tools ist ein bisschen knifflig, deswegen hier ein kurzer Überblick:
Google Drive bietet ein sehr unkompliziertes Benutzererlebnis und unbegrenzten Speicher für Unternehmensaccounts. Die Plattform funktioniert unter Mac, Windows, Android und iOS und integriert sich nahtlos mit Microsoft-Office-Dateien. Die Filesharing- und Bearbeitungsfunktionen von Google Drive heben die Plattform von der Konkurrenz ab, das gleiche gilt für den Kundensupport rund um die Uhr (wahlweise per Chat, E-Mail oder Telefon).
Leider müssen Unternehmen, um von sämtlichen Funktionen profitieren zu können, auch die anderen Google-Produkte kaufen. Doch das Hauptproblem ist die Sicherheit: Google kann auf eure Daten zugreifen und diese scannen und analysieren. Das Unternehmen benutzt diese Informationen für seine Werbung und für die Anpassung deiner Suchergebnisse bei Google. Außerdem wird Drive mit einer Gmail-Adresse verknüpft, sodass schon ein einziger kompromittierter Account Probleme für das gesamte Team oder sogar Unternehmen bedeuten kann.
One Drive ist günstiger als Google Drive und kostet ab 5 $ pro Nutzer gegenüber 10 $ bei Google. Ähnlich wie bei Google Drive profitierst du nur dann von allen Vorteilen, wenn du auch weitere Microsoft Produkte erwirbst. Doch falls dein Unternehmen bereits Office 365, Microsoft Teams und Microsoft Exchange nutzt, fällt die Entscheidung für OneDrive leicht. Das Tool ermöglicht eine schnellere, reibungslosere Zusammenarbeit zwischen deinen Teammitgliedern und dem ganzen Unternehmen, weil es sich nahtlos mit den anderen Microsoft-Produkten integriert. OneDrive ist außerdem eine hervorragende eigenständige Cloud-Speicherlösung, falls du nur eine solche Lösung suchst und die Werkzeuge für die gemeinsame Nutzung und die Rechteverwaltung gar nicht benötigst.
Allerdings gibt es keine unbegrenzte Speicheroption, denn jeder Nutzer erhält 1 TB Speicherplatz und die maximale Dateigröße beträgt 15 GB. Wenn du deine Dateien unbedingt offline bearbeiten willst, solltest du einen anderen Anbieter wählen, da der Offline-Zugriff nur in der App möglich ist.
Dropbox bietet unbegrenzten Speicherplatz und erlaubt das Hochladen von großen Dateien mit bis zu 50 GB. Du kannst auf die Anwendung entweder online über deinen Browser zugreifen oder den Ordner auf deinem Gerät nutzen und Dateien einfach ziehen und ablegen. Als Pionier der Cloud-Speicherung bietet Dropbox jede Menge Funktionen wie das Löschen aller Dateien per Fernzugriff und eine manuelle Rechteverwaltung. Auch beim Thema Sicherheit ist Dropbox führend. Als Open-Source-Anwendung kann jede(r) am Code mitarbeiten und etwaige Schwachstellen korrigieren.
Allerdings ist Dropbox mit 12,50 $ pro Nutzer und Monat das teuerste der drei Angebote. Im Gegensatz zu Google und Microsoft werden deine Dateien nicht auf Viren gescannt. Wenn also einer deiner Teamkollegen eine infizierte Datei hochlädt, könnten alle mit dem Konto verbundenen Geräte mit Malware infiziert werden. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass deine Daten nicht gescannt und an Dritte verkauft werden.
Doch was ist, wenn unbegrenzte (und teure!) Terabytes an Speicherplatz gar nicht das sind, was du suchst? Falls du ausschließlich eine schnelle und effiziente Möglichkeit suchst, große Dateien mit deinem Team auszutauschen und keine Online-Bearbeitung notwendig ist, kann ein günstigerer Dienst wie WeTransfer eine gute Option sein. Diese Anwendung hat nur eine einzige Funktion und ist daher nicht so vielseitig wie andere, aber sie macht ihren Job – und das schnell. Mit einem Terabyte Speicherplatz, hervorragenden Upload- und Downloadgeschwindigkeiten sowie Verfallsdaten und Passwortschutz für Dateien bietet sie vielleicht bereits alles, was du für dein Projekt benötigst.
