Der Sharing Hub: eine zentrale Möglichkeit für die Kontrolle sämtlicher freigegebenen Elemente

Was ist der Sharing Hub?

Der Sharing Hub ist eine Funktion, die nur über die Verwaltungsoberfläche von NordPass zugänglich ist. Die Eigentümer in einem Unternehmen können damit alle einzelnen Elemente und Ordner sehen und mühelos verwalten, die innerhalb Ihres Unternehmens an andere freigegeben wurden – auch solche, die von Ihren Nutzern extern geteilt wurden.

Das hat in zweifacher Hinsicht Bedeutung: Zum einen gewinnen Sie volle Transparenz über die freigegebenen Daten in Ihrem Unternehmen – sodass Sie genau sehen, wer Zugriff auf was und mit welchen Zugriffsberechtigungen hat und wer das jeweilige Element ursprünglich freigegeben hat – alles von einem einzigen, zentralen Dashboard aus. Und zum anderen können Sie von demselben Dashboard aus in Echtzeit den Zugriff auf freigegebene Anmeldedaten und Ordner verwalten, indem Sie die Berechtigungen für jedes freigegebene Element und jeden gemeinsamen Ordner gewähren, widerrufen oder nach Bedarf ändern. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sensible Daten wie Passwörter, Passkeys oder Kreditkartendaten auf sichere Weise teilen – ohne auf unsichere Kanäle zurückgreifen zu müssen. Gleichzeitig bleiben Sie selbst jederzeit informiert und können sicherstellen, dass jeder nur Zugriff auf das hat, was er oder sie benötigt.

Viele existierende Passwort-Management-Lösungen bieten keine vollständige Transparenz und Kontrolle über freigegebene Anmeldedaten von einem einzigen, zentralen Dashboard aus. Deswegen verlassen sich Unternehmen häufig entweder auf unüberwachte Peer-to-Peer-Freigaben oder sie schränken die Freigabe von Anmeldedaten völlig ein. Gerade Letzteres führt jedoch dazu, dass manche Mitarbeiter die eingeführten Richtlinien ignorieren und unsichere Kanäle wie E-Mails oder Chat-Apps nutzen. Beide Szenarien bedeuten natürlich ein ernsthaftes Risiko für die Cybersicherheit eines Unternehmens. Mit dem Sharing Hub löst NordPass dieses Problem und gibt Administratoren die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Zugriff auf freigegebene Elemente einfach zu überwachen und zu verwalten.

So funktioniert der Sharing Hub

Zugriff und Verfügbarkeit

Der Sharing Hub steht innerhalb Ihres Unternehmens ausschließlich den Nutzern mit der Rolle „Eigentümer“ zur Verfügung. Diese Eigentümer können über die Verwaltungsoberfläche auf die Funktion zugreifen.

Der Sharing Hub ist ausschließlich in unserem Enterprise-Paket verfügbar. Der Sharing Hub wurde speziell entwickelt, um den Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden, die einen umfassende Überblick und Verwaltungsmöglichkeiten für die Zugriffe auf Ihre sensiblen Informationen benötigen.

Sharing Hub aktivieren und deaktivieren

Die Eigentümer in Ihrem Unternehmen können den Sharing Hub je nach ihren Anforderungen ein- oder ausschalten. Dies erfolgt über die Seite „Einstellungen“ auf der Verwaltungsoberfläche. 

Zentrales Dashboard

Mit der Aktivierung wird der Sharing Hub zum zentralen Dashboard, über das die Eigentümer alle innerhalb und außerhalb des Unternehmens freigegebenen Elemente überwachen und verwalten können. Dies umfasst freigegebene Elemente wie Passwörter, Passkeys, Kreditkartendaten, persönliche Daten und geschützte Notizen. Im Sharing Hub sehen Sie für jedes Element Metadaten wie den Titel, Typ, Eigentümer des Elements und das Datum der letzten Bearbeitung. Diese Metadaten bieten wertvollen Kontext, ohne den eigentlichen Inhalt der freigegebenen Elemente offenzulegen.

Außerdem ist der Hinweis wichtig, dass der Sharing Hub den Eigentümern selbst keinen direkten Zugriff auf diese Elemente gibt und auch keine Möglichkeit, diese zu ändern. Sein Hauptzweck ist vielmehr, die Transparenz über Elemente zu verbessern, die im Unternehmen freigegeben wurden, und einfacher verwalten zu können, wer Zugriff auf was hat. Das bedeutet, dass Sie als Nutzer mit der Rolle „Eigentümer“ im Unternehmen sehen können, wer Zugriff auf bestimmte Elemente hat, wer sie ursprünglich freigegeben hat und welches Zugriffsniveau gewährt wurden – und dann diese Berechtigungen nach Bedarf anpassen können.

Zugriffsverwaltung

Mit dem Sharing Hub können Eigentümer im Unternehmen mühelos den Zugriff auf freigegebene Elemente oder gemeinsame Ordner für jeden im Unternehmen gewähren, abändern oder entfernen. Das heißt, Sie können einer Person jederzeit einen Zugriff einräumen, wenn dieser benötigt wird, einschränken, was die Person damit tun kann, oder ihren Zugriff vollständig widerrufen, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Zur Orientierung hier einige der wichtigsten Funktionen, die Sie mit dem Sharing Hub erhalten:

• Nutzer und Gruppen zu/aus gemeinsamen Ordnern hinzufügen/entfernen.

