Tools für die Online-Zusammenarbeit, die Ihr Team braucht, um erfolgreich zu sein

Wie finden Sie die richtigen Kollaborations-Tools für Ihr Unternehmen?

Bei der Auswahl einer Plattform für die Zusammenarbeit für Sie und Ihr Team gibt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen: Zunächst müssen Sie über ein Budget nachdenken. Heute gibt es am Markt sehr viele Online-Tools für Teams und nicht alle werden zu Ihrem finanziellen Rahmen passen.

Zweitens sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Ein gutes Verständnis Ihrer Anforderungen hilft Ihnen, die verfügbaren Optionen einzugrenzen und das beste Online-Kollaborations-Tool für Ihr Unternehmen zu finden.

Auch die Größenordnung Ihres Projekts ist wichtig: Wenn Sie an einem sehr großen Projekt arbeiten, benötigen Sie möglicherweise ein Kollaborations-Tool, das speziell darauf ausgelegt ist. Analog dazu kann es bei einem kleineren Projekt mit nur wenigen Teammitgliedern ausreichen, ein einfaches und kostengünstiges Tool zu beschaffen.

Schließlich ist es auch wichtig, die Integration mit weiteren Tools zu berücksichtigen: Falls Sie bereits andere Produktivitäts- oder Projektmanagement-Tools verwenden, möchten Sie wahrscheinlich nicht umständlich zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herwechseln. Vergewissern Sie sich daher vor Ihrer Entscheidung für ein Kollaborations-Tool, dass dieses sich nahtlos mit den anderen von Ihnen genutzten Systemen und Anwendungen integrieren lässt.

Wenn Sie alle diese Faktoren bei der Suche nach einem Online-Kollaborations-Tool berücksichtigen, erhöhen sich Ihre Chancen sehr, die optimale Kollaborations-Software für Ihr Team zu finden.

Online-Tools für die Verwaltung von Aufgaben und Arbeiten

Wenn es um Projektmanagement geht, denken die meisten Menschen an Asana oder Trello. Diese Plattformen sind sehr beliebt, weshalb viele Teams aus verschiedenen Branchen sie täglich nutzen.

Trello erlaubt die Integration von mehr Werkzeugen, das Hochladen größerer Dateien und bietet eine umfassende Suche. Auf der anderen Seite unterstützt ein Online-Kollaborations-Tool wie Asana in seinem Freemium-Angebot mehr Teammitglieder, verfügt über bessere Kommunikationsoptionen und bietet mehr eingebaute Funktionen. Der Aufbau und die Premium-Angebote der beiden Tools sind sehr ähnlich, sodass hier persönliche Kenntnisse, Vorerfahrungen und eure spezifischen Anforderungen den Ausschlag geben.

Große Projekte sind eine Sache, aber kleinere Aufgaben und Aufträge zu erledigen, kann eine ebenso große Herausforderung sein. Vor allem, wenn Sie zu den Menschen gehören, die vergessen, dass sie versprochen haben, einen kurzen Blick auf eine Angebotsmail zu werfen oder die Präsentationsfolien zu verschicken.

Projekt-Kooperations-Tools wie Todoist oder To Do von Microsoft eignen sich hervorragend für alle, die ständig Millionen von kleinen Aufgaben zu erledigen haben. So können Sie beispielsweise mit den Kollaborations-Tools von Microsoft Deadlines und Erinnerungen festlegen, Notizen hinzufügen, nach Dringlichkeit umsortieren und mehr. Und wenn Ihre Teammitglieder ihre Accounts synchronisieren, können alle die Auslastung der anderen sehen und Aufgaben entsprechend zuweisen.