Um sicher zu bleiben
Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, dass du dich gelegentlich mit dem Büro verbinden musst. Das bedeutet aber auch, dass du über dein Heimnetzwerk oder öffentliches WLAN sensible Informationen sendest und empfängst und mit deinen Arbeitskollegen kommunizierst.
Und wenn keiner mithören soll, hilft dir NordLayer mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Lösung erlaubt dir zugleich den sicheren Zugang zu Systemen und Servern im Büro. NordLayer funktioniert auf allen Geräten, sodass ihr unabhängig von euren Aufenthaltsorten im Team zusammenarbeiten und die Ressourcen eures Unternehmens nutzen könnt.
Ganz gleich, für welche Kommunikations- oder Dateiübertragungs-Plattform du dich entscheidest, auch der Schutz sensibler Dateien, die du sendest und empfängst, ist wichtig – ebenso wie der Dateien, die du online speicherst. Mit NordLocker kannst du deine Daten während der Übertragung und in der Cloud verschlüsseln. Deine Teammitglieder können sensible Daten austauschen ohne Angst haben zu müssen, dass sie jemand stehlen könnte. Selbst wenn jemand Fremdes an eine Datei gelangen sollte, wäre es vollkommen unmöglich, sie zu entschlüsseln.
Wie wählst du den richtigen Dienst für dich und dein Team aus?
Erkenne, was du brauchst. Vielleicht benötigt dein Startup nicht sofort 30 TB Speicherplatz und alle Funktionen, die Trello zu bieten hat? Suche stattdessen nach einem Dienst, mit dem du dein Konto an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Auf diese Weise musst du dich nicht nach einer anderen Lösung umsehen und dein ganzes Team von einer Plattform zur nächsten bringen, wenn es wächst.
Denke an die Kompatibilität. Wenn du MS Office verwendest, ist es einfacher, Dateien auf OneDrive zu speichern und zu teilen. Wenn dein Team aber Google Docs bevorzugt, ist es sinnvoll, Google Drive zu verwenden. Achte immer auf die Kompatibilität zwischen neuen Tools und denen, die du bereits verwendest. Das macht die Zusammenarbeit und die Erledigung der täglichen Aufgaben einfacher und schneller.
Achte auf die Sicherheit. Ist der Anbieter für Datenschutzprobleme bekannt? Gibt es Sicherheitskopien? Du willst nicht, dass deine jahrelange Arbeit verschwindet und du sie nicht wiederherstellen kannst. Ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorhanden? Da so viele Menschen verschiedene Online-Tools und Konten mit sensiblen Unternehmensdaten nutzen, solltest du dafür sorgen, dass sie sicher sind.
Verwahre deine Tools sicher
Zwar ist Sicherheit bei der Auswahl eines Anbieters ein wichtiges Kriterium, dennoch sollten Sie diese Konten auch Ihrerseits sichern. Ermutigen Sie Ihre Arbeitskollegen, lange, komplexe und unmöglich zu erratende Passwörter zu verwenden. Außerdem sollten Sie einen Passwort-Manager für Teams verwenden, um diese sicher zu verwahren. Es versteht sich von selbst, dass die sichere Passwortfreigabe für Mitarbeiter im Homeoffice oberste Priorität haben muss. Denn Sie können nicht einfach zum Tisch Ihres Arbeitskollegen gehen, um das Passwort in sein Ohr zu flüstern. Und keinesfalls dürfen Sie das Passwort als Klartext an Kollegen versenden.
NordPass erlaubt die gemeinsame, sichere Nutzung von Passwörtern, indem diese in die Webtresore der anderen Nutzer gesendet werden. Du kannst zu jedem Zeitpunkt den Zugang zu deinen Passwörtern gewähren oder entziehen und alle Passwörter werden sicher in der Cloud gespeichert. Dank unserer unknackbaren XChaCha20-Verschlüsselung gelangen sie niemals in falsche Hände.
Arbeiten aus der Ferne war noch nie so einfach wie heute – denk einfach daran, sicher zu bleiben.