• Nutzer zu/aus bestimmten freigegebenen Elementen hinzufügen/entfernen.

• Zugriffsniveaus wie „darf ansehen“, „darf bearbeiten“, „darf automatisch ausfüllen“ oder „darf freigeben“ für Elemente und Ordner anpassen.

• Eigentümer-Rechte für freigegebene Elemente oder gemeinsame Ordner übertragen.

• Ordner für Gruppen freigeben, selbst wenn der Eigentümer im Unternehmen selbst nicht Teil dieses Ordners ist.

Durch diese zentralen Steuermöglichkeiten können Eigentümer die Übersicht über die Zugriffsverwaltung behalten, das Risiko menschlicher Fehler reduzieren und unternehmensweit stärkere Sicherheitsrichtlinien durchsetzen.

Filter- und Sortieroptionen

Die Überwachung einer großen Zahl freigegebener Elemente kann schnell schwierig werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen, bietet der Sharing Hub verschiedene Filter- und Sortierfunktionen, die Ihren Nutzern mit der Rolle „Eigentümer“ helfen, die Daten effizient zu überwachen.

• Filterung nach Element-Typ: Die Eigentümer können Elemente nach Typ filtern, beispielsweise Passwörter, geschützte Notizen oder gemeinsame Ordner. 

• Filterung nach Nutzer oder Gruppe: Die Eigentümer können einen bestimmten Nutzer oder eine bestimmte Gruppe auswählen, um alle Elemente zu sehen, die mit diesen geteilt wurden.

• Sortierung nach Mitgliederstatus: Sie können Mitglieder auf Basis ihres Status – aktiv, inaktiv oder extern – sortieren.

• Sortierung nach Namen: Die Eigentümer können die Elemente nach ihrem Titel sortieren und alphabetisch organisieren, um das Auffinden bestimmter Elemente nach Namen zu vereinfachen.

• Sortierung nach Datum der letzten Bearbeitung: Die Eigentümer können Elemente nach dem letzten Bearbeitungsdatum sortieren, was sehr hilfreich bei der Identifizierung kürzlicher Änderungen oder Updates ist.

Zugriffsdetails und Informationen zu den Verantwortlichen

Der Sharing Hub bietet detaillierte Informationen darüber, wer Zugriff auf die einzelnen freigegebenen Elementen hat und welche spezifischen Berechtigungen er oder sie besitzt. Das können die Eigentümer sehen:

• Aktive Nutzer: Nutzer, die aktuell Zugriff auf das Element haben, sowie deren Berechtigungsstufe.

• Inaktive Nutzer: Nutzer, deren Zugriff deaktiviert wurde, die aber möglicherweise noch einen Rest-Zugriff auf Elemente haben.

• Noch offene Freigaben: Einladungen, die an Nutzer gesendet wurden, jedoch noch nicht angenommen wurden. Offene Freigaben zeigen an, dass sich das betreffende Element im Prozess einer Freigabe befindet, der Zugriff jedoch noch nicht eingerichtet wurde.

• Externe Freigaben: Elemente, die von Nutzern aus dem Unternehmen erstellt und extern geteilt wurden, werden mit einem speziellen Symbol markiert und als „extern“ ausgewiesen. Diese bessere Sichtbarkeit hilft den Eigentümern, Daten zu überwachen, die außerhalb des Unternehmens geteilt wurden, was potenziell zusätzliche Sicherheitsrisiken bedeuten kann.

Für noch mehr Nutzerfreundlichkeit verfügt der Sharing Hub auch über eine Suchfunktion, die es den Eigentümern erlaubt, Elemente nach ihrem Titel zu suchen. Dies ist sehr nützlich, wenn ein Eigentümer schnell bestimmte Elemente identifizieren will, ohne lange Listen durchsuchen oder mehrere Filter anwenden zu müssen. Das Such-Tool erleichtert die Suche nach Elementen und spart Zeit.

Wie kann der Sharing Hub Ihrem Unternehmen helfen?

Der Sharing Hub kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Sicherheit und betriebliche Effizienz zu erhöhen, indem er eine zentrale Überwachung sämtlicher freigegebenen Elemente und gemeinsamen Ordner bietet. Dank dieser Funktion können Unternehmen unautorisierte Zugriffsversuche effektiver vermeiden, alle freigegebenen Anmeldedaten und Zugriffsniveaus sorgfältig von einem einzigen Dashboard aus überprüfen und schnell auf mögliche Fehlkonfigurationen oder Cyberbedrohungen reagieren. Mit anderen Worten: Der Sharing Hub hilft sicherzustellen, dass Mitarbeiter Anmeldedaten sicher teilen – ohne auf unsichere Kanäle wie E-Mails oder Chat-Anwendungen zurückgreifen zu müssen –, während Admins die nötige Übersicht und Kontrolle erhalten, um die Freigabe von Anmeldedaten sicher und angemessen zu organisieren.

Mit der Einführung des Sharing Hubs begegnet NordPass den aktuellen und künftigen Anforderungen von Unternehmen, die mehr Kontroll- und Compliance-Funktionalität benötigen. Damit hebt sich NordPass vom Markt ab, wo sich häufig allein auf Sicherheit und Transparenz konzentriert wird.