Um in Kontakt zu bleiben

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist ohne Kommunikation nicht möglich. Nicht jeder hat ein perfektes Talent für das Schreiben detaillierter Anweisungen. Oft werden zusätzliche Informationen benötigt, und selbst wenn alles klar zu sein scheint, kann es nicht schaden, noch einmal nachzufragen. Überlassen Sie Facebook Messenger und WhatsApp jedoch Ihren Freunden und Ihrer Familie. Wenn es um die Kommunikation mit Ihren Teamkollegen geht, gibt es viele spezielle Business-Tools, die Sie nutzen können.

Wer schon länger dabei ist, der denkt vielleicht sofort an Skype. Das Tool ist kostenlos, lässt Sie Gruppenchats erstellen, private Nachrichten senden, Ihre Kunden hinzufügen, Videokonferenzen organisieren und ist seit Jahren auf dem Markt. Es kann die richtige Wahl für kleine Teams sein, die einen kostenlosen Dienst ohne zu viele Wünsche und nicht viele Funktionen benötigen.

Größere Unternehmen sollten jedoch in eine gute Kommunikationsplattform investieren.

Slack ist das beliebteste Kollaborations-Tool am Markt. Die Anwendung unterstützt private und öffentliche Kanäle ebenso wie Einzelchats und kleine Gruppenchats mit bis zu neun Personen. Sie können auch sehr große Dateien senden (bis zu 1 GB) und Videokonferenzen mit bis zu 15 Personen gleichzeitig abhalten. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen und der Dienst erlaubt die Integration von Hunderten weiteren Apps.

Ein Hauptfaktor, der Slack so praktisch macht, ist die leistungsstarke Suche. Diese macht es sehr einfach, einen alten Link oder eine Nachricht zu finden, die Sie benötigen, ohne dass Sie sich noch an den Ort erinnern können. Sie können nach Datum, Kanal oder Person suchen, Keywords nutzen und das Gesuchte so mühelos finden.

Wenn Ihr Unternehmen hingegen bereits für Office 365 von Microsoft bezahlt hat, ist die Teams -Plattform dieses Anbieters das Richtige – denn sie kostet nicht extra. Zwar ist die Anwendung nicht so einfach einzurichten, doch sie ist vollständig mit den Office-365-Anwendungen integriert. Das ist besonders praktisch, wenn Ihr Team nicht die vielen Integrationen braucht, die Slack bietet.

Weitere Plattformen, die es sich lohnt anzuschauen, sind Flock (Vorteil: unbegrenzte Nachrichten-Historie; Nachteil: unübersichtliche Oberfläche), Discord (Vorteil: unbegrenzte kostenlose Sprachanrufe; Nachteil: Datenschutzprobleme) und Flowdock (Vorteil: unbegrenzte Nachrichten-Historie; Nachteil: keine integrierten Sprachanrufe/Videokonferenzen).

Für den Austausch von Dateien und Ideen

Wenn es um den Austausch von Dateien mit Ihrem Team geht, gibt es zwei Möglichkeiten. Soll eine Datei bearbeitet, überprüft und gemeinsam genutzt werden, oder wird nur Speicherplatz benötigt? Vielleicht ist ein Dateiübertragungsdienst das Einzige, wonach Sie suchen?

Für den Austausch von Dateien und Cloud-Speicher sind die drei beliebtesten Anbieter Google Drive, Dropbox und OneDrive. Die Entscheidung zwischen den drei Tools ist ein bisschen knifflig, deswegen hier ein kurzer Überblick:

1. Google Drive bietet ein sehr unkompliziertes Benutzererlebnis und unbegrenzten Speicher für Unternehmenskonten. Die Plattform funktioniert unter Mac, Windows, Android und iOS und integriert sich nahtlos mit Microsoft-Office-Dateien. Die Filesharing- und Bearbeitungsfunktionen von Google Drive heben die Plattform von der Konkurrenz ab, dasselbe gilt für den Kundensupport rund um die Uhr (wahlweise per Chat, E-Mail oder Telefon).

   Leider müssen Unternehmen, um von allen Funktionen profitieren zu können, auch die anderen Google-Produkte kaufen. Doch das Hauptproblem ist die Sicherheit: Google kann auf Ihre Daten zugreifen, sie scannen und analysieren. Das Unternehmen nutzt diese Informationen für seine Werbung und für die Anpassung Ihrer Suchergebnisse bei Google. Außerdem wird Drive mit einer Gmail-Adresse verknüpft, sodass schon ein einziger kompromittierter Account Probleme für das gesamte Team oder sogar Unternehmen bedeuten kann.

2. OneDrive ist günstiger als Google Drive und kostet ab 5 $ pro Nutzer gegenüber 10 $ bei Google. Ähnlich wie bei Google Drive profitieren Sie nur dann von allen Vorteilen, wenn Sie auch weitere Microsoft-Produkte erwerben. Doch wenn Ihr Unternehmen bereits Office 365, Microsoft Teams und Microsoft Exchange nutzt, fällt die Entscheidung für OneDrive leicht. Das Tool ermöglicht eine schnellere, reibungslose Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern und dem gesamten Unternehmen, weil es nahtlos mit den anderen Microsoft-Produkten integriert ist. OneDrive ist außerdem eine hervorragende eigenständige Cloud-Speicherlösung, sofern Sie nur danach suchen und sich nicht für die Tools zur Freigabe und Rechteverwaltung interessieren.

   Allerdings gibt es keine unbegrenzte Speicheroption, denn jeder Nutzer erhält 1 TB Speicherplatz und die maximale Dateigröße beträgt 15 GB. Wenn Sie Ihre Dateien unbedingt offline bearbeiten wollen, sollten Sie einen anderen Anbieter wählen, da der Offline-Zugriff nur in der App möglich ist.

3. Dropbox bietet unbegrenzten Speicherplatz und erlaubt das Hochladen von großen Dateien mit bis zu 50 GB. Sie können auf die Anwendung entweder online über Ihren Browser zugreifen oder den Ordner auf Ihrem Gerät nutzen und Dateien einfach per Drag & Drop ablegen. Als Pionier der Cloud-Speicherung bietet Dropbox jede Menge Funktionen wie das Löschen aller Dateien per Fernzugriff und eine manuelle Rechteverwaltung. Auch beim Thema Sicherheit ist Dropbox führend. Als Open-Source-Anwendung kann jeder am Code mitarbeiten und etwaige Schwachstellen korrigieren.

   Allerdings ist Dropbox mit 12,50 $ pro Nutzer und Monat das teuerste der drei Angebote. Im Gegensatz zu Google und Microsoft werden Ihre Dateien nicht auf Viren gescannt. Wenn auch einer Ihrer Teamkollegen eine infizierte Datei hochlädt, könnten alle mit dem Konto verbundenen Geräte mit Malware infiziert werden. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass Ihre Daten nicht gescannt und an Dritte verkauft werden.

Doch was ist, wenn unbegrenzte (und teure!) Terabytes an Speicherplatz gar nicht das sind, was Sie suchen? Wenn Sie ausschließlich eine schnelle und effiziente Möglichkeit benötigen, große Dateien mit Ihrem Team auszutauschen, und keine Online-Bearbeitung notwendig ist, kann ein günstigerer Dienst wie WeTransfer eine gute Option sein. Diese Anwendung hat nur eine einzige Funktion und ist daher nicht so vielseitig wie andere, aber sie macht ihren Job – und das schnell. Mit einem Terabyte Speicherplatz, hervorragenden Upload- und Downloadgeschwindigkeiten sowie Verfallsdaten und Passwortschutz für Dateien bietet sie vielleicht bereits alles, was Sie für Ihr Projekt benötigen.

Um sicher zu bleiben

Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, dass Sie sich gelegentlich mit dem Büro verbinden müssen. Das bedeutet aber auch, dass Sie über Ihr Heimnetzwerk oder öffentliches WLAN sensible Informationen senden und empfangen und mit Ihren Arbeitskollegen kommunizieren.

Und wenn keiner mithören soll, hilft Ihnen NordLayer mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Lösung erlaubt Ihnen zugleich den sicheren Zugriff auf Systeme und Server im Büro. NordLayer funktioniert auf allen Geräten, sodass Sie unabhängig von Ihren Aufenthaltsorten im Team zusammenarbeiten und die Ressourcen Ihres Unternehmens nutzen können.

Ganz gleich, für welche Kommunikations- oder Dateiübertragungs-Plattform Sie sich entscheiden, auch der Schutz sensibler Dateien, die Sie senden und empfangen, ist wichtig – ebenso wie der Dateien, die Sie online speichern. Mit NordLocker können Sie Ihre Daten während der Übertragung und in der Cloud verschlüsseln. Ihre Teammitglieder können sensible Informationen austauschen, ohne befürchten zu müssen, dass jemand etwas davon stiehlt. Selbst wenn es jemandem gelingt, Ihre Datei in die Hände zu bekommen, wäre es völlig unmöglich, sie zu entschlüsseln.

Wie wählen Sie den richtigen Dienst für Sie und Ihr Team aus?

• Erkennen Sie, was Sie brauchen. Vielleicht benötigt Ihr Startup nicht sofort 30 TB Speicherplatz und alle Funktionen, die Trello zu bieten hat? Suchen Sie stattdessen nach einem Dienst, mit dem Sie Ihr Konto an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht nach einer anderen Lösung umsehen und Ihr ganzes Team von einer Plattform zur nächsten bringen, wenn es wächst.

• Denken Sie an die Kompatibilität. Wenn Sie MS Office verwenden, ist es einfacher, Dateien auf OneDrive zu speichern und zu teilen. Wenn Ihr Team aber Google Docs bevorzugt, ist es sinnvoll, Google Drive zu verwenden. Achten Sie immer auf die Kompatibilität zwischen neuen Tools und denen, die Sie bereits verwenden. Das macht die Zusammenarbeit und die Erledigung der täglichen Aufgaben einfacher und schneller.

• Achten Sie auf die Sicherheit. Ist der Anbieter für Datenschutzprobleme bekannt? Gibt es Sicherheitskopien? Sie wollen nicht, dass Ihre jahrelange Arbeit verschwindet und Sie sie nicht wiederherstellen können. Ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorhanden? Da so viele Menschen verschiedene Online-Tools und Konten mit sensiblen Unternehmensdaten nutzen, sollten Sie dafür sorgen, dass sie sicher sind.

Verwahren Sie Ihre Tools sicher

Zwar ist Sicherheit bei der Auswahl eines Anbieters ein wichtiges Kriterium, dennoch sollten Sie diese Konten auch Ihrerseits sichern. Ermutigen Sie Ihre Arbeitskollegen, lange, komplexe und unmöglich zu erratende Passwörter zu verwenden. Außerdem sollten Sie einen Passwort-Manager für Teams verwenden, um diese sicher zu verwahren. Es versteht sich von selbst, dass die sichere Passwortfreigabe für Mitarbeiter im Homeoffice oberste Priorität haben muss. Denn Sie können nicht einfach zum Tisch Ihres Arbeitskollegen gehen, um das Passwort in sein Ohr zu flüstern. Und auf keinen Fall dürfen Sie das Passwort als Klartext an Kollegen versenden.

NordPass erlaubt die gemeinsame, sichere Nutzung von Passwörtern, indem diese in Webtresore der anderen Nutzer gesendet werden. Sie können zu jedem Zeitpunkt den Zugriff auf Ihre Passwörter gewähren oder widerrufen und alle Passwörter werden sicher in der Cloud gespeichert. Dank unserer unknackbaren XChaCha20-Verschlüsselung gelangen sie niemals in falsche Hände.

Arbeiten aus der Ferne war noch nie so einfach wie heute – denken Sie einfach daran, sicher zu bleiben.